Cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng hình sự quy định thế nào?

 Trong tố tụng hình sự, hệ thống văn bản tố tụng có vai trò đặc biệt quan trọng, là phương tiện pháp lý ghi nhận ý chí của cơ quan tiến hành tố tụng và là căn cứ để xác lập, thay đổi, chấm dứt các quyền và nghĩa vụ tố tụng của người tham gia tố tụng. Tuy nhiên, để các văn bản này thực sự có giá trị pháp lý và được thực thi đầy đủ trên thực tế, hoạt động cấp, tống đạt và thông báo văn bản tố tụng hình sự phải được tiến hành đúng quy định, kịp thời, bảo đảm tính minh bạch, khách quan và tôn trọng quyền con người, quyền công dân.

1. Khái niệm về cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng

Hoạt động cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng hình sự là một thủ tục pháp lý bắt buộc và nền tảng, nhằm đảm bảo các chủ thể tham gia tố tụng được tiếp cận kịp thời các thông tin, quyết định quan trọng, từ đó thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, đặc biệt là quyền bào chữa, quyền kháng cáo. Tống đạt văn bản tố tụng là việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng chuyển giao các quyết định, thông báo, giấy triệu tập hoặc bản án theo đúng quy định của pháp luật đến cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan.

Mặc dù Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2021 và 2025 (BLTTHS) không có một điều luật tập hợp chi tiết danh mục các văn bản phải tống đạt như quy định tại Điều 171 Bộ luật Tố tụng Dân sự (BLTTDS) 2015 (bao gồm thông báo, giấy triệu tập, bản án, quyết định kháng nghị), trong lĩnh vực hình sự, các văn bản bắt buộc phải được tống đạt bao gồm: Quyết định khởi tố bị can, cáo trạng, Quyết định đưa vụ án ra xét xử, Giấy triệu tập, và các Bản án, Quyết định của Tòa án. Việc tống đạt các văn bản này là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính hợp pháp và công khai của quá trình tố tụng hình sự.

Việc Điều 138 BLTTHS quy định về thời hạn tống đạt là một nguyên tắc quan trọng nhằm duy trì sự liên tục và đúng hạn của quá trình tố tụng. Tuy nhiên, nguyên tắc thời hạn này tạo ra một sự căng thẳng pháp lý đáng kể, đặc biệt khi vụ án có yếu tố nước ngoài. Trong những trường hợp phải ủy thác tư pháp ra nước ngoài (để tống đạt), thời gian thực hiện có thể bị kéo dài ngoài tầm kiểm soát của cơ quan tiến hành tố tụng trong nước, dẫn đến mâu thuẫn trực tiếp với các thời hạn điều tra, truy tố, xét xử đã được BLTTHS quy định một cách tuyệt đối. Điều này cho thấy hệ thống tố tụng hình sự nội địa hóa của Việt Nam hiện chưa hoàn toàn tương thích với tốc độ và sự phức tạp của các thủ tục hợp tác quốc tế.

2. Thủ tục cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng và vướng mắc thực tiễn

2.1. Thủ tục cấp tống đạt văn bản trực tiếp cho cá nhân

Thủ tục cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp được quy định tại Điều 139 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025. Theo đó, văn bản tố tụng phải được giao trực tiếp cho người được nhận. Họ phải ký nhận vào biên bản hoặc sổ giao nhận văn bản tố tụng. Trường hợp họ không biết chữ hoặc không thể ký thì phải điểm chỉ. Thời điểm tính thời hạn tố tụng là ngày họ ký nhận hoặc điểm chỉ.

Nếu người được cấp, tống đạt là cá nhân đã chuyển đến nơi cư trú mới mà không thông báo cho cơ quan tiến hành tố tụng, việc tống đạt sẽ trở nên phức tạp. Mặc dù BLTTHS 2015, sửa đổi, bổ sung 2025 chỉ đưa ra nguyên tắc (Điều 139) và cách xử lý khi từ chối nhận (Điều 143), các cơ quan tiến hành tố tụng hình sự trong thực tiễn có xu hướng tham khảo các giải pháp hành chính chi tiết hơn đã được hệ thống hóa trong BLTTDS 2015. 

Ví dụ, BLTTDS 2015 quy định cụ thể việc thực hiện tống đạt theo Điều 179 và Điều 180 nếu đương sự không thông báo thay đổi nơi cư trú. Sự tham chiếu này chỉ ra một khoảng trống trong hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết của BLTTHS đối với các tình huống quản lý hành chính phức tạp, buộc cán bộ tố tụng phải tìm kiếm cơ sở pháp lý ở các lĩnh vực khác để đảm bảo tính hợp lệ thủ tục.

2.2. Yêu cầu hợp lệ của 4 phương thức tống đạt

Để đảm bảo một văn bản tố tụng có giá trị pháp lý, cơ quan tiến hành tố tụng phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện về phương thức và thời hạn.

*Tống đạt qua dịch vụ bưu chính

Một trong những phương thức phổ biến là tống đạt qua dịch vụ bưu chính (theo Điều 140 BLTTHS). Theo đó, văn bản phải được gửi bằng thư bảo đảm. Tính hợp lệ của việc tống đạt được xác lập khi có xác nhận của cơ quan bưu điện rằng người được nhận đã nhận văn bản hoặc văn bản đã được giao đến địa chỉ cuối cùng đã biết.

*Niêm yết công khai

Trong trường hợp không thể thực hiện các biện pháp trực tiếp hoặc qua bưu chính, cơ quan tố tụng có thể áp dụng phương thức niêm yết công khai (Điều 141). Phương thức này chỉ được sử dụng khi không rõ địa chỉ, không tìm được người được tống đạt, hoặc người đó từ chối nhận văn bản tố tụng nhưng không thể lập biên bản từ chối hợp lệ.

Đối với phương thức niêm yết công khai, văn bản tố tụng có yêu cầu hợp lệ và thời hạn bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt. Văn bản phải được niêm yết đồng thời tại trụ sở Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát, Tòa án đang giải quyết vụ án và tại nơi cư trú cuối cùng hoặc nơi làm việc cuối cùng của người được tống đạt. Thời hạn niêm yết bắt buộc là 15 ngày liên tục. Đặc biệt, thời điểm tính thời hạn tố tụng chính là ngày kết thúc thời hạn niêm yết (sau khi đã niêm yết đủ 15 ngày).

*Thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng 

Trong những trường hợp việc niêm yết công khai không hiệu quả hoặc vì những lý do cấp bách, cơ quan tố tụng có thể sử dụng biện pháp bổ sung là thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng (Điều 142 BLTTHS). Biện pháp này yêu cầu văn bản phải được đăng tải hoặc phát sóng ít nhất 03 kỳ liên tiếp trên báo hoặc đài phát thanh, truyền hình của trung ương hoặc địa phương. Ngày tống đạt có hiệu lực là ngày đăng tải hoặc phát sóng lần đầu tiên.

Dưới đây là bảng yêu cầu về mốc thời hạn tố tụng đối với phương thức niêm yết và thông tin đại chúng:

Vướng mắc lớn nhất trong thực tiễn áp dụng Điều 141 BLTTHS là việc xác định "nơi cư trú cuối cùng" của người được tống đạt. Việc niêm yết công khai chỉ hợp lệ khi cơ quan tố tụng đã thực hiện đầy đủ nỗ lực xác minh để khẳng định rằng địa chỉ đó là địa chỉ cuối cùng có thể tìm thấy của họ. Nếu cơ quan tố tụng chỉ dựa vào thông tin hành chính cũ (ví dụ: sổ hộ khẩu) mà không tiến hành xác minh thực tế, tính hợp lệ của việc tống đạt sau 15 ngày có thể bị khiếu nại. Hiện tại, chưa có các Nghị quyết hoặc Thông tư liên tịch của TANDTC/VKSNDTC/Bộ Công an (sau 2015) hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết về mức độ nỗ lực xác minh trước khi chuyển sang phương thức niêm yết công khai. Sự thiếu hụt văn bản hướng dẫn nghiệp vụ này tạo ra rủi ro pháp lý cao, ảnh hưởng đến tính khách quan và đúng luật của toàn bộ quy trình tố tụng.

2.3. Tống đạt đối với các đối tượng đặc thù

Đối với những người đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc chấp hành án phạt tù, việc tống đạt văn bản tố tụng phải được thực hiện thông qua cơ quan quản lý tạm giữ, tạm giam hoặc cơ sở giam giữ đó. Văn bản tố tụng sẽ được quản giáo hoặc cán bộ có trách nhiệm giao trực tiếp cho người đang bị giam giữ và họ ký nhận vào sổ theo dõi của cơ sở giam giữ. Mục đích của quy định này là nhằm đảm bảo quyền được thông báo của bị can/bị cáo trong môi trường kiểm soát nghiêm ngặt, đồng thời đảm bảo an ninh trật tự tại nơi giam giữ.

Còn đối với pháp nhân thương mại, văn bản tố tụng được cấp, tống đạt cho người đại diện theo pháp luật của pháp nhân hoặc người có trách nhiệm nhận văn bản tại trụ sở chính, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện đã đăng ký. Trong trường hợp pháp nhân bị giải thể, hoặc người đại diện vắng mặt, cơ quan tố tụng sẽ phải áp dụng các phương thức thay thế như niêm yết công khai tại địa chỉ trụ sở cuối cùng đã đăng ký.

3. Cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử

3.1. Hiện trạng pháp lý và rào cản của tống đạt điện tử hình sự

Mặc dù có xu hướng số hóa trong ngành tư pháp, Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025 hiện chưa có quy định pháp lý chính thức và có hiệu lực ràng buộc về việc cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử. So với tố tụng dân sự, việc áp dụng E-Tống đạt trong tố tụng hình sự gặp nhiều rào cản đặc thù do các văn bản tố tụng hình sự thường chứa đựng thông tin mật hoặc nhạy cảm (như quyết định khởi tố hay kết luận điều tra).

Do đó, việc tống đạt bằng phương tiện điện tử phải đảm bảo hai yếu tố tuyệt đối: Tính xác thực cao, nhằm xác định chắc chắn người nhận văn bản điện tử chính là bị can/bị cáo hoặc người tham gia tố tụng có liên quan, và Tính bảo mật, để đảm bảo nội dung không bị rò rỉ hoặc bị truy cập trái phép. Nếu không có cơ chế chứng thực điện tử mạnh mẽ và bảo mật cao, việc áp dụng E-Tống đạt có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền bào chữa của người tham gia tố tụng và bí mật trong quá trình điều tra.

3.2. So sánh với tố tụng dân sự (Nghị quyết 04/2022/NQ-HĐTP)

Trong khi tố tụng dân sự đã có những bước tiến đáng kể trong hiện đại hóa thủ tục tống đạt, cho phép E-Tống đạt qua email, fax hoặc cổng thông tin điện tử của Tòa án (theo Nghị quyết 04/2022/NQ-HĐTP) với điều kiện phải có sự đồng ý bằng văn bản của người tham gia tố tụng, thì việc áp dụng mô hình này vào tố tụng Hình sự lại không khả thi. Sự khác biệt cốt lõi là tố tụng hình sự liên quan đến việc cưỡng chế và bảo vệ lợi ích công, không thể chỉ dựa vào sự đồng thuận.

Do đó, để Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025 có thể áp dụng E-Tống đạt, cần phải có cơ chế pháp lý cho phép sử dụng các công nghệ định danh và chứng thực mạnh mẽ (như chữ ký số hoặc định danh điện tử quốc gia). Cơ chế này là thiết yếu nhằm đảm bảo người nhận không thể phủ nhận việc đã nhận văn bản quan trọng (như lệnh bắt, tạm giam, cáo trạng), qua đó bảo vệ tuyệt đối các quyền và nghĩa vụ tố tụng của họ.

4. Tương trợ tư pháp và tống đạt văn bản tố tụng ra nước ngoài

4.1. Khái quát quy định tống đạt theo luật tương trợ tư pháp 

Việc cấp, tống đạt văn bản tố tụng hình sự cho người tham gia tố tụng cư trú ở nước ngoài phải được thực hiện thông qua thủ tục ủy thác tư pháp về hình sự theo quy định tại Chương III Luật tương trợ tư pháp năm 2007 (Luật TTTP). Trong đó, cơ quan tiến hành tố tụng (Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát hoặc Tòa án) là bên yêu cầu ủy thác, có trách nhiệm lập hồ sơ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hình thức, nội dung và ngôn ngữ (Điều 18, Điều 19). Cụ thể, nếu có điều ước quốc tế, ngôn ngữ phải tuân theo điều ước đó; nếu chưa có, hồ sơ phải kèm theo bản dịch ra ngôn ngữ của nước được yêu cầu tương trợ hoặc ngôn ngữ khác mà nước đó chấp nhận (Điều 5). Viện kiểm sát nhân dân Tối cao đóng vai trò là Cơ quan trung ương trong tương trợ tư pháp về hình sự của Việt Nam, chịu trách nhiệm tiếp nhận và chuyển giao các yêu cầu ủy thác tư pháp này ra nước ngoài (thông thường thông qua Bộ Ngoại giao).

4.2. Vướng mắc thực tiễn và xung đột hệ thống

Hạn chế nghiêm trọng nhất được ghi nhận là sự xung đột về thời hạn tố tụng khi giải quyết các vụ án hình sự có yếu tố nước ngoài. Ủy thác tư pháp ra nước ngoài để tống đạt văn bản là một thủ tục bắt buộc trong các vụ án này, song BLTTHS lại chưa thể hiện sự đặc thù đó trong việc tính toán thời hạn. Cụ thể, thời gian thực hiện yêu cầu ủy thác tư pháp về hình sự, vốn thường kéo dài hàng tháng hoặc hàng năm, hiện chưa được tính loại trừ ra khỏi thời hạn điều tra, truy tố, và xét xử sơ thẩm. Điều này tạo sức ép rất lớn lên các cơ quan tiến hành tố tụng, nhất là Tòa án, vốn phải mở phiên tòa trong thời hạn rất ngắn (15 đến 30 ngày) kể từ ngày có quyết định đưa vụ án ra xét xử. Nếu văn bản triệu tập bị cáo hoặc người tham gia tố tụng ở nước ngoài bị chậm trễ do thủ tục ủy thác, Tòa án sẽ đối diện với nguy cơ vi phạm thời hạn tố tụng hoặc buộc phải xét xử vắng mặt, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền và nghĩa vụ tố tụng của người liên quan. Đây là một lỗ hổng lập pháp hệ thống, nơi tính hiệu quả và thời hạn tuyệt đối của quy trình tố tụng nội địa mâu thuẫn với tính ngoại giao và thời gian xử lý kéo dài của thủ tục quốc tế.

Bên cạnh xung đột về thời hạn, thực tiễn thi hành còn bộc lộ vấn đề về quy trình và thiếu hướng dẫn cụ thể khi áp dụng Luật TTTP 2007. Các quy định về trình tự, thủ tục ủy thác tư pháp trong Luật TTTP vẫn còn mang tính nguyên tắc, chưa đủ chi tiết để các cơ quan tố tụng áp dụng một cách thống nhất trên thực tế. Hạn chế này dẫn đến sự lúng túng giữa các Tòa án khi tiến hành lập hồ sơ yêu cầu ủy thác tư pháp. Cụ thể, Tòa án thường thiếu thông tin về các vấn đề kỹ thuật như: tên chính xác của cơ quan trung ương có thẩm quyền của nước được yêu cầu, biểu mẫu văn bản cần thiết, hay yêu cầu cụ thể về ngôn ngữ dịch thuật hồ sơ. Sự thiếu vắng các văn bản hướng dẫn chi tiết đã cản trở tính hiệu quả và đồng bộ của thủ tục tương trợ tư pháp quốc tế trong quá trình giải quyết vụ án hình sự.

4.3. Kiến nghị hoàn thiện pháp luật về tương trợ tư pháp

Để khắc phục các bất cập nghiêm trọng trong thực tiễn thi hành, Tòa án nhân dân tối cao đã kiến nghị xây dựng Luật tương trợ tư pháp về hình sự riêng biệt, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến quy trình tống đạt ra nước ngoài. Các giải pháp này bao gồm việc đơn giản hóa quy trình ủy thác bằng cách cho phép Viện kiểm sát nhân dân tối cao gửi hồ sơ yêu cầu ủy thác trực tiếp cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (đối với các yêu cầu theo nguyên tắc có đi có lại), bỏ qua khâu trung gian là Bộ Ngoại giao, nhằm tiết kiệm thời gian và ngân sách, giúp các cơ quan tiến hành tố tụng tuân thủ tốt hơn thời hạn tố tụng hình sự.

Song song đó, Tòa án nhân dân tối cao cũng đề xuất áp dụng công nghệ điện tử bằng cách cho phép hồ sơ yêu cầu ủy thác tư pháp được lập và gửi bằng văn bản điện tử (hồ sơ điện tử), thay vì chỉ sử dụng hồ sơ giấy, đối với những nước chấp nhận phương thức này. Việc đề xuất sử dụng văn bản điện tử trong tương trợ tư pháp quốc tế (ở cấp độ nhà nước) này củng cố thêm tính cần thiết của việc xây dựng khung pháp lý về E-Tống đạt trong nội địa, tạo ra một lộ trình hiện đại hóa đồng bộ cho hệ thống tư pháp Việt Nam.

Kết luận

 Hoạt động cấp, tống đạt và thông báo văn bản tố tụng hình sự giữ vai trò như “cầu nối” giữa cơ quan tiến hành tố tụng và các chủ thể tham gia tố tụng, bảo đảm cho các quyết định tố tụng được truyền đạt đúng đối tượng, đúng thời gian và bằng hình thức hợp pháp. Những quy định được ban hành trong Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015 đã tạo ra khuôn khổ pháp lý quan trọng, góp phần nâng cao tính công khai, minh bạch trong hoạt động tố tụng, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của người bị buộc tội, người tham gia tố tụng và các tổ chức, cá nhân có liên quan. Mặc dù vậy, thực tiễn áp dụng cho thấy vẫn còn tồn tại những bất cập như thủ tục tống đạt thủ công còn chậm, khó khăn trong việc xác minh địa chỉ của người nhận, sự chưa thống nhất trong quy trình giữa các cơ quan tiến hành tố tụng, hay việc ứng dụng phương thức tống đạt điện tử vẫn còn hạn chế và thiếu hành lang pháp lý rõ ràng.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email  để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.