1. Quyền sử dụng con dấu công ty của chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải là người được ủy quyền bởi Ban quản lý hoặc Hội đồng quản trị của công ty. Do đó, nếu chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được ủy quyền bởi Ban quản lý hoặc Hội đồng quản trị và có quyền sử dụng con dấu của công ty thì có thể sử dụng con dấu đó để xác nhận các văn bản liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Tuy nhiên, nếu chủ tọa không có quyền sử dụng con dấu của công ty thì cần phải sử dụng phương tiện khác để xác nhận các văn bản liên quan đến cuộc họp.
Lưu ý rằng, chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng quy trình, pháp luật và bảo vệ quyền lợi của cổ đông. Tuy nhiên, nếu trong đăng ký kinh doanh của công ty không quy định rõ về việc sử dụng con dấu trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thì cần phải tham khảo Luật Doanh nghiệp để xác định quyền và trách nhiệm của các bên liên quan. Theo Điều 132 Luật Doanh nghiệp năm 2020, chủ tọa Đại hội đồng cổ đông có quyền ký kết Biên bản cuộc họp và sử dụng con dấu của công ty. Tuy nhiên, trong trường hợp chủ tọa không thể thực hiện trách nhiệm của mình, quyền sử dụng con dấu có thể được giao cho một cổ đông khác hoặc một người đại diện khác của công ty.
Vì vậy, nếu nhóm cổ đông triệu tập có quyền sử dụng con dấu của công ty, họ có thể yêu cầu chủ tọa sử dụng con dấu của công ty trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Tuy nhiên, trước khi thực hiện việc này, nhóm cổ đông triệu tập cần phải đảm bảo rằng họ đã tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về đăng ký và thông báo về cuộc họp, cũng như quy định về quyền và trách nhiệm của các bên liên quan trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
2. Quy định về cuộc họp đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần
Căn cứ theo quy định tại Điều 139 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
- Đại hội đồng cổ đông được tổ chức thường niên mỗi năm một lần và có thể tổ chức bất thường nếu cần thiết. Địa điểm tổ chức Đại hội đồng cổ đông phải được xác định tại một địa điểm nằm trên lãnh thổ của Việt Nam và do chủ tọa tham dự họp quyết định.
- Đại hội đồng cổ đông thường niên phải được tổ chức trong vòng 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Nếu Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị có thể quyết định gia hạn tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
- Đại hội đồng cổ đông thường niên có nhiệm vụ thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:
+ Kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty;
+ Báo cáo tài chính hàng năm;
+ Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
+ Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
+ Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
+ Quyết định về mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
+ Thảo luận và quyết định về các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Từ những quy định của Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020 về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, có thể thấy rõ vai trò và quyền hạn của Đại hội đồng cổ đông trong việc quản lý và điều hành công ty. Đại hội đồng cổ đông có quyền họp thường niên và họp bất thường, và cần phải thảo luận và thông qua nhiều vấn đề quan trọng như kế hoạch kinh doanh, báo cáo tài chính, mức cổ tức và các vấn đề khác. Việc họp Đại hội đồng cổ đông đúng quy định là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi của các cổ đông và sự phát triển bền vững của công ty.
3. Trình tự và thủ tục triệu tập cuộc họp đại hội đồng cổ đông
Cách triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông được quy định tại Điều 140 và Điều 143 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 như sau:
- Hội đồng quản trị có trách nhiệm triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường, trong đó họp bất thường trong các trường hợp cần thiết cho lợi ích của công ty, số lượng thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu quy định, theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông, theo yêu cầu của Ban kiểm soát, hoặc theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
- Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong 30 ngày kể từ ngày xảy ra trường hợp quy định hoặc nhận được yêu cầu triệu tập họp. Nếu không triệu tập họp theo quy định, Chủ tịch và các thành viên Hội đồng quản trị phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.
- Nếu Hội đồng quản trị không triệu tập họp, Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp trong 30 ngày tiếp theo. Nếu Ban kiểm soát không triệu tập họp theo quy định, Ban kiểm soát phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.
- Nếu Ban kiểm soát không triệu tập họp, cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại Điều 115 của Luật Doanh nghiệp 2020 có quyền đại diện công ty triệu tập họp.
- Người triệu tập họp phải lập danh sách cổ đông, cung cấp thông tin, lập chương trình và nội dung cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, dự thảo nghị quyết, xác định thời gian và địa điểm họp, gửi thông báo mời họp đến các cổ đông có quyền dự họp.
Trong quá trình diễn ra cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, người chủ trì cuộc họp phải đảm bảo việc ghi lại biên bản cuộc họp, bao gồm các thông tin như thời gian, địa điểm họp, danh sách cổ đông tham dự, các vấn đề được bàn và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Sau khi cuộc họp kết thúc, người chủ trì cuộc họp phải lập biên bản cuộc họp và gửi tới các cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày diễn ra cuộc họp.
Các quyết định của Đại hội đồng cổ đông được áp dụng ngay sau khi được thông qua, trừ trường hợp có quy định khác trong Luật và Điều lệ công ty. Nếu cổ đông không thể tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, họ có thể ủy quyền cho một người khác đại diện tham dự và bỏ phiếu thay cho mình. Uỷ quyền phải được thực hiện bằng văn bản và có thời hạn cụ thể.
=> Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là cơ hội để cổ đông thể hiện quyền lực của mình và tham gia vào quyết định của công ty. Do đó, các cổ đông nên chuẩn bị kỹ càng trước khi tham dự cuộc họp và tham gia tích cực vào các hoạt động của Đại hội đồng cổ đông để đảm bảo lợi ích của mình trong công ty.
4. Quy định về việc mời họp đại hội đồng cổ đông
Ngoài ra, pháp luật cũng có quy định về việc mời họp đại hội đồng cổ đông:
Để triệu tập Đại hội đồng cổ đông, người triệu tập cần gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách có quyền dự họp trước ngày khai mạc ít nhất 21 ngày, nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp, tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian và địa điểm họp cùng những yêu cầu khác đối với người dự họp. Ngoài ra, thông báo mời họp cần được gửi kèm theo chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp, cùng với phiếu biểu quyết.
Việc gửi thông báo mời họp có thể được thực hiện bằng phương thức đảm bảo đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty. Nếu công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp có thể thay thế bằng cách đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty, tuy nhiên, thông báo mời họp vẫn cần phải ghi rõ nơi và cách thức để tải tài liệu.
=> Tất cả những quy định này đều nhằm đảm bảo quyền lợi của cổ đông, giúp họ có đầy đủ thông tin và có thể tham gia vào quyết định của công ty một cách công bằng và minh bạch.
Trên đây là nội dung mà đội ngũ luật sư Luật Minh Khuê muốn gửi tới quý khách hàng. Nếu quý khách hàng có nhu cầu tham khảo nội dung bài viết sau: Quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần?
Công ty Luật Minh Khuê mong muốn gửi đến quý khách hàng những thông tin tư vấn hữu ích. Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, hãy liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Hoặc quý khách hàng gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Chân thành cảm ơn quý khách hàng đã hợp tác cùng công ty chúng tôi.
