Khi nào cần phải đóng dấu giáp lai cho văn bản?

1. Quy định pháp luật về đóng dấu giáp lai

Hiện nay, trong hệ thống pháp luật Việt Nam, chưa có một định nghĩa chính thức về dấu giáp lai. Tuy nhiên, thông qua thực tiễn và cách thức sử dụng, dấu giáp lai có thể được hiểu là con dấu được đóng vào mép phải của các trang tài liệu khi tài liệu đó gồm hai trang trở lên. Mục đích của việc đóng dấu giáp lai là để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu, ngăn chặn việc thay đổi hoặc sai lệch thông tin giữa các trang. Cụ thể, dấu giáp lai giúp đảm bảo rằng:

- Tính toàn vẹn của tài liệu:

• Đảm bảo kết nối các trang: Dấu giáp lai được đóng sao cho một phần con dấu xuất hiện trên mỗi trang liên tiếp. Điều này giúp liên kết các trang lại với nhau, chứng minh rằng các trang này thuộc cùng một tài liệu.
• Ngăn chặn thay đổi nội dung: Việc đóng dấu giáp lai ngăn chặn việc thay thế, thêm hoặc bớt trang trong tài liệu, đảm bảo rằng nội dung tài liệu không bị thay đổi sau khi đã được đóng dấu.

- Tính xác thực của tài liệu:

• Xác minh bởi cơ quan, tổ chức: Dấu giáp lai thường được sử dụng bởi cơ quan, tổ chức để xác minh rằng tài liệu đã được kiểm tra và phê duyệt. Việc này giúp tăng cường tính xác thực của tài liệu.
• Dấu nhận dạng: Con dấu giáp lai thường có thông tin nhận dạng của cơ quan, tổ chức, giúp người nhận tài liệu dễ dàng xác định nguồn gốc và độ tin cậy của tài liệu.

- Quy trình đóng dấu giáp lai:

• Chuẩn bị tài liệu: Đảm bảo tất cả các trang của tài liệu đã được sắp xếp đúng thứ tự.
• Đóng dấu giáp lai: Con dấu được đóng sao cho một phần của nó nằm trên mỗi trang tài liệu, tạo sự liên kết giữa các trang. Thông thường, dấu giáp lai được đóng ở mép phải của tài liệu.
• Kiểm tra: Sau khi đóng dấu, kiểm tra lại để đảm bảo con dấu đã hiện rõ trên tất cả các trang và các trang được liên kết chặt chẽ với nhau.

Căn cứ theo quy định tại điểm d, điểm đ khoản 1 Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu được quy định chi tiết như sau:

- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định: Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, và đóng dấu nổi trên văn bản giấy được thực hiện theo quy định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Điều này có nghĩa là mỗi cơ quan, tổ chức có thể có các quy định cụ thể về cách thức và thời điểm sử dụng các loại dấu này, tùy theo nhu cầu và quy trình nội bộ của mình.

- Dấu giáp lai:

• Vị trí đóng dấu: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Điều này đảm bảo rằng dấu sẽ trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy, tạo sự liên kết giữa các trang của văn bản.
• Số lượng tờ giấy: Mỗi dấu giáp lai đóng tối đa lên 05 tờ văn bản. Điều này có nghĩa là nếu văn bản hoặc phụ lục có nhiều hơn 05 tờ, thì sẽ cần phải đóng thêm dấu giáp lai sao cho mỗi dấu giáp lai chỉ trùm lên tối đa 05 tờ. Quy định này nhằm đảm bảo rằng dấu giáp lai sẽ rõ ràng và hiệu quả trong việc xác nhận tính toàn vẹn của văn bản.

- Mục đích của dấu giáp lai:

• Bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu: Dấu giáp lai giúp ngăn chặn việc thay đổi, thêm bớt các trang của văn bản sau khi đã được ký và đóng dấu. Việc này đảm bảo rằng nội dung của văn bản không bị thay đổi hoặc bị sai lệch sau khi được phát hành.
• Xác thực nguồn gốc và nội dung: Dấu giáp lai cung cấp một phương tiện xác thực thêm cho văn bản, giúp người nhận biết rằng văn bản đã được kiểm tra và xác nhận bởi cơ quan, tổ chức phát hành.

Theo quy định tại Điều 49 Luật Công chứng 2014 và các văn bản pháp luật liên quan, việc đóng dấu giáp lai là bắt buộc đối với các văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu. Cụ thể, các quy định như sau:

• Theo Điều 49 Luật Công chứng 2014: Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Việc này đảm bảo rằng tất cả các tờ của văn bản đều được xác nhận và không thể bị thay thế hoặc thay đổi một cách dễ dàng.
• Theo khoản 1 Điều 13 Thông tư 01/2020/TT-BTP: Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng. Điều này đảm bảo rằng phần lời chứng không thể bị tách rời hoặc thay đổi khỏi phần chính của văn bản.
• Theo điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: Đối với bản sao có từ hai trang trở lên thì lời chứng được ghi vào trang cuối. Nếu bản sao có từ hai tờ trở lên, thì phải đóng dấu giáp lai. Quy định này nhằm đảm bảo rằng tất cả các tờ của bản sao đều được liên kết và xác thực với nhau.

=> Tóm lại, đối với các văn bản công chứng hoặc các bản sao có từ hai tờ trở lên, việc đóng dấu giáp lai là bắt buộc và được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật. Điều này nhằm đảm bảo:

• Tính toàn vẹn của văn bản, ngăn chặn việc thay đổi hoặc giả mạo.
• Xác thực rằng tất cả các tờ đều là một phần của văn bản chính.
• Tăng cường độ tin cậy và hợp pháp của các tài liệu trong các giao dịch pháp lý và hành chính.

Do đó, trong quá trình lập và chứng thực các văn bản, các tổ chức và cá nhân cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định này để đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý của các tài liệu được công chứng.

2. Mục đích đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản có những mục đích chính sau:

- Đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản:

• Ngăn chặn thay đổi nội dung: Dấu giáp lai được đóng trùm lên một phần của hai trang liền kề, tạo ra một dấu nhận diện chung giữa các trang. Điều này giúp ngăn chặn việc thay đổi nội dung, thêm bớt trang hoặc đánh tráo trang trong văn bản.
• Xác thực văn bản: Khi mỗi trang của văn bản đều có một phần dấu giáp lai, nó xác nhận rằng các trang này thuộc về cùng một văn bản gốc và đã được phê duyệt, ký kết bởi cơ quan hoặc người có thẩm quyền.

- Tránh việc làm giả văn bản:

• Bảo đảm tính chính thống: Dấu giáp lai giúp xác định tính chính thống của văn bản. Việc có dấu giáp lai làm cho việc làm giả một phần hoặc toàn bộ văn bản trở nên khó khăn hơn, bởi dấu này là đặc điểm nhận dạng riêng biệt.
• Đảm bảo tính pháp lý: Dấu giáp lai góp phần đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch và hoạt động liên quan đến văn bản. Nó tạo ra một lớp bảo vệ bổ sung chống lại việc giả mạo hoặc chỉnh sửa trái phép văn bản.

- Tăng tính thẩm mỹ cho văn bản:

• Tạo sự chuyên nghiệp và trang trọng: Dấu giáp lai góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp và trang trọng cho văn bản, đặc biệt là đối với các văn bản quan trọng như hợp đồng, báo cáo tài chính, giấy tờ pháp lý, và các tài liệu công chứng.
• Thể hiện sự cẩn trọng: Việc đóng dấu giáp lai thể hiện sự cẩn trọng và tuân thủ quy trình chính thức của cơ quan, tổ chức trong việc phát hành và lưu trữ văn bản.

3. Hướng dẫn đóng dấu giáp lai

Hướng dẫn chi tiết đóng dấu giáp lai trên văn bản

Vị trí đóng dấu:

• Lề phải của văn bản: Dấu giáp lai thường được đóng vào lề phải của văn bản. Vị trí này đảm bảo dấu giáp lai trùm lên một phần của hai trang liền kề, tạo thành một dấu nhận dạng chung giữa các trang.
• Giới hạn số tờ: Mỗi dấu giáp lai không được đóng quá 5 tờ, đảm bảo tính chân thực và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.

 Cách đóng dấu:

- Bằng tay:

• Chuẩn bị dấu: Đảm bảo con dấu giáp lai sạch sẽ và mực đủ để đóng dấu rõ ràng.
• Định vị dấu: Đặt con dấu sao cho một phần của nó trùm lên lề phải của hai trang liền kề. Đảm bảo con dấu ở vị trí thẳng và không bị nghiêng lệch.
• Đóng dấu: Ấn con dấu chắc chắn xuống giấy, đảm bảo mực dấu rõ ràng và sắc nét. Tránh lem nhem hay mờ nhạt.

- Bằng máy đóng dấu:

• Chuẩn bị máy: Kiểm tra máy đóng dấu đảm bảo hoạt động bình thường và mực đủ.
• Đặt tài liệu: Đặt văn bản vào vị trí đóng dấu trong máy sao cho một phần của dấu giáp lai trùm lên lề phải của hai trang liền kề.
• Kích hoạt máy: Bấm nút đóng dấu và kiểm tra dấu sau khi hoàn thành, đảm bảo rõ ràng và sắc nét.

Nội dung của dấu giáp lai:

• Tên cơ quan, tổ chức: Dấu giáp lai cần bao gồm tên của cơ quan, tổ chức phát hành văn bản. Điều này giúp xác định nguồn gốc của văn bản.
• Họ tên người ký tên: Dấu giáp lai thường bao gồm họ tên của người ký tên, giúp nhận diện người có thẩm quyền phê duyệt văn bản.
• Ngày tháng năm đóng dấu: Ghi rõ ngày tháng năm đóng dấu để xác định thời điểm văn bản được phát hành và xác thực.

Quý khách xem thêm bài viết sau: Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai, dấu treo quy định mới nhất

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.