1. Có được dùng tên viết tắt của doanh nghiệp để sử dụng trên hóa đơn?
Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải chứa đựng các thông tin quan trọng sau đây:
- Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp:
+ Xác định tên đầy đủ và chính xác của doanh nghiệp.
+ Ghi rõ mã số doanh nghiệp, đảm bảo tính độc nhất và nhận dạng doanh nghiệp trong hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp: Chỉ định địa chỉ chính xác của trụ sở chính, nơi mà doanh nghiệp thực hiện các hoạt động quản lý và quyết định chiến lược.
- Thông tin về người đại diện theo pháp luật:
+ Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của người đại diện theo pháp luật.
+ Số giấy tờ pháp lý liên quan đến người đại diện theo pháp luật.
+ Đối với các loại doanh nghiệp như công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần.
- Thông tin về thành viên hoặc chủ doanh nghiệp:
+ Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của cá nhân đối với thành viên hợp danh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân.
+ Số giấy tờ pháp lý liên quan đến cá nhân hoặc tổ chức thành viên.
+ Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, cần cung cấp tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của các thành viên là tổ chức.
+ Đối với các thành viên là cá nhân, cung cấp thông tin cá nhân chi tiết.
- Vốn điều lệ và vốn đầu tư:
+ Đối với công ty, cung cấp thông tin về vốn điều lệ.
+ Đối với doanh nghiệp tư nhân, cung cấp thông tin về vốn đầu tư.
Theo Điều 37 Luật Doanh ghiệp 2020, quy định về tên doanh nghiệp như sau:
- Thành tố của tên Tiếng Việt: Tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm hai thành tố được sắp xếp theo thứ tự sau đây:
+ Loại hình doanh nghiệp.
+ Tên riêng của doanh nghiệp.
- Loại hình doanh nghiệp sẽ được ghi rõ trong tên tiếng Việt và được quy định như sau:
+ Công ty trách nhiệm hữu hạn: "Công ty trách nhiệm hữu hạn" hoặc "Công ty TNHH".
+ Công ty cổ phần: "Công ty cổ phần" hoặc "Công ty CP".
+ Công ty hợp danh: "Công ty hợp danh" hoặc "Công ty HD".
+ Doanh nghiệp tư nhân: "Doanh nghiệp tư nhân", "DNTN", hoặc "Doanh nghiệp TN".
Quy định về tên doanh nghiệp theo Luật Doanh Nghiệp 2020 nhằm đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, và đồng nhất trong việc nhận diện loại hình doanh nghiệp. Thông qua cách ghi loại hình doanh nghiệp ngay từ tên, người đọc có thể nhanh chóng hiểu được đặc điểm cơ bản về hình thức và quy mô của doanh nghiệp mà không cần phải đọc thông tin chi tiết. Điều này cũng giúp tăng cường tính minh bạch và sự hiểu biết của cộng đồng kinh doanh đối với doanh nghiệp. Theo Khoản 3 Điều 39 của Luật Doanh Nghiệp 2020, quy định về tên viết tắt của doanh nghiệp như sau:
- Tên viết tắt của doanh nghiệp có thể được tạo ra từ tên tiếng Việt hoặc từ tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có quyền chọn lựa ngôn ngữ (tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài) để tạo tên viết tắt mà họ mong muốn.
- Tên viết tắt thường được sử dụng để thuận tiện trong việc giao tiếp nhanh chóng, giảm độ dài khi sử dụng trong các tài liệu ngắn gọn, biểu mẫu, hoặc trong giao dịch kinh doanh.
Theo Khoản 4 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán trên hóa đơn, một số điều quan trọng có thể được lưu ý như sau:
- Hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo thông tin đã ghi tại các loại giấy chứng nhận sau:
+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
+ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
+ Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
+ Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
+ Thông báo mã số thuế.
+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
+ Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
- Nếu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể hiện nội dung về tên viết tắt của doanh nghiệp bên cạnh tên đầy đủ, bạn có thể sử dụng tên viết tắt này để thể hiện trên hóa đơn.
- Thông tin thể hiện trên hóa đơn phải đúng với thông tin đã đăng ký và được xác nhận qua các giấy chứng nhận, giấy thông báo, hoặc các tài liệu đăng ký khác của doanh nghiệp.
Quy định trên giúp đảm bảo sự nhất quán và chính xác trong việc thể hiện thông tin của người bán trên hóa đơn, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý thuế, giao dịch kinh doanh, và tạo lòng tin cho đối tác kinh doanh. Sự linh hoạt trong việc sử dụng tên viết tắt, nếu có, cũng được khuyến khích nhằm tối ưu hóa hiệu quả và tính thực tế trong giao tiếp kinh doanh.
2. Bên bán có được viết tắt khi địa chỉ của bên mua quá dài không?
Căn cứ vào khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua ghi trên hóa đơn, chúng ta có những điểm quan trọng sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua:
+ Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế, thông tin này phải được ghi đúng với thông tin đăng ký doanh nghiệp theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
+ Trong trường hợp tên và địa chỉ người mua quá dài, người bán có thể viết tắt một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"...
+ Tuy nhiên, việc viết tắt này phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố. Đồng thời, thông tin trên hóa đơn phải xác định chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
- Quy tắc viết tắt thông dụng:
+ "Phường" viết tắt thành "P"
+ "Quận" viết tắt thành "Q"
+ "Thành phố" viết tắt thành "TP"
+ "Việt Nam" viết tắt thành "VN"
+ "Cổ phần" viết tắt thành "CP"
+ "Trách nhiệm Hữu hạn" viết tắt thành "TNHH"
+ "Khu công nghiệp" viết tắt thành "KCN"
+ "Sản xuất" viết tắt thành "SX"
+ "Chi nhánh" viết tắt thành "CN"
- Mục tiêu của việc viết tắt:
+ Giảm độ dài của tên và địa chỉ người mua trên hóa đơn.
+ Bảo đảm sự rõ ràng, chính xác, và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
- Người bán phải đảm bảo rằng dù viết tắt, thông tin trên hóa đơn vẫn phải đầy đủ và chính xác, đảm bảo sự hiểu rõ và khó khăn trong việc xác định thông tin của người mua.
Như vậy, quy định này giúp tiết kiệm không gian trên hóa đơn mà vẫn đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của người mua.
3. Doanh nghiệp nhỏ có phải trả tiền khi sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo quy định của Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nhỏ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn hoặc theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính, và không bao gồm doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao, sẽ được hưởng chế độ miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Cụ thể, điều này có nghĩa là những doanh nghiệp thuộc các loại đối tượng trên, khi chọn sử dụng hóa đơn điện tử và có mã của cơ quan thuế, sẽ được miễn phí hoàn toàn chi phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong một khoảng thời gian khá đáng kể là 12 tháng kể từ thời điểm bắt đầu triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.
Điều này là một chính sách khuyến khích doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử, góp phần giảm bớt gánh nặng tài chính đặc biệt là đối với những doanh nghiệp tại các địa bàn khó khăn hoặc theo đề nghị của các cơ quan chính quyền. Chính sách này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn thúc đẩy sự chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, góp phần hiện đại hóa quy trình kinh doanh và quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau: Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh nhất
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
