1. Quy định về việc ghi nhật ký kiểm toán hàng ngày như thế nào?

Theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 4 Quy chế cập nhật dữ liệu trong hoạt động của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 12/QĐ-KTNN năm 2024, nhật ký kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời tiến độ cuộc kiểm toán và các dữ liệu liên quan. Dưới đây là những điểm chính cần lưu ý về nhật ký kiểm toán:

*  Ai có trách nhiệm ghi nhật ký kiểm toán?

- Thành viên đoàn kiểm toán:

+ Có trách nhiệm ghi đầy đủ, chính xác, kịp thời nhật ký kiểm toán điện tử theo quy định vào phần mềm.

+ Ghi nhật ký kiểm toán hàng ngày trong quá trình thực hiện kiểm toán.

+ Việc sửa đổi, bổ sung nội dung nhật ký (nếu có) phải thực hiện theo đúng quy định.

- Tổ trưởng Tổ kiểm toán: Ngoài việc ghi nhật ký kiểm toán theo kế hoạch kiểm toán chi tiết được duyệt, còn có trách nhiệm soát xét và xác nhận đối với công việc thực hiện của các thành viên trong Tổ kiểm toán trên nhật ký điện tử hàng ngày.

- Trưởng đoàn kiểm toán, Phó trưởng đoàn kiểm toán: Ghi chép các công việc liên quan đến chỉ đạo, quản lý đoàn/tổ kiểm toán vào nhật ký công tác điện tử theo quy định tại mẫu biểu hồ sơ kiểm toán.

* Lưu ý khi ghi chép nhật ký kiểm toán:

- Nhật ký kiểm toán phải được ghi chép rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ thông tin.

- Nội dung ghi chép phải trung thực, khách quan, phản ánh đúng sự việc.

- Cần ghi chép kịp thời, thường xuyên, không để sót bất kỳ thông tin nào.

- Việc sửa đổi, bổ sung nội dung nhật ký phải được thực hiện theo đúng quy định.

* Quy định về việc lưu trữ nhật ký kiểm toán:

- Nhật ký kiểm toán là tài liệu quan trọng của cơ quan Kiểm toán nhà nước, cần được lưu trữ theo quy định chung về hồ sơ kiểm toán.

- Thời gian lưu trữ nhật ký kiểm toán theo quy định của cơ quan Kiểm toán nhà nước.

* Tác dụng của nhật ký kiểm toán:

- Cung cấp thông tin về tiến độ thực hiện kế hoạch kiểm toán chi tiết.

- Giúp theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động của đoàn/tổ kiểm toán.

- Làm căn cứ để giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động kiểm toán.

- Là tài liệu quan trọng để thanh tra, kiểm tra hoạt động của cơ quan Kiểm toán nhà nước.

Nhật ký kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, khách quan, hiệu quả của hoạt động Kiểm toán nhà nước. Do đó, việc ghi chép nhật ký kiểm toán cần được thực hiện hàng ngày, nghiêm túc, đầy đủ và chính xác theo quy định.

 

2. Nội dung ghi chép trong nhật ký kiểm toán

Nội dung ghi chép trong nhật ký kiểm toán dựa theo các quy định tại Quyết định 12/QĐ-KTNN năm 2024:

- Tiến độ thực hiện kế hoạch kiểm toán chi tiết:

+ Ghi rõ các hạng mục công việc đã thực hiện theo kế hoạch, bao gồm: Tên hạng mục công việc; Thời gian bắt đầu và kết thúc thực hiện; Thành viên đoàn kiểm toán thực hiện; Kết quả thực hiện

+ Ghi chép chi tiết các trường hợp điều chỉnh kế hoạch kiểm toán chi tiết (nếu có), nêu rõ lý do và nội dung điều chỉnh.

- Các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán:

+ Ghi chép đầy đủ, chính xác các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán, bao gồm: Vấn đề về thủ tục pháp lý; Vấn đề về hoạt động nghiệp vụ; Vấn đề về tài chính, kế toán; Các vấn đề khác liên quan đến đối tượng kiểm toán

+ Phân tích nguyên nhân dẫn đến các vấn đề phát sinh.

- Phân tích, đánh giá kết quả kiểm toán:

+ Dựa trên các bằng chứng thu thập được, tiến hành phân tích, đánh giá kết quả kiểm toán đối với từng hạng mục công việc theo kế hoạch.

+ Đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật, quy định của đối tượng kiểm toán.

+ Xác định các sai sót, vi phạm (nếu có) và mức độ nghiêm trọng của sai sót, vi phạm.

- Ý kiến, kiến nghị của thành viên đoàn kiểm toán:

+ Ghi chép đầy đủ ý kiến, kiến nghị của các thành viên đoàn kiểm toán liên quan đến các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán và kết quả phân tích, đánh giá.

+ Đề xuất các giải pháp khắc phục các sai sót, vi phạm (nếu có).

- Các tài liệu, bằng chứng thu thập được trong quá trình kiểm toán:

+ Ghi chép rõ ràng, đầy đủ danh mục các tài liệu, bằng chứng thu thập được trong quá trình kiểm toán, bao gồm: Loại tài liệu, bằng chứng; Nguồn gốc, xuất xứ; Nội dung tóm tắt

+ Phân loại và đánh giá tính chính xác, tin cậy của các tài liệu, bằng chứng thu thập được.

- Lưu ý:

+ Nội dung ghi chép trong nhật ký kiểm toán phải được thực hiện theo đúng quy định, đảm bảo tính khách quan, trung thực, đầy đủ và chính xác.

+ Cần ghi chép kịp thời, thường xuyên và liên tục trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán.

+ Nhật ký kiểm toán cần được bảo quản cẩn thận và đúng quy định.

 

3. Lợi ích của việc ghi nhật ký kiểm toán hằng ngày

Việc ghi nhật ký kiểm toán hàng ngày mang lại nhiều lợi ích cho cả đoàn kiểm toán và cơ quan Kiểm toán nhà nước, cụ thể như sau:

* Đối với đoàn kiểm toán:

- Nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm toán:

+ Giúp theo dõi sát sao tiến độ thực hiện kế hoạch kiểm toán chi tiết, từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch phù hợp khi cần thiết.

+ Ghi nhận đầy đủ các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán, giúp đoàn kiểm toán có thể tập trung giải quyết hiệu quả các vấn đề quan trọng.

+ Phân tích, đánh giá kết quả kiểm toán một cách khách quan, chính xác, làm cơ sở để đưa ra ý kiến, kiến nghị phù hợp.

+ Lưu giữ tài liệu, bằng chứng thu thập được một cách khoa học, có hệ thống, giúp dễ dàng tra cứu, kiểm chứng khi cần thiết.

- Tăng cường tính minh bạch, khách quan của hoạt động kiểm toán:

+ Mọi hoạt động của đoàn kiểm toán được ghi chép rõ ràng, đầy đủ trong nhật ký, giúp đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra, giám sát.

+ Giúp hạn chế tối đa những sai sót, vi phạm trong quá trình kiểm toán, góp phần nâng cao uy tín của cơ quan Kiểm toán nhà nước.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh tra, kiểm tra hoạt động kiểm toán:

+ Nhật ký kiểm toán là tài liệu quan trọng để cơ quan thanh tra, kiểm tra đánh giá hoạt động của đoàn kiểm toán.

+ Giúp cơ quan thanh tra, kiểm tra xác định được những ưu điểm, nhược điểm trong hoạt động kiểm toán, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục phù hợp.

* Đối với cơ quan Kiểm toán nhà nước:

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của các đoàn kiểm toán:

+ Thông qua việc kiểm tra nhật ký kiểm toán của các đoàn kiểm toán, cơ quan Kiểm toán nhà nước có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động của các đoàn kiểm toán, từ đó có biện pháp chỉ đạo, điều chỉnh phù hợp.

+ Nắm bắt được những khó khăn, vướng mắc trong quá trình hoạt động của các đoàn kiểm toán, giúp có biện pháp hỗ trợ kịp thời.

- Nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán nhà nước:

+ Việc ghi nhật ký kiểm toán hàng ngày góp phần nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán nhà nước, đảm bảo tính minh bạch, khách quan, hiệu quả.

+ Giúp cơ quan Kiểm toán nhà nước rút ra kinh nghiệm từ các vụ việc kiểm toán, từ đó hoàn thiện hệ thống pháp lý, quy trình, thủ tục kiểm toán.

* Ngoài ra, việc ghi nhật ký kiểm toán hàng ngày còn có một số lợi ích khác như:

- Giúp các thành viên đoàn kiểm toán ghi nhớ và tóm tắt các nội dung quan trọng trong quá trình kiểm toán.

- Là tài liệu để đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trong ngành Kiểm toán nhà nước.

- Là tài liệu để tuyên truyền, phổ biến pháp luật về kiểm toán nhà nước.

Nhìn chung, việc ghi nhật ký kiểm toán hàng ngày là một việc làm cần thiết và có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động kiểm toán nhà nước. Do đó, các thành viên đoàn kiểm toán cần thực hiện nghiêm túc việc ghi chép nhật ký kiểm toán theo đúng quy định.

 

4. Một số lưu ý khi ghi nhật ký kiểm toán

Một số lưu ý khi ghi nhật ký kiểm toán theo quy định tại Quyết định 12/QĐ-KTNN năm 2024:

- Về nội dung ghi chép:

+ Đầy đủ, chính xác: Ghi chép đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến tiến độ thực hiện kế hoạch kiểm toán chi tiết, các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán, phân tích, đánh giá kết quả kiểm toán, ý kiến, kiến nghị của thành viên đoàn kiểm toán, các tài liệu, bằng chứng thu thập được.

+ Rõ ràng, dễ hiểu: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh viết tắt, sử dụng từ ngữ chuyên ngành khó hiểu.

+ Kịp thời, thường xuyên: Ghi chép kịp thời, thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán, không để sót漏 bất kỳ thông tin nào.

+ Có logic: Sắp xếp nội dung ghi chép một cách logic, khoa học để dễ dàng tra cứu, theo dõi.

- Về hình thức ghi chép:

+ Có thể ghi chép bằng tay hoặc sử dụng phần mềm tin học.

+ Nếu ghi chép bằng tay: Sử dụng bút mực có màu đen hoặc xanh, chữ viết rõ ràng, dễ đọc; Ghi chép trên giấy A4, có đóng dấu giáp lai.

+ Nếu ghi chép bằng phần mềm tin học: Sử dụng phần mềm tin học phù hợp với quy định của cơ quan Kiểm toán nhà nước; Sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh bị mất mát.

- Về bảo quản:

+ Nhật ký kiểm toán phải được bảo quản cẩn thận, đúng quy định.

+ Thời gian lưu trữ nhật ký kiểm toán theo quy định của cơ quan Kiểm toán nhà nước.

- Ngoài ra, cần lưu ý một số điểm sau:

+ Không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung đã ghi chép trong nhật ký kiểm toán.

+ Khi cần thiết phải sửa đổi, bổ sung nội dung nhật ký kiểm toán, phải ghi rõ lý do và thực hiện theo đúng quy định.

+ Cán bộ, công chức thực hiện ghi chép nhật ký kiểm toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung ghi chép.

Bằng cách thực hiện nghiêm túc các lưu ý trên, việc ghi nhật ký kiểm toán sẽ góp phần đảm bảo tính minh bạch, khách quan, hiệu quả của hoạt động kiểm toán nhà nước.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Kiểm toán nhà nước là gì? Lịch sử hình thành và phát triển của Kiểm toán nhà nước. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.