Chữ ký số là gì? Chữ ký số có bắt buộc phải dùng không?

1. Chữ ký số là gì?

Căn cứ vào Điều 21 Luật Giao dịch điện tử năm 2005, "chữ ký điện tử" được định nghĩa như sau:

1. Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Và tại Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử năm 2005 về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì khái niệm "chữ ký số" được quy định như sau :

6. " Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a, Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b, Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Nhiều người vẫn đang còn nhầm lẫn giữa hai khái niệm "chữ ký số" và "chữ ký điện tử". Chữ ký điện tử là những thông tin được lưu trữ dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh,....nhằm xác nhận người ký và xác nhận sự chấp thuận của người đó trong các giao dịch điện tử. Còn chữ ký số là một trong những dạng của chữ ký điện tử và được chia thành hai phần: phần cứng và chứng thư số chứa dữ liệu mã hóa của doanh nghiệp. Như vậy, chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử.

Khi tiến hành giao diịch điện tử trong hoạt động công cộng, người sử dụng là cá nhân, tổ chức phải sử dụng chữ ký số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Để sử dụng được chữ ký số thì cần thực hiện 02 bước sau: (1) Tạo chữ ký và (2) Kiểm tra chữ ký. 

Chữ ký số tạo ra nhiều thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện một số hoạt động như: kê khai hải quan điện tử, kê khai nộp thuế trực tuyến, ký hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, ký kết các hợp đồng với đối tác....Sử dụng chữ ký số giúp cá nhân, tổ chức tiết kiệm được thời gian đi lại cùng với những chi phí phát sinh, do đó các giao dịch sẽ được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. 

Nội dung trong chữ ký số của doanh nghiệp sẽ bao gồm những thông tin như: mã số thuế, tên công ty, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số, thông tin về tên của tổ chức chứng thực chữ ký số, số hiệu của chứng thư số, chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số, các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch chứng thực chữ ký số...

2. Chữ ký số có bắt buộc hay không?

Hiện nay, quy định của pháp luật doanh nghiệp không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. Căn cứ vào khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp năm 2020, cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hay không hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Nhưng Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rằng, các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, và nếu hóa đơn điện tử muốn có hiệu lực thì cần dùng chữ ký số để ký hóa đơn. Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì doanh nghiệp, tổ chức sẽ sử dụng chữ ký số đối với hóa đơn điện tử. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức là người bán thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức đó. Còn trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được ủy quyền.

Lưu ý rằng có một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua. Theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số trường hợp hóa đơn điện tử không cần phải có đầy đủ chữ ký:

1. Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký điện tử của người mua. Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử sẽ có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận.
2. Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh thì không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
3. Hóa đơn điện tử là tem, vé thì hóa đơn đó không cần phải có chữ ký số của người bán còn tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế mã thì vẫn phải cần chữ ký số của người bán.
4. Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không cần phải có chữ ký số của người bán.
5. Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua. 

Hay tại khoản 10 Điều 17 Luật Quản lý thuế năm 2019, đối tượng nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh trên địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế qua phương tiện điện tử.

Do đó, cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử nhưng sẽ có một số trường hợp như việc sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai nộp thuế...mà cá nhân, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số để tiến hành thực hiện giao dịch.

3. Chữ ký số cá nhân và chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số cá nhân là một dạng chữ ký điện tử, có giá trị tương đương như chữ ký tay, chữ ký số cá nhân sẽ có đầy đủ những thông tin: tên của người đăng ký chữ ký số, tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thòi hạn hiệu lực của chứng thư số,...Các văn bản, tài liệu điện tử được ký bởi chữ ký số cá nhân được cấp bởi đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có hiệu lực tương đương với văn bản giấy được ký tay.

Chữ ký số doanh nghiệp cũng là một dạng chữ ký điện tử, có giá trị pháp lý gần giống với con dấu của tổ chức. Chữ ký số doanh nghiệp sẽ bao gồm những thông tin như: tên của doanh nghiệp, mã số thuế, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số, tên của tổ chức chứng thực chữ ký số, chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số, các thư hạn chế về mục đích và phạm vi sử dụng, các hạn chế và trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số,....

4. Mua chữ ký số ở đâu?

Cá nhân, tổ chức có thể mua chữ ký số từ các đại lý chữ ký số như: VIETTEL, FPT, CK, BKAV, VINA,...Chi phí sử dụng chữ ký số khoảng từ 02 - 03 triệu đồng/ 01 năm, phụ thuộc vào từng đơn vị cung cấp dịch vụ và thời gian sử dụng.

Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là hoạt động kinh doanh có điều kiện theo quy định pháp luật. Để tiến hành kinh doanh dịch vụ này cần phải đáp ứng đầy đủ những điều kiện sau theo Điều 13 Nghị định 130/2018/NĐ-CP để được cấp Giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp:

Thứ nhất, nếu muốn tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số thì trước tiên cần phải thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thứ hai, doanh nghiệp đó sẽ ký quỹ tại một ngân hàng thương mại hoạt động tại Việt Nam không dưới 05 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và các khoản đền bù có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ do lỗi của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và thanh toán chi phí tiếp nhận và duy trì cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp trong trường hợp bị thu hồi giấy phép. Trong trường hợp cấp lại giấy phép, tổ chức đó phải nộp phí dịch vụ duy trì hệ thống kiểm tra trạng thái chứng thư số đầy đủ.

Thứ ba, doanh nghiệp muốn kinh doanh dịch vụ cung cấp chứng thực chữ ký số còn cần có nhân sự chịu trách nhiệm về quản trị hệ thống, vận hành hệ thống và cấp chứng thư số, bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống. Những nhân sự này phải có bằng đại học trở lên với chuyên ngành an toàn thông tin hoặc công nghệ thông tin hoặc điện tử viễn thông.

Thứ tư, doanh nghiệp cũng cần đáp ứng những yêu cầu về hệ thống thiết bị kỹ thuật; có phương án kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu đảm bảo an toàn hệ thống thông tin và các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đang có hiệu lực; có các phương án dự phòng đảm bảo duy trì hoạt động an toàn, liên tục và khắc phục khi có sự cố xảy ra, có quy chế chứng thực theo mẫu quy định tại quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia...

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số khi hoạt động sẽ có giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp và có thêm chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia cấp.

Việc sử dụng chữ ký số thì cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Cài đặt chữ ký số vào cấu hình trên máy tính
• Bước 2: Đổi tên PKI Token và tiến hành nhập tên mới, cũng như đổi mã PIN
• Bước 3: Xem các thông tin chữ ký số và kiểm tra hệ điều hành Windows có nhận USB Token
• Bước 4: Ký chữ ký số vào các văn bản.

5. Công dụng của chữ ký số

Thứ nhất, sử dụng chữ ký số khá an toàn trong các giao dịch điện tử. Khi ký qua USB Token với một cặp mã khóa, do đó cá nhân, tổ chức sử dụng dịch vụ có thể yên tâm về tính bảo mật, an toàn, chính xác của chữ ký số nhưng cá nhân, tổ chức cũng không nên chủ quan.

Thứ hai, khi thực hiện kê khai nộp thuế trực tuyến, đăng ký kinh doanh, hóa đơn điện tử, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, giao dịch với các tổ chức tín dụng,....thì cá nhân, tổ chức sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí đi lại, chi phí in ấn các giấy tờ, giảm thiểu trở ngại về khoảng cách địa lý, cũng như thủ tục cũng trở nên nhanh gọn hơn rất nhiều. Trong thời gian giãn cách xã hội do dịch bệnh Covid - 19 thì việc sử dụng chữ ký số hoàn toàn phù hợp với các cá nhân trong các giao dịch và các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện những hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Mặc dù sử dụng chữ ký số có rất nhiều lợi ích nhưng cũng sẽ có một số nhược điểm như sau: nếu muốn sử dụng được chữ ký số thì yêu cầu người sử dụng phải kết nối Internet hay thông tin của cá nhân, tổ chức được mã hóa có thể bị đánh cắp,....

Trên đây là những nội dung liên quan đến chữ ký số, nếu Quý khách hàng còn bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến nội dung này thì hãy liên hệ với Luật Minh Khuê thông qua tổng đài tư vấn pháp luật: 1900.6162 để được hỗ trợ. Xin chân thành cảm ơn!