Mục lục bài viết

1. Thế nào là họp Đại hội đồng cổ đông?

Theo nội dung Khoản 1 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty cổ phần, trong đó cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là sự kiện tập hợp tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết trong công ty để cùng bàn bạc, thông qua các vấn đề có liên quan tới sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Hình thức, trường hợp triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông

Căn cứ quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp, hàng năm Đại hội đồng cổ đông sẽ tổ chức họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Cuộc họp này được tổ chức nhằm thảo luận các nội dung sau:

- Kế hoạch kinh doanh hằng năm;

- Báo cáo tài chính hằng năm;

- Báo cáo của Hội đồng quản trị về vấn đề quản trị, kết quả hoạt động của cả Hội đồng và từng thành viên Hội đồng quản trị;

- Báo cáo của Ban kiểm soát về việc hoạt động và kinh doanh;

- Ban kiểm soát và Kiểm soát viên tự đánh giá kết quả hoạt động;

- Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;

- Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

Ngoài ra, theo Điều 140 Luật này, Đại hội đồng cổ đông có thể tiến hành họp bất thường trong các trường hợp:

- Xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;

- Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;

- Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty;

- Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;

- Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

3. Quy trình tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông

3.1 Chuẩn bị họp

Thứ nhất, điều kiện tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị sẽ triệu tập cuộc họp.

Theo Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết thì mới đủ điều kiện để triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Ngoài ra, Điều lệ công ty có thể quy định tỷ lệ cụ thể khác nhưng không được thấp hơn hoặc bằng 50%.

Nếu cuộc họp đầu tiên không đủ điều kiện tiến hành, công ty có thêm tối đa 02 lần triệu tập:

- Lần thứ hai: Gửi thông báo mời họp trong vòng 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần đầu. Lúc này, yêu cầu số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết hoặc một tỷ lệ khác do Điều lệ công ty quy định nhưng chỉ được giao động trong khoảng từ 33-50%.

- Lần thứ ba: Công ty gửi thông báo mời họp trong vòng 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần hai và không yêu cầu tổng số % tổng số phiếu biểu quyết.

Thứ hai, chuẩn bị tài liệu

Trước khi cuộc họp diễn ra, cần chuẩn bị những giấy tờ, hồ sơ cần thiết sau:

- Danh sách cổ đông có quyền dự họp;

- Tài liệu họp về các vấn đề dự kiến đưa ra trong cuộc họp (thường sẽ gửi kèm Thông báo mời họp). Trong trường hợp cổ đông muốn bổ sung thêm vấn đề mới thì có thể kiến nghị bằng văn bản và gửi đến công ty chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác.

- Dự thảo nghị quyết đại hội đồng cổ đông thường niên.

Thứ ba, địa điểm tổ chức họp

Luật Doanh nghiệp không quy định cụ thể về nơi tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông, nhưng cuộc họp nên được tổ chức theo cách thức, địa điểm thuận lợi nhất cho các cổ đông. Do vậy, địa điểm tổ chức họp sẽ là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

3.2 Mời họp

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi Thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.

3.3 Điều hành, biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

- Thành phần tham dự: là tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết tham gia cuộc họp.

- Trước khi khai mạc, cần đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông;

- Lựa chọn Chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, trong đó:

+ Chủ tọa: là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc ủy quyền cho thành viên khác trong Hội đồng quản trị; có vai trò điều hành, có quyền biểu quyết;

+ Thư ký: là người ghi chép nội dung, tiến trình cuộc họp do Chủ tọa cử ra, có quyền biểu quyết như các cổ đông khác.

+ Ban kiểm phiếu: Đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của Chủ tọa

- Chủ tọa sẽ nêu ra từng nội dung để các cổ đông thảo luận, biểu quyết và ghi nhận trong Nghị quyết. Một nội dung được tính là thông qua nếu đạt được tỷ lệ biểu quyết nhất định. Tỷ lệ biểu quyết thông qua được quy định cụ thể tại Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2022) như sau:

+ Những vấn đề sau sẽ được thông qua nếu đạt 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên: Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại; Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh; Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty; Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định; Tổ chức lại, giải thể công ty; Các vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định.

+ Những vấn đề còn lại có thể được thông qua nếu nhận được số phiếu biểu quyết trên 50%, trừ trường hợp yêu cầu 65% phiếu biểu quyết và các trường hợp bầu Hội đồng quản trị, ban kiểm soát cần bầu dồn phiếu.

3.4 Công việc sau cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp, biên bản họp sẽ được hoàn thành và thông qua trước khi cuộc họp kết thúc, Chủ tọa và Thư ký hoặc người khác sẽ đại diện toàn bộ cổ đông công ty ký vào biên bản. Đồng thời, những người này phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

4. Có thể mời họp bằng email không?

Căn cứ Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc mời họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

"Mời họp Đại hội đồng cổ đông

1. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.

2. Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.

3. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;

b) Phiếu biểu quyết.

4. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu"

Theo quy định trên thì doanh nghiệp có thể mời họp Đại hội đồng cổ đông theo hai cách:

- Cách 1: Thông báo mời hợp được gửi bằng phương thức bảo đảm đến địa chỉ của cổ đông;

- Cách 2: Thông báo mời hợp được đăng tải trên trang thông tin điện tử của công ty.

Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu. Quy định trên không đề cập đến việc gửi email mời họp. Nếu đơn vị không muốn gửi thư mời họp bằng phương thức bảo đảm qua bưu điện thì có thể lựa chọn cách 2, đồng thời kết hợp với việc gửi email thông báo.

Liên hệ hotline 1900.6162 hoặc gửi thư đến email lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ