Mức phạt khi lập sổ quản lý lao động nhưng không đảm bảo các nội dung cơ bản

1. Những nội dung cơ bản có trong sổ quản lý lao động

Sổ quản lý lao động là một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự, đặc biệt là theo quy định của Nghị định 145/2020/NĐ-CP với các điều khoản cụ thể. Theo quy định này, người sử dụng lao động phải thực hiện việc lập, cập nhật, quản lý, và sử dụng sổ quản lý lao động đúng cách để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý nhân sự.

Đầu tiên, theo khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động cần phải lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, và sổ này phải được lập tại nơi đặt trụ sở, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Khoản 2 của Điều 12 quy định rõ nội dung cần có trong sổ quản lý lao động. Các thông tin cơ bản về người lao động bao gồm: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu. Ngoài ra, sổ còn phải ghi rõ trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậc trình độ kỹ năng nghề, vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu làm việc, tham gia bảo hiểm xã hội, tiền lương, nâng bậc, nâng lương, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm, học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề. Thêm vào đó, sổ còn ghi thông tin về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do chấm dứt.

Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định trước ngày người lao động bắt đầu làm việc. Họ cũng phải quản lý, sử dụng, và xuất trình sổ quản lý lao động khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan theo quy định của pháp luật.

Bằng cách này, sổ quản lý lao động không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi thông tin chi tiết về người lao động mà còn đảm bảo tính chính xác và đúng đắn của dữ liệu. Nó cũng hỗ trợ trong việc đối thoại với cơ quan quản lý và các cơ quan liên quan khi cần thiết, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý nhân sự toàn diện và hiệu quả

2. Xử phạt hành vi vi phạm khi lập sổ quản lý lao động nhưng không đảm bảo những nội dung cơ bản theo quy định

Mức xử phạt đối với người sử dụng lao động khi lập sổ quản lý lao động mà không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật được quy định tại Điều 8 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Theo đó, các hành vi vi phạm sẽ bị xử phạt tùy thuộc vào tính chất và mức độ của vi phạm, nhằm thúc đẩy sự tuân thủ của người sử dụng lao động đối với quy định về tuyển dụng và quản lý lao động.

Trước hết, theo khoản 1 của Điều 8, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng nếu có một trong những hành vi sau đây:

- Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;

- Thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động;

- Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

- Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Mức phạt sẽ tăng lên nếu người sử dụng lao động có hành vi phạm lớn hơn, được quy định tại khoản 2 của Điều 8. Theo đó, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu có một trong những hành vi sau đây:

- Phân biệt đối xử trong lao động, trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;

- Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;

- Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

- Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

Điều đáng chú ý là theo khoản 1 Điều 6 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây áp dụng đối với cá nhân. Tuy nhiên, nếu là tổ chức, mức phạt sẽ là 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Do đó, người sử dụng lao động cần tuân thủ chặt chẽ các quy định về lập sổ quản lý lao động để tránh rơi vào tình trạng vi phạm và phải đối mặt với mức xử phạt nặng nề từ pháp luật

3. Thời hiệu xử phạt với hành vi không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật

Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 của Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012, được điều chỉnh và bổ sung bởi điểm a khoản 4 Điều 1 của Luật Xử lý vi phạm hành chính sửa đổi 2020, thời hiệu xử phạt đối với hành vi không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật khi lập sổ quản lý lao động là 01 năm.

Điều này có nghĩa là từ khi vi phạm được phát hiện và xác định, đến khi quyết định xử phạt hành chính chính thức được ban hành, người sử dụng lao động có một khoảng thời gian là 01 năm để đối mặt với hậu quả pháp lý của hành vi vi phạm của mình. Trong thời gian này, cơ quan quản lý hành chính sẽ tiến hành các quy trình và thủ tục liên quan để xem xét, đánh giá mức độ vi phạm và đưa ra quyết định xử phạt phù hợp.

Tuy nhiên, quy định cũng nêu rõ một số trường hợp ngoại lệ, nơi thời hiệu xử phạt có thể kéo dài lên đến 02 năm. Cụ thể, đối với các vi phạm hành chính liên quan đến kế toán; hóa đơn; phí, lệ phí; kinh doanh bảo hiểm; quản lý giá; chứng khoán; sở hữu trí tuệ; xây dựng; thủy sản; lâm nghiệp; điều tra, quy hoạch, thăm dò, khai thác, sử dụng nguồn tài nguyên nước; hoạt động dầu khí và hoạt động khoáng sản khác; bảo vệ môi trường; năng lượng nguyên tử; quản lý, phát triển nhà và công sở; đất đai; đê điều; báo chí; xuất bản; sản xuất, xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh hàng hóa; sản xuất, buôn bán hàng cấm, hàng giả; quản lý lao động ngoài nước, thì thời hiệu xử phạt có thể là 02 năm.

Điều này đồng nghĩa với việc trong những lĩnh vực cụ thể nêu trên, người sử dụng lao động có thể phải đối mặt với quá trình xử lý vi phạm hành chính kéo dài và mức xử phạt có thể tăng lên so với trường hợp thông thường. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo tuân thủ quy định về lập sổ quản lý lao động để tránh rơi vào tình trạng vi phạm và hậu quả pháp lý tiềm ẩn

4. Chủ tịch UBND huyện có quyền xử phạt khi người sử dụng lao động không lập sổ quản lý lao động không?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 48 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện được ủy quyền một số thẩm quyền trong việc xử phạt hành vi vi phạm hành chính, đặc biệt là trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội. Trong trường hợp người sử dụng lao động không thực hiện việc lập sổ quản lý lao động, hành vi này sẽ nằm trong phạm vi thẩm quyền xử phạt của Chủ tịch UBND cấp huyện.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có quyền áp dụng một số biện pháp xử phạt khác nhau tùy thuộc vào mức độ và tính chất của hành vi vi phạm. Trong trường hợp không lập sổ quản lý lao động, Chủ tịch Ủy ban nhân dân có thể quyết định áp dụng mức phạt cảnh cáo, hoặc có thể áp dụng mức phạt tiền.

Theo quy định cụ thể, Chủ tịch UBND cấp huyện có thể phạt tiền đến 37.500.000 đồng đối với hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội. Mức phạt này có thể được áp dụng khi người sử dụng lao động không thực hiện việc lập sổ quản lý lao động, vi phạm quy định tại Chương II và Chương III của Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Mức phạt có thể tăng lên đến 50.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm trong lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Chương IV của Nghị định. Tuy nhiên, áp dụng mức phạt nào phụ thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm cụ thể của người sử dụng lao động.

Bên cạnh việc xử phạt tiền, Chủ tịch UBND cấp huyện còn có thẩm quyền áp dụng hình thức xử phạt bổ sung và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả. Quyền lực này giúp đảm bảo rằng người sử dụng lao động sẽ chịu trách nhiệm và thực hiện các biện pháp cần thiết để khắc phục vi phạm đã xảy ra. Do đó, việc xử phạt từ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện là một biện pháp quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định về lập sổ quản lý lao động và nâng cao chất lượng quản lý nhân sự

Bài viết liên quan: Sổ quản lý lao động phải điền chế độ nâng lương của người lao động?

Liên hệ đến hotline 19006162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn