Công chứng viên không được thành lập Văn phòng công chứng mới trong trường hợp nào?

Trong hoạt động công chứng, việc thành lập Văn phòng công chứng là một quyền quan trọng của công chứng viên, thể hiện tính chủ động và độc lập trong hành nghề. Tuy nhiên, để bảo đảm sự ổn định của tổ chức hành nghề và ngăn ngừa việc lợi dụng quyền thành lập văn phòng vì mục đích không phù hợp, pháp luật đã đặt ra những giới hạn nhất định. Theo quy định mới nhất của Luật Công chứng, trong một số trường hợp cụ thể, công chứng viên không được thành lập Văn phòng công chứng mới.

1. Nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng ở đâu? 

Theo quy định khoản 1 Điều 24 của Luật Công chứng 2024, việc thành lập Văn phòng công chứng không chỉ đòi hỏi công chứng viên đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chủ thể, kinh nghiệm hành nghề và cơ sở vật chất, mà còn phải thực hiện đúng trình tự, thủ tục hành chính theo quy định. Trong đó, xác định đúng cơ quan tiếp nhận hồ sơ là bước quan trọng, bảo đảm quá trình xem xét, thẩm định được thực hiện hợp pháp và thuận lợi.

Cụ thể, công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải lập hồ sơ và nộp tại Sở Tư pháp nơi dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng. Đây là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, có chức năng tham mưu và giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên địa bàn.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Sở Tư pháp sẽ tiến hành kiểm tra, thẩm định các điều kiện thành lập theo quy định, bao gồm điều kiện về số lượng công chứng viên, trụ sở, cơ sở vật chất và sự phù hợp với quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương. Trên cơ sở đó, Sở Tư pháp có ý kiến tham mưu để Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập hay từ chối (nếu không đủ điều kiện).

Như vậy, cơ quan tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng không phải là Bộ Tư pháp mà là Sở Tư pháp cấp tỉnh nơi dự kiến thành lập, nhằm bảo đảm sự quản lý thống nhất theo địa bàn và phù hợp với nhu cầu thực tiễn của từng địa phương.

2. Công chứng viên không được thành lập Văn phòng công chứng mới trong trường hợp nào?

Theo quy định của khoản 2 điều 24 Luật Công chứng 2024, không phải mọi công chứng viên đều có quyền tự do thành lập hoặc tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới. Nhằm bảo đảm tính ổn định trong tổ chức hành nghề, tránh xung đột lợi ích và duy trì trật tự quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng, pháp luật đã đặt ra một số trường hợp hạn chế quyền này. Các quy định này thể hiện nguyên tắc minh bạch, chuyên nghiệp và trách nhiệm trong hoạt động hành nghề công chứng. 

Công chứng viên thuộc một trong các trường hợp sau đây không được thành lập, tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới:

- Đang là viên chức của Phòng công chứng

Công chứng viên đang là viên chức làm việc tại Phòng công chứng (đơn vị sự nghiệp công lập) không được thành lập hoặc tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới. Quy định này nhằm tách bạch rõ ràng giữa mô hình công chứng công lập và tư nhân, tránh tình trạng một cá nhân đồng thời tham gia hai cơ chế tổ chức khác nhau, có thể dẫn đến xung đột về nghĩa vụ, trách nhiệm và quản lý nhân sự.

- Đang là thành viên hợp danh của một Văn phòng công chứng

Trường hợp công chứng viên đang là thành viên hợp danh của một Văn phòng công chứng thì không được tiếp tục thành lập hoặc tham gia thành lập Văn phòng công chứng khác. Thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm vô hạn đối với hoạt động của Văn phòng công chứng mà mình tham gia, do đó việc đồng thời tham gia thêm một tổ chức khác có thể làm phát sinh rủi ro về trách nhiệm pháp lý và ảnh hưởng đến sự ổn định trong quản lý, điều hành.

- Đang là Trưởng Văn phòng công chứng tổ chức theo loại hình doanh nghiệp tư nhân

Công chứng viên đang giữ chức danh Trưởng Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân cũng không được thành lập hoặc tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới. Bởi lẽ, trong mô hình doanh nghiệp tư nhân, Trưởng Văn phòng đồng thời là chủ doanh nghiệp và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động của Văn phòng. Việc thành lập thêm tổ chức mới có thể dẫn đến chồng chéo trách nhiệm và ảnh hưởng đến sự tập trung quản lý.

- Chưa hết thời hạn 02 năm theo quy định của khoản 6 Điều 27, khoản 5 Điều 31 và khoản 4 Điều 34 của Luật này.

Công chứng viên chưa hết thời hạn 02 năm theo các quy định liên quan của Luật (ví dụ: thời hạn hạn chế sau khi chấm dứt tư cách thành viên hợp danh, chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi mô hình tổ chức…) thì cũng không được thành lập hoặc tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới. Quy định này nhằm ngăn ngừa tình trạng lợi dụng việc thay đổi tổ chức để né tránh trách nhiệm pháp lý hoặc gây xáo trộn hệ thống tổ chức hành nghề công chứng.

Như vậy, các trường hợp bị hạn chế quyền thành lập hoặc tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới được đặt ra nhằm bảo đảm tính ổn định, minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động hành nghề. Đây là cơ chế kiểm soát cần thiết để hệ thống tổ chức hành nghề công chứng phát triển bền vững, tránh tình trạng tùy tiện, chồng chéo và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người dân khi sử dụng dịch vụ công chứng.

3. Hồ sơ, trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng

Theo quy định Điều 19 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, việc thành lập Văn phòng công chứng phải được thực hiện theo đúng hồ sơ, trình tự và thủ tục do pháp luật quy định. Đây là cơ sở để cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét tính cần thiết, tính hợp pháp và tính khả thi của việc thành lập, bảo đảm sự phát triển phù hợp của hệ thống tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương.

3.1. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

Theo khoản 1 điều 19 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, Hồ sơ đề nghị thành lập bao gồm các giấy tờ chủ yếu sau:

Thứ nhất, Đề án thành lập Văn phòng công chứng

Đề án phải làm rõ sự cần thiết thành lập; dự kiến về tổ chức bộ máy, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở; điều kiện cơ sở vật chất; kế hoạch triển khai thực hiện.

Đối với Văn phòng công chứng tổ chức theo loại hình công ty hợp danh, đề án phải nêu rõ giá trị và tỷ lệ góp vốn của từng công chứng viên hợp danh, thời hạn góp vốn (trước thời điểm nộp hồ sơ đăng ký hoạt động).]

Đối với Văn phòng công chứng tổ chức theo loại hình doanh nghiệp tư nhân, đề án phải thể hiện thông tin về vốn đầu tư của Trưởng Văn phòng công chứng.

Thứ hai, giấy tờ về nhân sự chủ chốt.

Đối với mô hình công ty hợp danh: gồm Quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên hợp danh dự kiến và Dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng.

Đối với mô hình doanh nghiệp tư nhân: gồm Quyết định bổ nhiệm của công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng.

Các giấy tờ này phải là bản chính, bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử theo quy định.

Thứ ba, giấy tờ chứng minh thời gian hành nghề.

Công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng phải có giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên.

Nội dung chủ yếu của Dự thảo Điều lệ (đối với công ty hợp danh) bao gồm:

• Tên và địa chỉ trụ sở;
• Thông tin các công chứng viên hợp danh;
• Tổng vốn điều lệ, giá trị và tỷ lệ góp vốn;
• Quyền và nghĩa vụ của các thành viên;
• Cơ cấu tổ chức; quyền và nghĩa vụ của Trưởng Văn phòng;
• Nguyên tắc trả lương, phân chia thu nhập;
• Nguyên tắc giải quyết tranh chấp;
• Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ.

- Nộp hồ sơ: Công chứng viên đáp ứng đủ điều kiện theo luật định lập 01 bộ hồ sơ và nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến đến Sở Tư pháp nơi dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng.

3.2 Trình tự giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có văn bản trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định; nếu từ chối phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp và hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập; trường hợp từ chối cũng phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có nội dung chưa rõ, Sở Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có quyền yêu cầu bổ sung, làm rõ. Thời hạn giải quyết được tính lại từ ngày nhận đủ thông tin bổ sung.

Như vậy, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng được thiết kế theo cơ chế hai cấp (Sở Tư pháp thẩm định – Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định), bảo đảm tính chặt chẽ, minh bạch và phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng.

Kết luận 

Việc giới hạn quyền thành lập Văn phòng công chứng trong những trường hợp nhất định không phải là sự thu hẹp quyền hành nghề, mà là cơ chế kiểm soát cần thiết để bảo đảm tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của công chứng viên. Quy định của Luật Công chứng đã tạo ra sự cân bằng giữa quyền tự do hành nghề và yêu cầu quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng. Qua đó, hệ thống tổ chức hành nghề công chứng được phát triển ổn định, tránh tình trạng tràn lan, thiếu kiểm soát, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và củng cố niềm tin của người dân vào hoạt động công chứng.

Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!