Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND xã theo Luật đất đai 2024

Đất đai không chỉ là tài nguyên quốc gia đặc biệt, là tư liệu sản xuất cơ bản mà còn là tài sản gắn liền với tâm tư, tình cảm và sự ổn định của mỗi gia đình Việt Nam. Chính vì tính chất phức tạp và giá trị kinh tế ngày càng cao, các tranh chấp về quyền sử dụng đất luôn chiếm tỷ lệ lớn trong các vụ việc dân sự, thường xuyên kéo dài và có nguy cơ gây mất đoàn kết cộng đồng. Trong bối cảnh đó, hòa giải tranh chấp đất đai tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã được xem là "phương thức vàng", là "cửa ngõ pháp lý" đầu tiên và quan trọng nhất để hóa giải mâu thuẫn ngay từ cơ sở.

Với sự ra đời của Luật Đất đai 2024, quy trình hòa giải không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mang tính hình thức, mà đã được nâng tầm thành một thiết chế dân chủ trực tiếp, đề cao tính tự nguyện và sự thấu hiểu giữa các bên. Luật mới không chỉ kế thừa những giá trị truyền thống về tình làng nghĩa xóm mà còn siết chặt kỷ cương, quy định rõ ràng về thời hạn, thành phần và giá trị pháp lý của biên bản hòa giải. Việc thấu hiểu chi tiết trình tự, thủ tục hòa giải tại UBND cấp xã theo quy định mới nhất không chỉ giúp các bên tranh chấp tìm thấy tiếng nói chung để tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn góp phần giảm tải áp lực cho hệ thống tòa án, giữ vững an ninh trật tự và thúc đẩy sự phát triển bền vững của xã hội.

1. Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai 

1.1. Điều kiện và tính bắt buộc của hòa giải tranh chấp đất đai tại cơ sở

Một trong những vấn đề gây tranh cãi và nhầm lẫn nhiều nhất trong thực tiễn áp dụng pháp luật đất đai là tính chất "bắt buộc" hay "tự nguyện" của quy trình hòa giải. Luật Đất đai 2024 đã làm rõ vấn đề này với một cấu trúc quy định tầng bậc. Theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024, quy trình giải quyết tranh chấp được chia thành hai giai đoạn với tính chất pháp lý khác nhau :

• Giai đoạn tự hòa giải và hòa giải ở cơ sở: Nhà nước khuyến khích các bên tranh chấp đất đai tự hòa giải hoặc giải quyết tranh chấp thông qua hòa giải ở cơ sở (thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố). Tại giai đoạn này, các bên có thể ngồi lại với nhau, hoặc nhờ Tổ hòa giải ở khu dân cư (thường gồm Bí thư chi bộ, Trưởng thôn, Trưởng ban công tác mặt trận) để tháo gỡ mâu thuẫn. Đây là bước hoàn toàn tự nguyện, không phải là điều kiện tiên quyết để khởi kiện.
• Giai đoạn hòa giải tại UBND cấp xã : Nếu tự hòa giải không thành, tranh chấp đất đai bắt buộc phải thực hiện hòa giải tại UBND cấp xã nơi có đất tranh chấp. Luật quy định rõ: “Trước khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai... các bên tranh chấp phải thực hiện hòa giải tại Ủy ban nhân dân cấp xã”.

Tính "bắt buộc" này có nghĩa là: Biên bản hòa giải (thành hoặc không thành) tại UBND cấp xã là một thành phần không thể thiếu trong hồ sơ khởi kiện tại Tòa án. Nếu người khởi kiện nộp đơn ra Tòa mà không kèm theo Biên bản hòa giải tại xã, Tòa án sẽ trả lại đơn khởi kiện với lý do "chưa đủ điều kiện khởi kiện" theo quy định của Bộ luật Tố tụng Dân sự (Điểm b Khoản 1 Điều 192 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 và các văn bản hướng dẫn thi hành). Quy định này nhằm mục đích giảm tải cho hệ thống Tòa án và tận dụng khả năng giải quyết tại chỗ của chính quyền địa phương, nơi nắm rõ nhất về nguồn gốc và hiện trạng đất đai.

1.2. Các loại tranh chấp đất đai không bắt buộc phải hòa giải 

Việc nhận diện đúng các trường hợp ngoại lệ này giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân, tránh việc bị các cơ quan hành chính đùn đẩy hoặc kéo dài thời gian không cần thiết. Các trường hợp ngoại lệ bao gồm:

- Tranh chấp về giao dịch dân sự, hợp đồng về quyền sử dụng đất: Ví dụ, ông A bán đất cho ông B, đã ký hợp đồng công chứng nhưng sau đó ông A không chịu bàn giao đất. Lúc này, ông B kiện ông A về hành vi vi phạm hợp đồng. Đây là tranh chấp hợp đồng, không phải tranh chấp ai là chủ đất (vì hợp đồng là căn cứ xác lập quyền). Tòa án có thể thụ lý ngay.

- Tranh chấp thừa kế quyền sử dụng đất: Khi cha mẹ mất để lại mảnh đất, các con tranh giành quyền hưởng. Bản chất là tranh chấp về hàng thừa kế và kỷ phần, thuộc lĩnh vực pháp luật dân sự về thừa kế.

- Tranh chấp tài sản chung vợ chồng khi ly hôn: Khi Tòa án giải quyết vụ án ly hôn, yêu cầu chia tài sản là quyền sử dụng đất được giải quyết cùng trong vụ án mà không cần tách ra để về xã hòa giải.

- Tranh chấp liên quan đến đất đai có yếu tố nước ngoài hoặc thuộc thẩm quyền của Trọng tài thương mại: Đối với các tranh chấp thương mại liên quan đến dự án đầu tư có sử dụng đất mà các bên có thỏa thuận trọng tài, Luật Đất đai 2024 lần đầu tiên ghi nhận thẩm quyền của Trọng tài thương mại (Điều 236), mở ra cơ chế giải quyết linh hoạt hơn cho doanh nghiệp, và dĩ nhiên, không nhất thiết phải qua hòa giải hành chính tại xã nếu bản chất là tranh chấp thương mại.

2. Thời hạn và thành phần hội đồng của công tác hòa giải

So với Luật Đất đai 2013, Điều 235 Luật Đất đai 2024 và Nghị định 151/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành đã mang lại những cải cách đáng kể về thủ tục, thời hạn và thành phần hội đồng, nhằm nâng cao tính thực chất của công tác hòa giải.

2.1. Thời hạn tổ chức hòa giải 

Một trong những điểm nghẽn lớn nhất của Luật Đất đai 2013 là thời hạn hòa giải kéo dài tới 45 ngày, chưa kể thực tế nhiều địa phương thường xuyên vi phạm thời hạn này, dẫn đến tình trạng "ngâm hồ sơ", gây bức xúc cho người dân và làm mất cơ hội đầu tư, kinh doanh của các bên.

Luật Đất đai 2024 đã mạnh mẽ cắt giảm thời hạn này: Việc hòa giải tranh chấp đất đai tại Ủy ban nhân dân cấp xã được thực hiện trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp đất đai. Sự thay đổi từ 45 ngày xuống 30 ngày (giảm 1/3 thời gian) là một áp lực lớn đối với bộ máy hành chính cấp xã, buộc họ phải làm việc khẩn trương và chuyên nghiệp hơn.

Trong vòng 30 ngày này, UBND xã phải hoàn tất công việc: từ tiếp nhận đơn, vào sổ, phân công cán bộ, thẩm tra hồ sơ, xác minh thực địa, lấy lời khai nhân chứng, thành lập hội đồng, gửi giấy mời và tổ chức phiên họp. Điều này đòi hỏi người dân cũng phải chủ động phối hợp cung cấp tài liệu nhanh chóng để đảm bảo tiến độ.

2.2. Thành phần Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai cấp xã

Để đảm bảo tính khách quan và khắc phục tình trạng hòa giải mang tính hình thức, Luật Đất đai 2024 và Nghị định 102/2024/NĐ-CP quy định rất chặt chẽ và mở rộng thành phần Hội đồng hòa giải. Nếu như trước đây, thành phần hội đồng có thể tinh giản, thì nay luật yêu cầu sự tham gia của nhiều thành phần mang tính đại diện xã hội cao. Thành phần Hội đồng bao gồm các nhóm chủ chốt sau:

Việc quy định chi tiết thành phần hội đồng như trên nhằm mục đích huy động tổng lực sức mạnh của hệ thống chính trị và xã hội tại cơ sở. Mục tiêu không chỉ là giải quyết tranh chấp về mặt pháp lý (đúng/sai) mà còn giải quyết về mặt tâm lý và tình cảm (hòa giải), hướng tới sự ổn định bền vững tại địa phương.

3. Trình tự, thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai 

Quy trình hòa giải được quy định chi tiết tại Điều 235 Luật Đất đai 2024. Để giúp người dân và các bên liên quan dễ dàng hình dung và thực hiện, chúng tôi hệ thống hóa quy trình này thành 04 bước chuẩn mực.

Bước 1: Nộp đơn yêu cầu hòa giải và tiếp nhận hồ sơ

Người có nhu cầu giải quyết tranh chấp (gọi là Người yêu cầu) nộp 01 bộ hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của UBND cấp xã. Hồ sơ gồm:

• Đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai (theo mẫu hoặc tự viết, đảm bảo đầy đủ thông tin nhân thân, nội dung vụ việc, yêu cầu giải quyết).
• Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ) hoặc các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất (nếu có).
• Các tài liệu chứng cứ khác: Biên bản đo đạc, giấy tờ mua bán tay, di chúc, hình ảnh hiện trạng...

Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu đầy đủ thì ghi vào Sổ tiếp nhận và trả Phiếu hẹn.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, UBND cấp xã phải thông báo bằng văn bản cho các bên tranh chấp và Văn phòng Đăng ký đất đai (hoặc Chi nhánh) về việc đã thụ lý đơn yêu cầu hòa giải. Quy định thông báo cho Văn phòng Đăng ký đất đai là điểm mới nhằm ngăn chặn tình trạng tẩu tán tài sản (chuyển nhượng, thế chấp) trong thời gian đang có tranh chấp.

Trường hợp đơn không thuộc thẩm quyền hoặc đã có bản án hiệu lực pháp luật, UBND xã trả đơn và hướng dẫn công dân đến cơ quan có thẩm quyền, đồng thời nêu rõ lý do bằng văn bản.

Bước 2: Thẩm tra, xác minh thực địa và thu thập chứng cứ

Sau khi thụ lý, Chủ tịch UBND xã giao nhiệm vụ cho công chức địa chính thực hiện các công việc sau:

• Nghiên cứu hồ sơ địa chính: Tra cứu Sổ mục kê, Sổ địa chính, Bản đồ địa chính qua các thời kỳ (299, 02, VLAP...) để xác định lịch sử biến động của thửa đất, xem ai là người kê khai, ai là người được cấp giấy, ranh giới cũ và mới có sự thay đổi ra sao.
• Xác minh thực địa (Bắt buộc): Tổ công tác của xã xuống hiện trường thửa đất. Tại đây, họ sẽ tiến hành đo đạc sơ bộ hoặc mời đơn vị đo đạc chuyên nghiệp (nếu cần thiết và các bên đồng ý chi trả chi phí) để xác định diện tích tranh chấp, vị trí các mốc giới bị xê dịch.
• Thu thập lời khai: Lấy ý kiến của những người sống liền kề (tứ cận), tổ trưởng dân phố, trưởng thôn và những người lớn tuổi trong khu vực về nguồn gốc và quá trình sử dụng đất của các bên. Việc này giúp làm sáng tỏ những "góc khuất" mà hồ sơ giấy tờ không thể hiện.

Bước 3: Thành lập Hội đồng hòa giải và mời các bên liên quan

Sau khi hoàn tất việc thẩm tra xác minh (nhưng vẫn phải đảm bảo nằm trong quỹ thời gian 30 ngày), Chủ tịch UBND xã ra Quyết định thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai đối với vụ việc cụ thể đó.

Gửi Giấy mời họp hòa giải đến:

• Người yêu cầu và người bị yêu cầu (các bên tranh chấp).
• Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan (ví dụ: người đang thuê đất, người nhận thế chấp...).
• Các thành viên Hội đồng hòa giải.
• Giấy mời phải được tống đạt hợp lệ, có ký nhận để làm căn cứ xác định việc vắng mặt sau này.

Bước 4: Tổ chức phiên họp hòa giải và lập biên bản

Phiên họp hòa giải diễn ra công khai, dân chủ tại trụ sở UBND xã hoặc tại nhà văn hóa thôn/tổ dân phố (tùy tình hình thực tế). Trình tự phiên họp thường diễn ra như sau:

• Chủ tịch Hội đồng tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần, thông qua nội quy phiên họp.
• Các bên tranh chấp trình bày quan điểm, yêu cầu và đưa ra chứng cứ bảo vệ lý lẽ của mình. Đây thường là giai đoạn căng thẳng nhất khi các bên tranh luận gay gắt.

Phân tích và Hòa giải:

• Cán bộ địa chính báo cáo kết quả xác minh nguồn gốc đất và hiện trạng pháp lý.
• Các thành viên Hội đồng (Mặt trận, Hội đoàn, người cao tuổi) phân tích về mặt tình cảm, đạo đức, tập quán địa phương, khuyên giải các bên "nhường cơm sẻ áo", giữ tình làng nghĩa xóm.
• Chủ tịch Hội đồng kết luận, đưa ra phương án hòa giải dựa trên quy định pháp luật và thực tế.

Lập Biên bản: Thư ký ghi chép toàn bộ diễn biến. Kết thúc phiên họp, biên bản phải được thông qua và ký xác nhận.

• Biên bản phải có chữ ký của: Chủ tịch Hội đồng, các bên tranh chấp có mặt, các thành viên Hội đồng.
• Đóng dấu của UBND cấp xã.
• Biên bản phải kết luận rõ ràng: Hòa giải thành (các bên thống nhất phương án giải quyết) hoặc Hòa giải không thành (các bên không tìm được tiếng nói chung).

Việc hòa giải chỉ được tiến hành khi các bên tranh chấp đều có mặt. Nếu một trong các bên vắng mặt lần thứ nhất, UBND xã phải hoãn và thông báo mời lần thứ hai. Nếu vẫn vắng mặt đến lần thứ hai thì được coi là hòa giải không thành.

4. Giá trị pháp lý của biên bản hòa giải thành và hòa giải không thành

Biên bản hòa giải là văn bản pháp lý quan trọng nhất kết thúc giai đoạn tiền tố tụng. Giá trị của nó không chỉ nằm ở việc ghi nhận sự việc mà còn là cơ sở để xác lập hoặc thay đổi quyền sở hữu tài sản.

4.1. Xử lý trường hợp hòa giải thành

Khi biên bản ghi nhận "Hòa giải thành", điều này có nghĩa là các bên đã đồng ý chấm dứt tranh chấp theo một thỏa thuận chung. Tuy nhiên, thỏa thuận này chưa có hiệu lực ngay lập tức.

Thời gian chờ (10 ngày): Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày lập biên bản hòa giải thành, nếu các bên tranh chấp có ý kiến bằng văn bản về nội dung khác với nội dung đã thống nhất trong biên bản, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức lại cuộc họp Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai để xem xét giải quyết đối với ý kiến bổ sung đó. Quy định này nhằm đảm bảo sự thỏa thuận là hoàn toàn tự nguyện, không bị ép buộc nhất thời trong phiên họp, cho phép các bên có "thời gian suy ngẫm" .

Đăng ký biến động (Cấp đổi Sổ đỏ): Nếu sau 10 ngày không có ý kiến gì, biên bản hòa giải thành có hiệu lực thi hành. Trường hợp hòa giải thành mà dẫn đến sự thay đổi về ranh giới, diện tích, người sử dụng đất thì trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày có văn bản công nhận kết quả hòa giải thành, các bên phải gửi văn bản công nhận kết quả hòa giải thành đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Văn phòng Đăng ký đất đai) để thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo quy định.

Nếu người dân không thực hiện bước đăng ký biến động này, thỏa thuận hòa giải chỉ có giá trị trên giấy tờ lưu tại xã, chưa có giá trị đối kháng với người thứ ba và chưa thay đổi pháp lý về quyền sở hữu. Đây là điểm mà người dân thường chủ quan bỏ qua.

4.2. Xử lý trường hợp hòa giải không thành

Trường hợp biên bản ghi nhận "Hòa giải không thành" (do các bên không thỏa thuận được hoặc một bên vắng mặt 2 lần), tranh chấp sẽ chuyển sang giai đoạn giải quyết chính thức bởi cơ quan có thẩm quyền. UBND cấp xã có trách nhiệm hướng dẫn các bên tranh chấp gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết tiếp theo.

Đối với đất đã có Giấy chứng nhận (Sổ đỏ) hoặc giấy tờ theo Điều 137 Luật Đất đai 2024 Thẩm quyền giải quyết thuộc về Tòa án nhân dân.

Đối với đất không có giấy tờ Luật Đất đai 2024 cho phép người dân có quyền lựa chọn một trong hai hình thức:

• Nộp đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp tại UBND cấp có thẩm quyền (Cấp xã nếu tranh chấp giữa cá nhân; Cấp tỉnh nếu tranh chấp liên quan đến tổ chức).
• Nếu không đồng ý với quyết định giải quyết của UBND, người dân có quyền khởi kiện ra Tòa án hành chính. Khởi kiện trực tiếp ra Tòa án nhân dân theo thủ tục tố tụng dân sự. Sự mở rộng thẩm quyền này của Tòa án (cho phép thụ lý cả đất không có giấy tờ) là một bước tiến lớn, đảm bảo quyền tiếp cận công lý của người dân được tốt hơn so với cơ chế hành chính cũ.

Kết luận

Tổng kết lại, thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã theo Luật Đất đai 2024 đã thể hiện rõ tư duy quản lý hiện đại: Lấy dân làm gốc và lấy sự đồng thuận làm mục tiêu cốt lõi. Việc quy định hòa giải cơ sở là một bước đệm bắt buộc (hoặc khuyến khích tùy trường hợp) trước khi đưa vụ việc ra cơ quan tài phán không chỉ là giải pháp kỹ thuật nhằm sàng lọc tranh chấp, mà còn là nỗ lực của Nhà nước trong việc bảo vệ các mối quan hệ xã hội tại địa phương.

Sự thành công của một ca hòa giải không chỉ nằm ở việc ký vào bản biên bản "hòa giải thành", mà quan trọng hơn là việc xóa bỏ được những rạn nứt trong tình làng nghĩa xóm, ngăn chặn những xung đột phát sinh sau này. Tuy nhiên, để các quy định của Luật Đất đai 2024 thực sự đi vào đời sống, đòi hỏi sự nỗ lực từ hai phía: Một bộ máy cán bộ địa phương có đủ năng lực, sự công tâm, am hiểu pháp luật và một cộng đồng dân cư có ý thức thượng tôn pháp luật, sẵn sàng đối thoại trên tinh thần thiện chí. Khi hòa giải thực sự trở thành công cụ của lòng dân và lẽ phải, chúng ta không chỉ giải quyết được những mét vuông đất tranh chấp, mà còn xây dựng được một nền tảng xã hội ổn định, nhân văn, nơi mà mọi quyền lợi hợp pháp về đất đai đều được trân trọng và bảo vệ một cách bền vững nhất.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!