1. Quy trình đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên

Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư số 01/2021/TT-BTP, các thủ tục liên quan đến việc đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên được thực hiện như sau:

Người nộp đơn có thể chọn nộp trực tiếp tại cơ quan Sở Tư pháp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính một bộ hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên. Đối với tổ chức công chứng, hồ sơ này phải được gửi từ đơn vị của họ đến Sở Tư pháp tại địa phương nơi hoạt động.
Hồ sơ đăng ký gồm các tài liệu sau:

Mẫu đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-06).

Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại của công chứng viên.

Ảnh chân dung của công chứng viên kích thước 2cm x 3cm.

Chứng minh là hội viên Hội công chứng viên địa phương.

Chứng minh nơi cư trú của công chứng viên tại tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương mà tổ chức công chứng đăng ký hoạt động.

Các tài liệu liên quan đến việc thu hồi Chứng chỉ hành nghề luật sư, Chứng chỉ hành nghề đấu giá, hoặc quyết định miễn nhiệm Thừa phát lại, cùng với bằng chứng chấm dứt công việc thường xuyên khác.

Chứng minh về việc xóa đăng ký hành nghề tại tổ chức công chứng trước đó hoặc cam kết không tham gia hành nghề công chứng từ khi được bổ nhiệm lại.

Trong khoảng thời gian 07 ngày, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp sẽ tiến hành xem xét và ra quyết định về việc đăng ký hành nghề cũng như cấp Thẻ công chứng viên. Trong trường hợp từ chối, Sở Tư pháp sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trong khoảng thời gian 03 ngày, kể từ ngày ban hành quyết định, Sở Tư pháp sẽ gửi thông báo quyết định đến người đăng ký hành nghề và tổ chức công chứng đã nộp hồ sơ.
Thông tin về công chứng viên bao gồm họ tên, số và ngày cấp Thẻ công chứng viên cùng với tên tổ chức công chứng sẽ được đăng tải trên phần mềm quản lý công chứng của Bộ Tư pháp và Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp.
Thẻ công chứng viên sẽ được cấp bởi Bộ Tư pháp và phôi Thẻ sẽ được phát hành bởi cơ quan này.
Công chứng viên chỉ được thực hiện ký văn bản công chứng sau khi đã hoàn thành quá trình đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên từ phía Sở Tư pháp.
Sau khi hoàn thành quy trình đăng ký và cấp Thẻ công chứng viên, công chứng viên sẽ không được phép tham gia làm việc theo hợp đồng tại các công ty khác, giữ các vị trí lãnh đạo trong tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp hoặc tham gia vào các công việc đòi hỏi làm việc trong giờ hành chính khác.

2. Có được cho thuê bằng công chứng viên hay không theo quy định?

Công chứng viên là những cá nhân được đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn theo quy định trong Luật Công chứng và có ủy quyền từ Bộ trưởng Bộ Tư pháp để thực hiện nghề công chứng.

Theo Điều 17 của Luật Công chứng năm 2014, công chứng viên được phân định các quyền và nghĩa vụ sau:

Quyền của công chứng viên:

Bảo đảm quyền hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.
Tham gia vào việc thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo hợp đồng với tổ chức hành nghề công chứng.
Thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch, và bản dịch theo quy định của Luật Công chứng.
Yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan cung cấp thông tin và tài liệu liên quan đến việc công chứng.
Có quyền từ chối công chứng các hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật hoặc trái với đạo đức xã hội.
Hưởng các quyền khác theo quy định của Luật và các văn bản liên quan khác.

Nghĩa vụ của công chứng viên:

Tuân thủ các nguyên tắc của nghề công chứng.
Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng.
Tôn trọng và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng.
Giải thích rõ ràng về quyền, nghĩa vụ, và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, cũng như ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng. Nếu từ chối yêu cầu công chứng, công chứng viên phải giải thích lý do một cách minh bạch.
Bảo mật thông tin liên quan đến công chứng trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản hoặc theo quy định pháp luật.
Tham gia đào tạo nghiệp vụ công chứng hàng năm.
Chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản công chứng của mình trước pháp luật và người yêu cầu. Cũng như chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng công chứng mà mình tham gia và công chứng viên hợp danh.
Tham gia vào các tổ chức xã hội - nghề nghiệp liên quan đến công chứng viên.
Chấp hành sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tổ chức hành nghề công chứng mà mình tham gia, và các tổ chức xã hội - nghề nghiệp mà mình là thành viên.
Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan.

Nếu xét về khía cạnh quyền và nghĩa vụ, Luật Công chứng năm 2014 không đề cập đến việc công chứng viên có thể cho người khác thuê bằng. Thực tế, việc này thường xuất phát từ mong muốn mở một Văn phòng công chứng nhưng không đủ điều kiện theo quy định. Do đó, vấn đề này cần được xem xét cẩn thận để tránh vi phạm và có thể dẫn đến thu hồi thẻ công chứng viên một cách vĩnh viễn.

3. Mức phạt hành vi cho thuê, mượn thẻ công chứng viên

Theo quy định tại Điều 15 của Nghị định 82/2020/NĐ-CP, về việc xử phạt tài chính đối với những cá nhân vi phạm trong lĩnh vực hoạt động hành nghề công chứng, chúng ta có các khoản quy định sau đây:

Người vi phạm hành vi cho người khác sử dụng thẻ công chứng viên để thực hiện hoạt động hành nghề công chứng sẽ phải chịu mức phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng.
Trường hợp người vi phạm sử dụng thẻ công chứng viên của người khác để tiến hành hoạt động hành nghề công chứng, mức phạt tài chính áp dụng sẽ nằm trong khoảng từ 15 triệu đồng đến 25 triệu đồng.
Để đảm bảo tính công bằng và xử lý nghiêm minh hơn đối với những hành vi vi phạm nghiêm trọng, Nghị định quy định mức phạt bổ sung là tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên. Thời gian tước quyền sử dụng thẻ này sẽ kéo dài từ 06 tháng đến 09 tháng đối với những trường hợp vi phạm tại điểm c khoản 4 của Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, để khắc phục hậu quả của hành vi vi phạm, quy định rằng tổ chức hành nghề công chứng mà hồ sơ công chứng đã được lưu trữ phải thực hiện việc thông báo cho các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan đến hành vi vi phạm.

Đáng lưu ý, nếu tổ chức hành nghề công chứng vi phạm tương tự như các cá nhân, mức phạt tài chính áp dụng sẽ tương đương với 02 lần mức phạt đối với cá nhân.

Tóm lại, việc cho thuê hoặc mượn thẻ công chứng với mục đích sử dụng có thể dẫn đến mức phạt tiền cao nhất là 15 triệu đồng và thời gian tước quyền sử dụng thẻ lên đến 09 tháng, tuỳ thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm của hành động.

Công ty Luật Minh Khuê tự hào là người đồng hành cùng quý vị trên hành trình tìm hiểu và thấu hiểu những kiến thức về pháp luật độc đáo và quan trọng. Chúng tôi luôn đặt mục tiêu truyền tải sự am hiểu sâu rộ về các vấn đề liên quan đến pháp lý, để quý vị có thể tự tin và hiểu rõ hơn về quyền lợi và nghĩa vụ của mình.

Chúng tôi tin rằng, trên mọi con đường pháp lý, luôn tồn tại những thách thức và câu hỏi mà quý vị cần sự hỗ trợ. Vì vậy, nếu quý vị đang đối mặt với bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có những thắc mắc riêng, chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ quý vị. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến, sẵn sàng đón nhận mọi yêu cầu và giải đáp mọi thắc mắc qua số hotline độc quyền: 1900.6162.

Ngoài ra, để giúp quý vị thuận tiện hơn trong việc chia sẻ thông tin và yêu cầu, chúng tôi cũng mở ra cánh cửa giao tiếp qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Hãy gửi chi tiết những vấn đề mà quý vị đang quan tâm, và đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ nhanh chóng và chính xác tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc của quý vị.

Chúng tôi luôn đánh giá cao mối quan hệ hợp tác và tin tưởng của quý vị, và cam kết sẽ đồng hành cùng quý vị trên mọi nẻo đường pháp lý.