Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2024

1. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2024

Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là một quy trọng mà người sử dụng lao động phải thực hiện khi hợp đồng lao động chấm dứt hoặc khi người lao động có yêu cầu chốt sổ để hưởng quyền lợi bảo hiểm xã hội. Đây là bước xác nhận lại quá trình tham gia BHXH của người lao động với cơ quan BHXH. Việc thực hiện đúng quy định pháp luật trong việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của người sử dụng lao động nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Căn cứ theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, quy trình chốt sổ BHXH được thực hiện qua hai bước chính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình này, đặc biệt đối với năm 2024:

Bước 1: Báo giảm lao động

Trước tiên, đơn vị sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH bằng cách nộp bộ hồ sơ đến cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia. Theo Quyết định số 896/QĐ-BHXH năm 2021, hồ sơ báo giảm lao động bao gồm các tài liệu sau:

- Phiếu giao nhận hồ sơ: Theo mẫu 600a, cần nộp một bản để xác nhận việc báo giảm lao động.

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT, BHTN: Theo mẫu TK1-TS. Nếu người lao động đã được cấp mã số BHXH, chỉ cần cung cấp mã số BHXH cho đơn vị. Trong trường hợp chưa có mã số, người lao động phải chuẩn bị tờ khai này.

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, BH tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: Theo mẫu D02-TS, cần liệt kê tất cả các lao động thuộc diện báo giảm.

- Bảng kê thông tin: Theo mẫu D01-TS, dùng để cung cấp các thông tin liên quan đến lao động.

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Sau khi hoàn tất việc báo giảm BHXH, người sử dụng lao động tiếp tục thực hiện bước chốt sổ BHXH. Hồ sơ chốt sổ BHXH cần được chuẩn bị theo hướng dẫn tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH và bao gồm các giấy tờ sau:

- Phiếu giao nhận hồ sơ: Theo mẫu 620, nộp một bản để xác nhận việc chốt sổ.

- Sổ BHXH hoặc tờ bìa sổ BHXH: Đối với sổ BHXH cũ, cần nộp một bản sổ/người hoặc nếu sử dụng sổ mẫu mới, cần nộp một tờ bìa sổ cùng các tờ rời sổ BHXH (một bản/người).

- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN: Theo mẫu DS-XNBS, dùng để xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, và bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp.

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT: Theo mẫu TK1-TS, nộp một bản/người.

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN: Theo mẫu D02-TS, dùng để tổng hợp thông tin về lao động.

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người sử dụng lao động gửi đến cơ quan BHXH quản lý để được xác nhận sổ BHXH theo quy định.

- Hình thức gửi hồ sơ: Hồ sơ có thể được gửi dưới dạng giấy hoặc điện tử. Đối với hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể thông báo cho cơ quan BHXH hoặc tổ chức dịch vụ bưu chính đến nhận hồ sơ trực tiếp tại đơn vị. Đối với hồ sơ điện tử, đơn vị cần thực hiện nộp hồ sơ qua mạng internet thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội do tổ chức I-VAN ký hợp đồng với BHXH Việt Nam cung cấp.

2. Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 48 của Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong một khoảng thời gian cụ thể. Cụ thể, thời gian quy định để thực hiện các thủ tục này là 14 ngày làm việc, tính từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trong trường hợp có lý do đặc biệt, thời gian này có thể được kéo dài, nhưng không được vượt quá 30 ngày.

Người sử dụng lao động phải thực hiện các bước phối hợp với cơ quan BHXH để đảm bảo việc trả sổ BHXH cho người lao động được thực hiện đúng hạn. Điều này bao gồm việc xác nhận chính xác thời gian tham gia BHXH của người lao động, đặc biệt là khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, hoặc khi thôi việc theo quy định pháp luật. Việc thực hiện các thủ tục này không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi của người lao động mà còn tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Do đó, trong thời gian 14 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải chốt sổ và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Trong những tình huống đặc biệt mà việc thực hiện thủ tục có thể bị trì hoãn, thời gian kéo dài tối đa không được vượt quá 30 ngày.

3. Người lao động có thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội không?

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 48 của Bộ luật Lao động năm 2019, khi hợp đồng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động (NSDLĐ) có những trách nhiệm quan trọng liên quan đến việc xử lý hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) của người lao động như sau:

- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): NSDLĐ có nghĩa vụ thực hiện các thủ tục cần thiết để xác nhận thời gian tham gia BHXH và BHTN của người lao động. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng mọi thông tin về thời gian tham gia BHXH và BHTN của người lao động được ghi nhận chính xác và đầy đủ. Đồng thời, NSDLĐ phải trả lại sổ BHXH cùng với các giấy tờ gốc khác mà trước đó đã được giữ bởi công ty.

- Cung cấp bản sao tài liệu liên quan: Nếu người lao động yêu cầu, NSDLĐ phải cung cấp bản sao của các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động. Những tài liệu này có thể bao gồm hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, quyết định thôi việc, và các tài liệu khác liên quan đến việc tham gia BHXH và BHTN. Chi phí cho việc sao chép và gửi tài liệu này sẽ do NSDLĐ chịu trách nhiệm thanh toán.

Ngoài ra, theo khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để hoàn tất việc chốt sổ BHXH thuộc về NSDLĐ. Điều này bao gồm việc trả sổ BHXH cho người lao động và xác nhận thời gian đóng BHXH khi hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tình trạng thôi việc của người lao động chấm dứt theo quy định của pháp luật.

Vì vậy, theo các quy định và hướng dẫn của Cổng Thông tin Điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, việc thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH không nằm trong quyền hạn của người lao động. Trừ những tình huống đặc biệt như doanh nghiệp phá sản hoặc gặp khó khăn tài chính nghiêm trọng dẫn đến việc không thể thực hiện chốt sổ BHXH, toàn bộ trách nhiệm này đều thuộc về NSDLĐ. Người lao động không có quyền tự thực hiện việc chốt sổ BHXH.

Trong trường hợp công ty không thực hiện nghĩa vụ chốt sổ BHXH theo quy định, người lao động có thể thực hiện các bước sau để được hỗ trợ:

Liên hệ với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội: Người lao động có thể đến Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội tại quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở để thông báo về tình trạng không được chốt sổ BHXH. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội sẽ có trách nhiệm tiếp nhận thông tin và phối hợp với cơ quan BHXH để giải quyết vấn đề.

Liên hệ với Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội: Nếu Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội không giải quyết được vấn đề, người lao động có thể liên hệ với Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để được can thiệp và hỗ trợ. Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có thể tiến hành kiểm tra và yêu cầu NSDLĐ thực hiện nghĩa vụ chốt sổ BHXH theo quy định.

Xem thêm: Tỷ lệ Bảo hiểm xã hội doanh nghiệp phải đóng năm 2024

Quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!