1. Bầu ban kiểm phiếu của Đại hội đồng cổ đông thực hiện trên cơ sở nào?

Việc bầu Ban kiểm phiếu trong quá trình tổ chức Đại hội đồng cổ đông là một quy trình quan trọng, được quy định cụ thể và chi tiết để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong quản lý và điều hành công ty. Căn cứ vào quy định tại Điều 146 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, việc tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải tuân thủ các quy định sau đây:

- Đăng ký cổ đông: Trước khi bắt đầu cuộc họp, phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông. Điều này nhằm đảm bảo sự tham gia của các cổ đông quan trọng và đủ điều kiện để tham gia vào quyết định của Đại hội.

- Bầu chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu:

+ Chủ tọa: Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền từ Hội đồng quản trị sẽ làm chủ tọa cuộc họp. Trong trường hợp Chủ tịch không thể tham dự, các thành viên còn lại của Hội đồng quản trị sẽ bầu một người khác làm chủ tọa theo nguyên tắc đa số. Nếu không thể đạt được sự đồng thuận, Trưởng Ban kiểm soát sẽ điều hành quá trình này.

+ Thư ký: Chủ tọa sẽ chọn một hoặc một số người làm thư ký cuộc họp để ghi chép các biểu quyết và quyết định của Đại hội.

+ Ban kiểm phiếu: Đại hội đồng cổ đông sẽ bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ tọa cuộc họp.

Việc này đảm bảo rằng quy trình bầu cử diễn ra một cách công bằng và minh bạch. Các thành viên của Ban kiểm phiếu được bầu chọn dựa trên sự đồng thuận của Đại hội đồng cổ đông và dưới sự điều hành của chủ tọa, nhằm đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong việc đếm và ghi nhận phiếu bầu. Điều này là quan trọng để tạo ra một môi trường quản lý vững chắc và tin cậy cho công ty, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Như vậy, Đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

2. Biên bản kiểm phiếu có bắt buộc là phải có đầy đủ chữ ký của tất cả thành viên trong Ban kiểm phiếu hay không?

Việc biên bản kiểm phiếu có bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký của tất cả thành viên trong Ban kiểm phiếu hay không là một vấn đề quan trọng trong quá trình kiểm phiếu và lập biên bản. Tuy nhiên, hiện nay, các quy định của pháp luật không quy định cụ thể về điều này, mà thay vào đó, tập trung vào việc đảm bảo tính trung thực, chính xác của biên bản kiểm phiếu thông qua việc xác nhận các thông tin quan trọng và chữ ký của các bên chịu trách nhiệm.

Theo quy định tại Điều 149, khoản 5 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, biên bản kiểm phiếu phải bao gồm các thông tin cụ thể như tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp của công ty, mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua nghị quyết, số cổ đông tham gia biểu quyết, tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề, và thông tin về những người tham gia quản lý và kiểm phiếu.

Trong danh sách này, không có yêu cầu cụ thể về việc phải có đầy đủ chữ ký của tất cả thành viên trong Ban kiểm phiếu. Tuy nhiên, biên bản kiểm phiếu vẫn phải có họ, tên và chữ ký của các bên quan trọng như Chủ tịch Hội đồng quản trị, người giám sát kiểm phiếu và người kiểm phiếu. Điều này nhấn mạnh vào tính trách nhiệm và uy tín của những người tham gia quản lý và kiểm soát quá trình bầu cử.

Ngoài ra, quy định cũng nêu rõ rằng các thành viên trong Hội đồng quản trị, người kiểm phiếu và người giám sát kiểm phiếu sẽ liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của biên bản kiểm phiếu. Họ cũng sẽ chịu trách nhiệm về bất kỳ thiệt hại nào phát sinh do các quyết định được thông qua dựa trên kiểm phiếu không trung thực hoặc không chính xác.

Trong bối cảnh công nghệ phát triển, công ty có thể sử dụng trang thông tin điện tử để đăng tải biên bản kiểm phiếu và nghị quyết, thay vì gửi trực tiếp đến các cổ đông. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập thông tin của các cổ đông từ xa. Tuy nhiên, việc này phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật và đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho tất cả các bên liên quan.

Như vậy thì căn cứ dựa theo những quy định trên thì hiện nay, các quy định của pháp luật không quy định cụ thể về việc biên bản kiểm phiếu có bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký của tất cả thành viên trong Ban kiểm phiếu hay không. Tuy nhiên, biên bản kiểm phiếu bắt buộc phải có họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị, người giám sát kiểm phiếu và người kiểm phiếu.

3. Hiện nay trong trường hợp nào thì Hội đồng quản trị được quyền triệu tập cuộc họp bất thường Đại hội đồng cổ đông?

Hội đồng quản trị, là cơ quan quản lý cao nhất của một công ty, được ủy quyền và có trách nhiệm triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, bao gồm cả các cuộc họp thường niên và họp bất thường. Việc triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông là một biện pháp quan trọng, được thực hiện trong những tình huống đặc biệt để đảm bảo sự hoạt động của công ty diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả. Căn cứ vào quy định tại khoản 1 của Điều 140 của Luật Doanh nghiệp 2020, có một số trường hợp cụ thể khi mà Hội đồng quản trị được ủy quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường, bao gồm:

- Cần thiết cho lợi ích của công ty: Điều này bao gồm mọi tình huống mà Hội đồng quản trị nhận thấy việc tổ chức một cuộc họp bất thường là cần thiết để bàn bạc, ra quyết định và thực hiện các biện pháp nhằm bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của công ty.

- Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu quy định: Trong trường hợp này, việc tổ chức một cuộc họp bất thường là cần thiết để điều chỉnh và tái cấu trúc Hội đồng quản trị và/hoặc Ban kiểm soát, đảm bảo rằng công ty có đủ số lượng thành viên để tiếp tục hoạt động.

- Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông: Nếu một hoặc nhiều cổ đông hoặc một nhóm cổ đông đưa ra yêu cầu cụ thể để triệu tập họp bất thường, Hội đồng quản trị phải tuân thủ và tổ chức cuộc họp theo yêu cầu đó. Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông là một trong những lý do quan trọng nhất đòi hỏi sự chú ý và cân nhắc đặc biệt từ phía Hội đồng quản trị. Sự tham gia và quan tâm của cổ đông là một yếu tố then chốt trong việc đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý doanh nghiệp. Khi một hoặc nhiều cổ đông hoặc một nhóm cổ đông đưa ra yêu cầu cụ thể để triệu tập họp bất thường, điều này thường phản ánh nhu cầu của họ trong việc đưa ra các quyết định hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động của công ty.

- Theo yêu cầu của Ban kiểm soát: Nếu Ban kiểm soát đưa ra yêu cầu để tổ chức một cuộc họp bất thường, Hội đồng quản trị cũng phải tuân thủ và tổ chức cuộc họp như yêu cầu.

- Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty: Ngoài những trường hợp cụ thể đã được nêu trên, có thể có những tình huống đặc biệt khác mà pháp luật hoặc Điều lệ công ty quy định cần phải tổ chức cuộc họp bất thường Đại hội đồng cổ đông.

Việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường không chỉ đòi hỏi sự chủ động và nhạy bén của Hội đồng quản trị mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và Điều lệ công ty, nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong quản lý và điều hành của công ty.

Để có thêm nhiều thông tin hữu ích hơn nữa về biên bản kiểm phiếu trong công ty cổ phần thì các bạn có thể chủ động liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ chi tiết nhất

Tham khảo thêm nội dung bài viết sau đây: Cổ đông là gì? Quyền, nghĩa vụ cổ đông? Cách phân loại cổ đông?