Trong hoạt động công chứng, lời chứng của công chứng viên giữ vai trò đặc biệt quan trọng vì đây là phần thể hiện trực tiếp ý chí xác nhận của người hành nghề đối với tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và giấy tờ liên quan. Lời chứng không chỉ là thủ tục hình thức mà còn là căn cứ pháp lý bảo đảm giá trị chứng cứ và hiệu lực thi hành của văn bản công chứng. Việc ghi nhận đầy đủ, chính xác các nội dung trong lời chứng giúp phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia và nâng cao trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên. Do đó, pháp luật quy định cụ thể những thành phần bắt buộc phải có trong lời chứng nhằm bảo đảm tính thống nhất và chặt chẽ trong thực tiễn áp dụng. Tìm hiểu rõ lời chứng của công chứng viên phải có những nội dung gì vì thế là vấn đề cần thiết đối với cả người hành nghề lẫn người yêu cầu công chứng.
1. Lời chứng của công chứng viên là gì?
Lời chứng của công chứng viên là phần nội dung do công chứng viên ghi nhận trong văn bản công chứng nhằm xác nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Đây là sự thể hiện chính thức ý kiến chuyên môn và trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên sau khi đã kiểm tra hồ sơ, chủ thể và nội dung giao dịch. Thông qua lời chứng, công chứng viên khẳng định việc ký kết được thực hiện tự nguyện, đúng thủ tục và phù hợp quy định pháp luật. Lời chứng không chỉ mang tính hình thức mà còn là căn cứ làm phát sinh giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Về bản chất, lời chứng đóng vai trò như một cam kết pháp lý của công chứng viên đối với Nhà nước và người yêu cầu công chứng. Nội dung này giúp bảo đảm độ tin cậy, an toàn pháp lý và giá trị chứng cứ của văn bản khi tham gia các quan hệ dân sự, thương mại. Nhờ có lời chứng, giao dịch được phòng ngừa rủi ro tranh chấp, gian lận hoặc giả mạo chữ ký. Đồng thời, nó cũng là cơ sở để xác định trách nhiệm của công chứng viên nếu xảy ra sai sót trong quá trình hành nghề. Vì vậy, lời chứng được xem là yếu tố trung tâm quyết định hiệu lực và sức bảo đảm pháp lý của hoạt động công chứng.
2. Nội dung lời chứng của công chứng viên
Căn cứ khảon 1 Điều 48 Luật công chứng năm 2024, lời chứng của công chứng viên đối với giao dịch phải ghi rõ các nội dung sau đây:
- Thời điểm, địa điểm công chứng:
Lời chứng trước hết phải ghi nhận chính xác thời điểm tiến hành công chứng bằng ngày, tháng, năm và khi cần có thể xác định cả giờ, phút thực hiện. Thông tin này giúp định vị khoảnh khắc pháp lý mà giao dịch được xác lập và có giá trị. Đồng thời, địa điểm công chứng cũng phải được thể hiện rõ, cho biết việc thực hiện diễn ra tại trụ sở hay ngoài trụ sở. Việc xác định không gian thực hiện nhằm bảo đảm hoạt động công chứng đúng thẩm quyền và đúng trình tự. Những dữ liệu này còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu hồ sơ, giải quyết tranh chấp và xác định trách nhiệm khi phát sinh vấn đề.
- Thông tin về chủ thể thực hiện công chứng:
Lời chứng cần thể hiện đầy đủ họ tên công chứng viên trực tiếp ký xác nhận văn bản. Bên cạnh đó, tên của tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên làm việc cũng phải được ghi rõ ràng. Sự xác định cụ thể này giúp cá thể hóa trách nhiệm nghề nghiệp của người thực hiện công chứng. Đồng thời, nó còn xác định trách nhiệm pháp nhân của tổ chức trong việc quản lý và bảo đảm chất lượng dịch vụ. Nhờ vậy, hoạt động công chứng trở nên minh bạch và dễ dàng kiểm soát hơn.
- Điều kiện chủ thể và tính hợp pháp của giao dịch:
Một nội dung quan trọng của lời chứng là xác nhận các bên tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện khi ký kết. Công chứng viên phải đánh giá và bảo đảm họ có đầy đủ năng lực hành vi dân sự để tự mình xác lập quyền, nghĩa vụ. Song song đó, nội dung và mục đích của giao dịch phải được kiểm tra để không vi phạm điều cấm. Giao dịch cũng không được trái với chuẩn mực đạo đức xã hội và lợi ích chung. Qua việc thẩm định này, công chứng thực hiện chức năng phòng ngừa rủi ro pháp lý ngay từ giai đoạn đầu.
- Chứng nhận chữ ký, điểm chỉ:
Lời chứng phải xác nhận chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trên văn bản đúng là của người yêu cầu công chứng. Khi có người làm chứng hoặc người phiên dịch tham gia, chữ ký của các chủ thể này cũng cần được xác nhận tương tự. Việc ký kết phải được thực hiện trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên để bảo đảm tính khách quan. Trong một số trường hợp, chữ ký có thể được đối chiếu theo cơ chế đăng ký chữ ký mẫu. Những yêu cầu này góp phần ngăn ngừa giả mạo và bảo vệ giá trị chứng cứ của văn bản công chứng.
- Trách nhiệm của công chứng viên:
Lời chứng đồng thời thể hiện rõ trách nhiệm pháp lý của công chứng viên đối với giao dịch đã xác nhận. Điều đó cho thấy công chứng viên không chỉ chứng thực hình thức mà còn chịu trách nhiệm về tính hợp pháp và xác thực của nội dung. Khi xảy ra sai sót gây thiệt hại, đây sẽ là căn cứ xác định nghĩa vụ bồi thường. Quy định này buộc công chứng viên phải thận trọng, khách quan và tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp. Nhờ vậy, người dân có thêm niềm tin vào giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
- Thông tin trong trường hợp đặc biệt:
Trong những hoàn cảnh đặc thù, lời chứng cần ghi rõ lý do việc công chứng được thực hiện ngoài trụ sở. Nếu có người làm chứng hoặc người phiên dịch tham gia thì cũng phải nêu cụ thể để phản ánh đầy đủ quá trình thực hiện. Việc mô tả các điều kiện này giúp chứng minh thủ tục được tiến hành khách quan và phù hợp với thực tế. Nhờ đó, hoạt động công chứng vẫn bảo đảm tính hợp pháp và minh bạch dù diễn ra trong điều kiện khác thường. Thông tin đầy đủ còn góp phần hạn chế khiếu nại, tranh chấp về quy trình thực hiện sau này.
3. Hình thức lời chứng của công chứng viên
Căn cứ khoản 2 Điều 48 Luật công chứng năm 2024, lời chứng của công chứng viên phải tuân thủ hình thức như sau:
- Đối với văn bản công chứng truyền thống:
Lời chứng bắt buộc phải có chữ ký trực tiếp của công chứng viên để xác nhận việc kiểm tra và chứng nhận giao dịch. Bên cạnh đó, văn bản còn phải được đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng nhằm thể hiện tư cách pháp nhân và sự bảo đảm của đơn vị thực hiện. Hai yếu tố này là điều kiện không thể thiếu để lời chứng phát sinh giá trị pháp lý trên thực tế. Chữ ký và con dấu đồng thời khẳng định trách nhiệm nghề nghiệp của cả cá nhân công chứng viên và tổ chức quản lý. Nếu thiếu một trong hai thành phần này, văn bản có thể bị xem là không hợp lệ và vô hiệu về mặt hình thức.
- Đối với văn bản công chứng điện tử:
Đối với văn bản công chứng điện tử, yêu cầu về xác nhận được thể hiện thông qua chữ ký số của công chứng viên thay cho chữ ký tay truyền thống. Đồng thời, tổ chức hành nghề công chứng cũng phải sử dụng chữ ký số để xác nhận tư cách và trách nhiệm của mình đối với văn bản. Cơ chế này giúp bảo đảm tính xác thực của chủ thể ký và ngăn ngừa việc giả mạo thông tin. Việc áp dụng chữ ký số còn bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu, tránh bị chỉnh sửa hoặc thay đổi sau khi ký. Nhờ đó, văn bản điện tử vẫn có giá trị chứng cứ và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong hoạt động công chứng.
4. Nguyên tắc soạn thảo lời chứng của công chứng viên
Khi soạn thảo lời chứng, công chứng viên phải tuân thủ nguyên tắc soạn thảo theo khoản 3 Điều 48 Luật công chứng năm 2024 như sau:
- Nghĩa vụ soạn thảo phù hợp từng giao dịch:
Công chứng viên phải căn cứ vào tính chất, đặc điểm và mục đích của từng loại hợp đồng, giao dịch để xây dựng nội dung lời chứng tương ứng. Việc soạn thảo cần bảo đảm sự cụ thể, sát thực tế, tránh lối ghi chép rập khuôn hoặc mang tính hình thức. Nội dung lời chứng phải phản ánh đúng bản chất pháp lý của quan hệ giao dịch mà các bên xác lập. Cách thể hiện linh hoạt, chính xác góp phần nâng cao chất lượng chuyên môn và uy tín nghề nghiệp của công chứng viên. Nhờ đó, văn bản công chứng trở nên rõ ràng, dễ hiểu và bảo đảm giá trị pháp lý khi áp dụng.
- Các hành vi bị cấm khi soạn thảo lời chứng:
Trong quá trình soạn thảo lời chứng, công chứng viên không được đưa vào những nội dung nhằm trốn tránh hoặc loại trừ trách nhiệm nghề nghiệp của mình. Mọi thông tin thể hiện trong lời chứng phải tuân thủ quy định pháp luật, tuyệt đối không được ghi nhận điều trái quy định. Đồng thời, nội dung cũng không được đi ngược lại các chuẩn mực đạo đức xã hội hoặc lợi ích chung. Những giới hạn này nhằm bảo đảm tính trung thực, khách quan và nghiêm túc của hoạt động công chứng. Qua đó khẳng định lời chứng là một cam kết pháp lý chặt chẽ chứ không chỉ là tuyên bố mang tính hình thức.
Kết luận
Như vậy, lời chứng của công chứng viên là bộ phận không thể tách rời và giữ vai trò quyết định đối với giá trị pháp lý của văn bản công chứng, bởi đây chính là sự xác nhận chính thức của công chứng viên về tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Thông qua lời chứng, công chứng viên thể hiện việc đã kiểm tra giấy tờ, đánh giá năng lực hành vi dân sự, xác định ý chí tự nguyện và sự phù hợp của nội dung giao dịch với quy định pháp luật. Việc ghi nhận đầy đủ các nội dung bắt buộc giúp bảo đảm tính chặt chẽ, minh bạch và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý có thể phát sinh. Đồng thời, lời chứng còn là căn cứ để xác định trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên khi xảy ra sai sót hoặc tranh chấp. Nếu lời chứng được lập chính xác, văn bản công chứng sẽ có giá trị chứng cứ vững chắc và được các cơ quan, tổ chức, cá nhân tin cậy. Ngược lại, sự thiếu sót hoặc cẩu thả trong lời chứng có thể làm giảm hiệu lực pháp lý của văn bản và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích của các bên tham gia. Chỉ khi lời chứng được lập đúng chuẩn mực, hoạt động công chứng mới thực sự phát huy vai trò bảo đảm an toàn pháp lý cho đời sống dân sự và kinh tế.
Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
