1. Tìm hiểu chung về chữ ký số

1.1. Khái niệm chữ ký số là gì?

Có rất nhiều khái niệm được sử dụng để trả lời cho câu hỏi chữ ký số là gì? Theo quy định của pháp luật tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và Dịch vụ chứng thực chữ ký số thì: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.

Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Hay theo định nghĩa của Bách khoa toàn thư thì chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử và trong nhiều trường hợp có thể dùng định nghĩa về chữ ký điện tử cho chữ ký số. Định nghĩa này lại khiến người đọc tò mò về chữ ký điện tử là gì? Theo ngôn ngữ kỹ thuật thì chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số là dạng chữ ký mà cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức sử dụng trên các thiết bị điện tử. Chữ ký số được hình thành dựa trên công nghệ mã hóa công khai RSA , bao gồm một cặp khóa có khóa bí mật (private key) và khóa công khai (public key). Trong đó, khóa bí mật được sử dụng để tạo chữ ký số và thuộc hệ thống mã không đối xứng, còn khóa công khai được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo ra bởi khóa bí mật tương ứng trong cùng cặp khóa.

Chữ ký số hay còn có tên gọi khác là Token chữ ký số là một loại phương tiện được sử dụng nhằm mục đích xác thực, nhận dạng người gửi tin nhắn hay người có thẩm quyền ký tài liệu. Token chữ ký số giúp đảm bảo cho văn bản gốc không bị thay đổi.

Chữ ký số được xem là phương tiện rất dễ dàng chuyển giao khi cần và không thể bị sao chép bởi bất kỳ người nào. Chữ ký số có chức năng tự động dán nhãn thời gian, luôn đảm bảo tài liệu gốc đã được gửi đến nơi nhận và ngay cả người gửi cũng không thể dễ dàng phủ nhận nó sau này.

Chữ ký số tại Việt Nam đã được thừa nhận về mặt pháp lý. Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký đối với pháp nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Để được sử dụng chữ ký số thì người dùng cần đăng ký với các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số.

1.2. Dịch vụ chữ ký số là gì?

Dịch vụ chữ ký số là dịch vụ được cung cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định của pháp luật. Trong đó:

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng trong các hoạt động công cộng. Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là hoạt động kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật.
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng trong các hoạt động chuyên ngành hoặc lĩnh vực, có cùng tính chất hoạt động hoặc mục đích công việc và được liên kết với nhau thông qua điều lệ hoạt động hoặc văn bản quy phạm pháp luật quy định cơ cấu tổ chức chung hoặc hình thức liên kết, hoạt động chung. Hoạt động của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng không nhằm mục đích kinh doanh (theo Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ - CP).

1.3. Công dụng của chữ ký số

Về căn bản chữ ký số có chức năng như chữ viết tay vậy. Chữ ký số được dùng để:

Dùng chữ ký số để cam kết lời hứa của mình và điều đó không thể rút lại được.
Chữ ký số sẽ không phải sử dụng giấy mực, nó gắn đặc điểm nhận dạng của người ký vào bản cam kết.
Doanh nghiệp/ cá nhân thường sử dụng để thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử trong môi trường số như: phát hành hóa đơn điện tử; nộp báo cáo Thuế qua mạng hay ký số các văn bản; đóng bảo hiểm xã hội; ký hợp đồng từ xa; ...
Trao đổi dữ liệu giữa cá nhân - tổ chức nhà nước một cách dễ dàng, nhanh chóng, đảm bảo tính pháp lý, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, không phải in ấn và quản lý tài liệu giấy.
Tổ chức/ doanh nghiệp có thể điện tử hóa việc ký và lưu trữ các chứng từ, tài liệu như hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị, ...
Bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký vì có tính bảo mật và chính xác cao.

2. Chữ ký số được sử dụng trong những trường hợp nào?

Có lẽ mọi người chỉ biết đến chữ ký số dùng để nộp thuế điện tử, nộp bảo hiểm xã hội là chủ yếu. Ngoài ra, chữ ký số còn được dùng làm gì ngoài mục đích để khai thuế không? Hãy cùng đi tìm hiểu về việc trường hợp nào cần đến chữ ký số.

Những trường hợp được xem là cần sử dụng chữ ký số:

Các doanh nghiệp có thể tiến hành giao dịch với các đối tác làm ăn mà hai bên không nhất thiết phải trực tiếp gặp mặt trao đổi công việc, đầu tư chứng khoán, mua bán hàng hóa, hay chuyển các hồ sơ giấy mà không phải lo sợ nặc danh hoặc đánh mất mà chỉ cần giao dịch trực tuyến thì mức độ bảo mật cao hơn.
Chữ ký số sử dụng trong trường hợp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện giao dịch điện tử với các cơ quan, tổ chức của nhà nước để kê khai và nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi con dấu, thay đổi người đại diện pháp luật ... mà không cần phải đến trực tiếp cơ quan nhà nước nhằm tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức mà thủ tục lại nhanh gọn , đơn giản, không phải đi in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ của công ty.
Cá nhân, doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số để ký hợp đồng với các đối tác làm ăn trực tuyến mà không cần gặp trực tiếp. Chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email giúp việc trao đổi các thông tin, giấy tờ nhanh chóng, an toàn.
Chữ ký số được sử dụng thay cho chữ ký thông thường trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử và luôn đảm bảo tính pháp lý tương đương theo quy định của luật giao dịch điện tử như khi ký kết hợp đồng của các cá nhân, cơ quan tổ chức, doanh nghiệp.

Như vậy, chữ ký số được dùng chủ yếu trong kê khai thuế, ký qua cổng thông tin điện tử và đối với các văn bản điện tử.

Tóm lại, chữ ký số đang ngày càng phát huy được vai trò quan trọng của mình trong thời đại công nghệ nhằm để tiết kiệm chi phí, giản lược nhân sự, tiết kiệm thời gian, thủ tục cũng đơn giản hơn, nhanh gọn hơn. Ngoài ra còn nhằm thức đẩy quá trình hội nhập, phát triển kinh tế, hội nhập quốc tế làm cho đất nước ngày càng phát triển, văn minh hơn.

Trên đây Luật Minh Khuê đã cung cấp cho bạn đọc một số thông tin xoay quanh vấn đề về chữ ký số và những trường hợp cần sử dụng chữ ký số. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề trên hoặc cần chúng tôi giải đáp những thắc mắc liên quan đến pháp luật, vui lòng liên hệ ngay đến tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí trực tuyến thông qua hotline 1900.6162 để được hỗ trợ và giải đáp sớm nhất.