Có cần phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử hay không?

1. Có phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với hóa đơn điện tử không?

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã giúp các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tiết kiệm thời gian và công sức trong việc lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt khiến cho việc báo cáo này vẫn còn cần thiết.

- Trường hợp đầu tiên là khi hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố và chưa khắc phục được. Theo quy định tại khoản 2 Điều 20 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp này, Tổng cục Thuế sẽ thực hiện các biện pháp kỹ thuật để chuyển sang hệ thống dự phòng và thông báo về sự cố trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Tổng cục Thuế sẽ ủy quyền cho một số tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cấp mã hóa đơn trong thời gian cơ quan thuế gặp sự cố. Trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế không khắc phục được sự cố trong thời gian quy định, cơ quan thuế sẽ tiếp tục in và bán hóa đơn cho các tổ chức và cá nhân sử dụng.

- Sau khi sự cố được khắc phục, cơ quan thuế sẽ thông báo cho các tổ chức và cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Thời hạn để các tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua từ cơ quan thuế là chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế. Mẫu báo cáo này được quy định theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Trường hợp thứ hai là khi có các sự kiện phát sinh như chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể. Theo khoản 2 Điều 29 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp này, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cùng với hồ sơ quyết toán thuế.

- Trước đây, khi còn sử dụng hóa đơn giấy mua từ cơ quan thuế, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022 khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, tất cả các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, do đó không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa, trừ khi gặp phải một trong hai trường hợp nêu trên.

Tổng kết lại, hiện nay việc sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm bớt khó khăn và thủ tục phức tạp trong việc lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh chỉ cần nộp báo cáo trong hai trường hợp đặc biệt là khi hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố chưa khắc phục được và khi có sự kiện phát sinh như chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các doanh nghiệp và cá nhân, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc quản lý và theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn.

Lưu ý:

- Quy định về việc chuyển địa điểm kinh doanh đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh là một vấn đề quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Khi một đơn vị kinh doanh quyết định chuyển địa điểm kinh doanh từ một địa bàn đến một địa bàn khác, rất nhiều yếu tố phải được xem xét và thực hiện.

- Theo quy định hiện hành, khi một doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh quyết định chuyển địa điểm kinh doanh đến một địa bàn khác mà không còn nằm trong địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp, thì họ cần phải thực hiện việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê cho cơ quan thuế tại địa phương mới mà họ chuyển đến.

- Tuy nhiên, đối với tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đã sử dụng hóa đơn điện tử, thì không cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chuyển địa điểm kinh doanh, trừ khi có một số trường hợp đặc biệt được quy định cụ thể. Điều này nhằm giảm bớt thủ tục và công việc quản lý cho các đơn vị đã áp dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của mình.

Như vậy, việc chuyển địa điểm kinh doanh không còn là một trở ngại lớn đối với các tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử. Họ có thể thực hiện thủ tục chuyển địa điểm một cách thuận tiện hơn và tập trung vào việc phát triển kinh doanh của mình mà không phải lo lắng về công tác nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

2. Quy định về thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được xác định như sau:

- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh hàng quý đều phải mua hóa đơn từ cơ quan thuế và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cùng bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn này phải được nộp theo từng quý và chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn. Để việc nộp báo cáo được thực hiện chính xác, người nộp phải tuân thủ Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định trên.

- Trong trường hợp trong kỳ không có việc sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh vẫn cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, nhưng chỉ ghi số lượng hóa đơn sử dụng là không (= 0). Trong trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn và đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với số tồn bằng không (0), và trong kỳ hiện tại không mua và không sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Vì vậy, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được quy định như sau:

• Đối với Quý I: nộp chậm nhất vào ngày 30/4.
• Đối với Quý II: nộp chậm nhất vào ngày 31/7.
• Đối với Quý III: nộp chậm nhất vào ngày 31/10.
• Đối với Quý IV: nộp chậm nhất vào ngày 31/01 của năm sau.

3. Quy định về mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

Mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được quy định như sau:

- Hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày sẽ bị phạt cảnh cáo, tuy nhiên có thể xem xét giảm nhẹ mức phạt trong trường hợp có tình tiết giảm nhẹ.

- Hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày, hoặc lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Tuy nhiên, nếu tổ chức hoặc cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế, thì sẽ không bị xử phạt.

- Hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày đến 20 ngày sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

- Hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn từ 21 ngày đến 90 ngày sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

- Hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn từ 91 ngày trở lên, hoặc không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Trên đây là mức phạt áp dụng cho các hành vi chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định. Qua đó, nhằm thúc đẩy việc nộp báo cáo đúng hạn và đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong việc sử dụng hóa đơn.

>> Xem thêm: Lập sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC/26/AC bị phạt bao nhiêu ?

Chúng tôi luôn quan tâm và đặt lợi ích của quý khách hàng lên hàng đầu. Chính vì vậy, nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi, thắc mắc hoặc phản hồi nào liên quan đến bài viết hoặc vấn đề pháp lý, xin hãy đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp với chúng tôi. Chúng tôi đặt sẵn sàng sử dụng các kênh liên lạc để đáp ứng nhanh chóng mọi yêu cầu của quý khách. Quý khách có thể gọi điện đến hotline tư vấn pháp luật thuế: 1900.6162 hoặc gửi email tới địa chỉ: lienhe@luatminhkhue.vn. Đội ngũ chuyên viên tư vấn sẽ sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, kịp thời.