Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn pháp luật lao động của công ty Luật Minh Khuê.
>> Luật sư tư vấn luật bảo hiểm xã hội trực tuyến, gọi: 1900.6162
Trả lời:
Chào bạn! Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến Công ty Luật Minh Khuê. Đối với trường hợp của bạn, tôi sẽ tư vấn cho bạn như sau:
Căn cứ pháp lý:
Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 9 tháng 9 năm 2015 ban hành quy định về quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; quản lý thẻ bảo hiểm y tế, sổ bảo hiểm xã hội
Nội dung trả lời:
1. Sổ bảo hiểm khi đi làm ở công ty mới
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 18 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014, khi người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc sẽ được cấp và tự quản lý sổ bảo hiểm xã hội.
"Điều 18. Quyền của người lao động
2. Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội".
Mặt khác Quyết định số 1035/QĐ-BHXH có quy định, một trong các nội dung được in ngay trên trang 4 của quyển sổ bảo hiểm xã hội đó là :"Người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất".
Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành, mỗi người lao động chỉ được cấp 1 sổ bảo hiểm xã hội làm cơ sở để đóng bảo hiểm xã hội trong suốt quá trình lao động cho đến nghỉ chốt sổ nghỉ hưu. Do đó bạn phải có trách nhiệm cung cấp sổ bảo hiểm xã hội đã được cấp để công ty mới tiến hành thủ tục đóng bảo hiểm xã hội và chốt sổ bảo hiểm xã hội khi bạn thôi việc.
2. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động năm 2019 đã quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, cụ thể như sau:
"Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả".
Ngoài ra Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng có quy định, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
* Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị báo giảm thành công, trình tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH
Để tiến hành chốt sổ công ty cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm.
- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.
- Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
- 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý).
- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.
- Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội
Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện hoặc có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ bảo hiểm y tế còn hạn) cho Cơ quan BHXH đang quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính.
Sau khi bên Cơ quan Bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì bên Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ có văn bản thông báo gửi về công ty.
3. Xử lý một số tình huống phát sinh trong công tác cấp sổ bảo hiểm xã hội
Đối với một số trường hợp phát sinh trong công tác cấp sổ bảo hiểm xã hội sẽ được xử lý theo quy định tại Khoản 5 Điều 46 Quyết định số 959/QĐ-BHXH, quy định cụ thể như sau:
Xử lý một số tình huống trong công tác cấp sổ bảo hiểm xã hội:
- Một người có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau thì cơ quan bảo hiểm xã hội thu hồi tất cả các sổ bảo hiểm xã hội, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ bảo hiểm xã hội vào sổ mới. Số sổ bảo hiểm xã hội cấp lại là số của sổ bảo hiểm xã hội có thời gian tham gia bảo hiểm xã hội sớm nhất.
- Một số sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho 2 hay nhiều người thì cơ quan bảo hiểm xã hội giữ lại số sổ bảo hiểm xã hội đã cấp cho người có thời gian tham gia bảo hiểm xã hội sớm nhất, các sổ bảo hiểm xã hội còn lại thực hiện thu hồi và cấp lại theo số sổ mới. Trường hợp người tham gia bảo hiểm xã hội sau đã giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội thì tất cả các sổ còn lại cấp lại theo số sổ bảo hiểm xã hội mới.
- Trường hợp người tham gia chỉ mất hoặc hỏng 01 hoặc một số tờ rời: Giám đốc bảo hiểm xã hội quyết định việc in lại các tờ rời bị mất hoặc in lại tờ rời từng giai đoạn bị mất và phải đảm bảo đầy đủ thời gian, mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng các chế độ của người lao động.
- . Người đã hưởng bảo hiểm xã hội một lần nếu còn thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng thì cơ quan bảo hiểm xã hội nơi giải quyết bảo hiểm xã hội một lần thực hiện cấp lại và chốt sổ bảo hiểm xã hội thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng.
- Trường hợp người lao động hưởng trợ cấp thất nghiệp sai quy định, thực hiện điều chỉnh và ghi, chốt lại sổ bảo hiểm xã hội.
- Trường hợp cơ quan bảo hiểm xã hội làm mất hoặc hỏng sổ bảo hiểm xã hội thì cơ quan bao r hiểm xã hội có trách nhiệm cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
- Sổ bảo hiểm xã hội thu hồi phải lưu cùng hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.
4. Ai là người được giữ và bảo quản sổ bảo hiểm xã hội
Trước khi Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 có hiệu lực thi hành thì sổ bảo hiểm xã hội do người sử dụng lao động lao động cầm và bảo quản. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2016, khi Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 chính thức có hiệu lực, người lao động có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ BHXH mình. Điều này được quy định tại Khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19, cụ thể như sau:
"Điều 18. Quyền của người lao động
2. Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội".
"Điều 19. Trách nhiệm của người lao động
3. Bảo quản sổ bảo hiểm xã hội".
5. Nghỉ việc mà công ty không trả sổ bảo hiểm xã hội thì giải quyết thế nào?
Việc công ty không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi họ nghỉ việc là trái pháp luật. Do đó, nếu không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động sẽ xử phạt hành chính theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 28/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:
"Điều 11. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
1. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi quá một lần thời hạn hợp đồng lao động bằng phụ lục hợp đồng lao động hoặc khi sửa đổi thời hạn hợp đồng lao động bằng phụ lục hợp đồng lao động làm thay đổi loại hợp đồng lao động đã giao kết trừ trường hợp kéo dài thời hạn hợp đồng lao động với người lao động cao tuổi và người lao động là cán bộ công đoàn không chuyên trách quy định tại khoản 6 Điều 192 của Bộ luật Lao động; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền bồi thường cho người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên".
Ngoài ra, theo khoản 4 Điều 40 Nghị định này, người sử dụng lao động không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định còn bị phạt tiền từ 02 - 04 triệu đồng khi vi phạm với mỗi người lao động và tối đa không quá 75 triệu đồng.
Nếu rơi vào trường hợp không được trả sổ bảo hiểm xã hội theo đúng quy định nói trên, người lao động có thể thực hiện theo các cách sau để đòi lại quyền lợi chính đáng cho mình:
- Cách 1: Khiếu nại lên người có thẩm quyền
Việc khiếu nại phải được tiến hành theo đúng thủ tục được quy định tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP như sau:
- Khiếu nại lần đầu: Tới người sử dụng lao động
Nếu không được giải quyết trong thời hạn quy định hoặc không đồng ý với việc giải quyết của người sử dụng lao động, người lao động có thể tiến hành khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện tại Tòa án theo thủ tục tố tụng dân sự.
- Khiếu nại lần 2: Tới Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, nơi công ty đặt trụ sở chính.
- Cách 2: Khởi kiện tại Tòa án
Căn cứ điểm d khoản 1 Điều 188 Bộ luật lao động năm 2019, với những tranh chấp liên quan đến bảo hiểm xã hội, người lao động có thể trực tiếp khởi kiện tại Tòa án mà không cần hòa giải. Chính vì vậy, trong trường hợp này, người lao động có thể trực tiếp đến Tòa án nhân dân cấp huyện nơi công ty đặt trụ sở chính để yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã và trả lại sổ cho mình.
Mọi vướng mắc pháp lý trong lĩnh vực pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội vui lòng liên hệ trực tiếp với dội ngũ luật sư tư vấn pháp luật lao động trực tuyến qua tổng đài điện thoại, gọi: 1900.6162 để nhận được sự hỗ trợ trực tiếp.
Trân trọng ./.
Bộ phận tư vấn luật lao động - Công ty luật Minh Khuê
