Luật Minh Khuê hướng dẫn soạn thảo công văn xin gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên

1. Quy định về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Thời điểm họp Đại hội đồng cổ đông: 

- Đại hội đồng cổ đông tổ chức cuộc họp thường niên một lần trong năm. Ngoài ra, đối với những tình huống cần thiết, Đại hội đồng cổ đông có thể tổ chức cuộc họp bất thường. Địa điểm tổ chức Đại hội đồng cổ đông được xác định tại Việt Nam, tại địa điểm mà chủ tọa tham dự họp.

- Thời hạn để tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên là 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị có thể quyết định gia hạn thời gian tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không vượt quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Các vấn đề được thảo luận và thông qua tại Đại hội đồng cổ đông thường niên bao gồm:

- Kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty;

- Báo cáo tài chính hàng năm;

- Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên của Hội đồng;

- Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

- Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;

- Mức cổ tức cho mỗi cổ phần của từng loại;

- Các vấn đề khác nằm trong thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

 Để tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông, cần thực hiện các công việc sau:

- Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông (Danh sách này dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty và phải được lập không sớm hơn 05 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn).

- Giải quyết khiếu nại và cung cấp thông tin liên quan đến danh sách cổ đông.

- Lập chương trình và nội dung cuộc họp, chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp.

- Dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp, bao gồm danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên.

- Xác định thời gian và địa điểm họp, gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

- Thực hiện các công việc khác phục vụ cho cuộc họp.

 Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông:

Điều kiện tiến hàn họp Đại hội đồng cổ đông được quy định tại Điều 145 Luật Doanh nghiệp năm 2020 cụ thể như sau:

- Cuộc họp chỉ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện cho trên 50% tổng số phiếu biểu quyết, với tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

- Nếu cuộc họp lần đầu không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1, thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong vòng 30 ngày kể từ ngày dự kiến họp lần đầu (nếu Điều lệ công ty không có quy định khác). Cuộc họp lần thứ hai chỉ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% trở lên tổng số phiếu biểu quyết, với tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

- Nếu cuộc họp lần thứ hai cũng không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2, thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong vòng 20 ngày kể từ ngày dự kiến họp lần thứ hai (nếu Điều lệ công ty không có quy định khác). Cuộc họp lần thứ ba sẽ được tiến hành mà không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

- Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp.

2. Quy định về gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông

Nếu như ở quy định trước tại Luật Doanh nghiệp năm 2014, Khoản 2 Điều 136 quy định theo đề nghị của Hội đồng quản trị, Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn, nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Như vậy, lúc này nếu như trong trường hợp muốn gia hạn Hội đồng quản trị phải đề nghị tới cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận cho Công ty được gia hạn tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên thông qua công văn xin gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên.

Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật hiện hành, tại Khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định Hội đồng quản trị có thể tự quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, mà không cần thông qua sự chấp thuận của cơ quan đăng ký kinh doanh như quy định cũ nữa. Lúc này, Hội đồng quản trị hoàn toàn có thể ra Nghị quyết về việc gia hạn thời gian tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, như vậy công văn xin gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên dường như là đã không còn cần thiết.

3. Mẫu Nghị quyết về việc gia hạn thời gian tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên

Trước kia, một mẫu công văn xin gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên có thể được trình bày như sau:

Kính gửi:  Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội

Công ty cổ phần Thương mại và Đầu tư ABC xin gửi tới Quý cơ quan lời chào trân trọng.

Công ty cổ phần Thương mại và Đầu tư ABC (Mã số doanh nghiệp 0205XXX30, có trụ sở chính tại: Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội).

Liên quan đến thời gian tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên 2018,  Công ty cổ phần Thương mại và Đầu tư ABC xin trình bày tới Quý cơ quan như sau:

Căn cứ Điều 136 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo đề nghị của Hội đồng quản trị, Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn, nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính”.

Để có thời gian chuẩn bị các nội dung liên quan đến tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên 2018 của Công ty được đầy đủ, cẩn thận và chu đáo, Công ty cổ phần Thương mại và Đầu tư ABC kính đề nghị Quý cơ quan chấp thuận cho Công ty Chúng tôi được gia hạn tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên 2018 vào tháng 6/2018.

Kính mong sự chấp thuận của Quý Cơ quan!

Trân trọng./.

T/M. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỊCH HĐQT

Mai Quang X

Tuy nhiên, từ những phân tích trên đây, có thể thấy công văn xin gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên dường như không được sử dụng nữa mà thay vào đó, năm 2023 quý bạn đọc có thể tải về và tham khảo mẫu Nghị quyết về việc gia hạn thời gian tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên mà chúng tôi chia sẻ sau đây, tùy vào tình hình cụ thể, quý bạn đọc có thể tham khảo, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với trường hợp của mình:

>> Tải ngay: Nghị quyết về việc gia hạn tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên

Để tìm hiểu thêm thông tin liên quan, mời quý bạn đọc tham khảo bài viết: Trình tự, thủ tục mời họp Đại hội đồng cổ đông và quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần? 

Xin chân thành cảm ơn quý độc giả đã dành thời gian đọc bài viết về vấn đề: “Luật Minh Khuê hướng dẫn soạn thảo công văn xin gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên.” của Luật Minh Khuê. Nếu quý độc giả còn bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này hoặc cần hỗ trợ trong các vấn đề pháp lý khác, vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến của chúng tôi qua số hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Chúng tôi cam kết sẽ luôn đồng hành cùng quý độc giả trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh.