Quy định lập và sử dụng sổ quản lý lao động như thế nào?

Khi thực hiện lập và sử dụng sổ quản lý lao động, việc tuân thủ thời hạn là một khía cạnh quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý nguồn nhân lực. Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động của doanh nghiệp.

Thời điểm lập sổ quản lý lao động được đặt ra với mục đích cụ thể, nhằm đảm bảo rằng thông tin về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được cập nhật kịp thời và chính xác. Sổ này không chỉ là một văn bản quản lý thông tin cá nhân mà còn là một công cụ quan trọng giúp kiểm soát hiệu quả công tác nhân sự.

Đặt sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, và văn phòng đại diện của doanh nghiệp là để đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan nhà nước yêu cầu. Điều này không chỉ là yêu cầu pháp luật mà còn là biện pháp giúp tăng cường sự minh bạch và tuân thủ trong quản lý nguồn nhân lực.

Việc thực hiện đúng quy định về thời hạn lập sổ quản lý lao động không chỉ đảm bảo đầy đủ thông tin mà còn góp phần tạo ra một môi trường làm việc có trật tự và có hiệu suất cao, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sổ quản lý lao động có thể được lập bằng hình thức bản giấy hoặc bản điện tử. Tuy nhiên, bất kể hình thức nào được chọn, quan trọng nhất là đảm bảo rằng sổ này chứa đựng đầy đủ và chính xác các thông tin cơ bản về người lao động. Những thông tin này bao gồm họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậc trình độ kỹ năng nghề, vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu làm việc, tham gia bảo hiểm xã hội, tiền lương, nâng bậc, nâng lương, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm, học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện cập nhật các thông tin cơ bản về người lao động khi có bất kỳ sự thay đổi nào, bắt đầu từ ngày người lao động bắt đầu làm việc.

Cũng theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm xuất trình sổ quản lý lao động trong hai trường hợp sau đây:

1. Khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu.

2. Khi cơ quan liên quan có yêu cầu.

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, việc người sử dụng lao động vi phạm trong quá trình lập, sử dụng sổ quản lý lao động sẽ bị xử phạt hành chính, và các hành vi vi phạm được xác định cụ thể như sau:

- Phạt tiền từ 1 - 3 triệu đồng đối với các hành vi:

+ Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc.

+ Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

- Phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng đối với hành vi:

+ Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định.

Mức phạt tiền quy định tại Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP áp dụng cho cá nhân. Trong trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt tiền đối với tổ chức sẽ là bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, theo quy định tại Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Quy định này nhấn mạnh sự quan trọng của việc duy trì và tuân thủ nghiêm túc các quy định về sổ quản lý lao động để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ theo quy định của pháp luật. Việc xử phạt hành chính nhằm thúc đẩy trách nhiệm của người sử dụng lao động và bảo vệ quyền lợi của người lao động trong quá trình làm việc.