Có thể đồng thời lập sổ quản lý lao động bản giấy và bản điện tử?

1. Sổ quản lý lao động là ...?

Sổ quản lý lao động được xem là một tài liệu cực kỳ quan trọng trong việc quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Được lập ra bởi người sử dụng lao động, sổ quản lý lao động có vai trò đặc biệt trong việc ghi chép và theo dõi tình hình tuyển dụng, quản lý, và sử dụng lao động trong doanh nghiệp. Việc lập sổ này không chỉ là bắt buộc mà còn là một phần không thể thiếu để đảm bảo sự minh bạch, công bằng và tuân thủ pháp luật trong quản lý lao động.

Sổ quản lý lao động là công cụ quan trọng để người sử dụng lao động theo dõi, quản lý thông tin về người lao động. Đồng thời, là căn cứ để giải quyết tranh chấp lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động. Khi có tranh chấp xảy ra, sổ quản lý lao động sẽ là bằng chứng quan trọng để xác định đúng sai và giải quyết tranh chấp một cách công bằng.

Theo quy định, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động của doanh nghiệp. Sổ này phải được lập tại nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Người sử dụng lao động có thể lựa chọn lập sổ quản lý lao động bằng hai hình thức: bằng văn bản giấy hoặc bằng bản điện tử. Điều này giúp cho việc theo dõi thông tin về người lao động trở nên thuận tiện và chính xác hơn.

Việc lập sổ quản lý lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là biện pháp quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc tích cực, công bằng và an toàn cho người lao động. Thông qua việc ghi chép đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến lao động như thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, lịch sử làm việc, sổ BHXH... sổ quản lý lao động giúp cho doanh nghiệp có thể đáp ứng các yêu cầu kiểm tra và kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước một cách dễ dàng và nhanh chóng.

2. Có thể đồng thời lập sổ quản lý lao động bản giấy và bản điện tử?

Vấn đề liên quan đến việc lập số quản lý lao động được quy định chi tiết tại Điều 12 của Bộ luật Lao động 2019, nơi mà trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động được chỉ rõ. Theo quy định này, người sử dụng lao động phải thực hiện việc lập, cập nhật, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động bằng cả bản giấy và bản điện tử, và phải xuất trình sổ này khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Người sử dụng lao động phải thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng liên quan đến việc quản lý lao động trong doanh nghiệp. Sổ quản lý lao động được xem là một công cụ quan trọng giúp người sử dụng lao động có thể theo dõi và kiểm soát các thông tin liên quan đến nhân sự, bao gồm thông tin về nhân viên, quá trình làm việc, chế độ phúc lợi, và các vấn đề liên quan đến bảo vệ quyền lợi của lao động. Việc lập và quản lý sổ này bằng cả bản giấy và bản điện tử cũng giúp cho quá trình quản lý trở nên hiệu quả hơn, đồng thời phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin.

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức lập sổ quản lý lao động là bản giấy hoặc bản điện tử. Điều này đảm bảo tính linh hoạt và thuận tiện cho việc quản lý lao động, phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin và việc sử dụng các phương tiện điện tử trong quản lý lao động hiện đại. Sổ quản lý lao động bản giấy thường được lập trên các bảng biểu, sổ sách để ghi chép thông tin về người lao động, các quyết định tuyển dụng, hợp đồng lao động, quy trình làm việc, và các vấn đề khác liên quan đến quản lý nhân sự. Sổ này thường được sử dụng trong các hoạt động kiểm tra, thanh tra hoặc giám sát của cơ quan nhà nước và là bằng chứng pháp lý quan trọng khi cần thiết. Sổ quản lý lao động bản điện tử là phiên bản điện tử của sổ quản lý lao động, thường được lưu trữ và quản lý trên các hệ thống máy tính hoặc phần mềm quản lý nhân sự. Việc sử dụng sổ quản lý lao động bản điện tử giúp tăng cường tính hiệu quả, dễ dàng truy cập thông tin, và giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin.

Tuy nhiên, quy định này cũng rõ ràng là người sử dụng lao động chỉ được phép chọn một trong hai hình thức là bản giấy hoặc bản điện tử để lập sổ quản lý. Việc này giúp đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong việc quản lý thông tin lao động, đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc sử dụng nhiều hình thức sổ quản lý lao động mà có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và mất mát thông tin.

3. Không lập sổ quản lý lao động có bị phạt không?

Căn cứ vào quy định tại Điều 8 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP về vi phạm về tuyển dụng và quản lý lao động, một trong những quy định quan trọng nhằm đảm bảo việc quản lý lao động được thực hiện đúng quy định pháp luật là về việc lập sổ quản lý lao động. Theo quy định này, nếu người sử dụng lao động không lập sổ quản lý lao động sẽ bị xử phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Điều đáng lưu ý là mức phạt trên chỉ áp dụng đối với trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm. Trong trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức vi phạm, mức phạt sẽ tăng gấp đôi, theo quy định tại khoản 1 của Điều 6 trong cùng Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Điều này có nghĩa là người sử dụng lao động là tổ chức không lập sổ quản lý lao động sẽ bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Việc áp dụng các biện pháp xử phạt như vậy nhằm mục đích khuyến khích người sử dụng lao động tuân thủ đúng quy định của pháp luật, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và công bằng cho người lao động. Giúp nâng cao chất lượng quản lý lao động và bảo vệ quyền lợi của người lao động một cách hiệu quả.

4. Thời điểm yêu cầu xuất trình sổ quản lý lao động

Trong hoạt động quản lý lao động của một doanh nghiệp, việc xuất trình sổ quản lý lao động đóng vai trò vô cùng quan trọng và là một trong những yêu cầu cơ bản của pháp luật lao động. Theo quy định, doanh nghiệp phải sẵn sàng xuất trình sổ quản lý lao động trong hai trường hợp sau đây:

Thứ nhất, khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu xuất trình sổ quản lý lao động. Điều này thường xuyên xảy ra trong các hoạt động kiểm tra, thanh tra hoặc giám sát của các cơ quan chức năng đối với doanh nghiệp. Việc yêu cầu này nhằm mục đích đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về quản lý lao động và bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Thứ hai, khi cơ quan liên quan có yêu cầu xuất trình sổ quản lý lao động. Các cơ quan này có thể bao gồm cả cơ quan thuế, cơ quan Bảo hiểm Xã hội, cơ quan An ninh, hay các cơ quan có thẩm quyền khác trong quá trình giải quyết các vấn đề liên quan đến lao động trong doanh nghiệp.

Như vậy, khi các cơ quan quản lý nhà nước về lao động và các cơ quan liên quan yêu cầu kiểm tra sổ quản lý lao động, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm xuất trình sổ một cách đầy đủ và kịp thời. Việc này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là biện pháp cần thiết để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh bị phạt hành chính và duy trì uy tín của doanh nghiệp trước cơ quan chức năng và khách hàng, đối tác kinh doanh.

Xem thêm >>>> Có bắt buộc lập sổ quản lý lao động hay không? Sổ quản lý lao động lập khi nào?

Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 19006162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Trường hợp, quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!