Công ty giữ văn bằng gốc của nhân viên giải quyết thế nào?

1. Hợp đồng là gì?

Căn cứ theo Điều 13 Luật Lao động 2019 có quy định cụ thể về hợp đồng như sau:

“Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.“

Từ đó, ta nhận thấy những đặc điểm cơ bản của hợp đồng lao động, cụ thể như sau:

• Trước hết là sự tự nguyện, bình đẳng, thiện chí và hợp tác. Rõ ràng nhận thấy hợp đồng là sự thỏa thuận bình đẳng giữa các bên vì vậy để dẫn đến việc kí kết hợp đồng, 2 bên cần tự nguyện, thiện chí và tôn trọng các bên.
• Thứ hai là sự tự do giao kết hợp đồng. Ở đây ta hiểu là hai bên được tự do giao kết hợp đồng lao đồng tuy nhiên không được vượt quá khuôn phép, nói cách khác là không được làm trái với pháp luật, thỏa thuận lao động hay chuẩn mực đạo đức, xã hội.

2. Những quy định chung về hợp đồng lao động

- Hợp đồng lao động được kí kết theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, phù hợp với các quy định của pháp luật lao động.

- Hợp đồng lao động bao gồm các loại: hợp đồng lao động không xác định thời hạn; hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng; hợp đồng lao động theo mùa, vụ hoặc theo công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.

- Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu như. công việc phải làm, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, tiền lương, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, điều kiện về an toàn lao động, vệ sinh lao động và bảo hiểm xã hội đối với người lao động.

- Hợp đồng lao động có hiệu lực từ ngày giao kết hoặc từ ngày do hai bên thoả thuận hoặc từ ngày người lao động bắt đầu làm việc.

- Trong thời gian thực hiện hợp đồng lao động các bên kí kết có thể thỏa thuận sửa đổi nội dung của hợp đồng lao động. Trong trường hợp có sự thay đổi một trong những nội dung chủ yếu về điều kiện lao động thì người lao động có quyền kí hợp đồng lao động múới.

- Chế độ giao kết hợp đồng lao động, thực hiện hợp đồng lao động, tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động được quy định của Bộ luật lao động năm 2019.

Câu hỏi: Thưa Luật sư, tôi tên là Quyết. Vào tháng 08/2015 tôi có xin vào làm việc tại Công Ty TNHH TM&SX Nội Thất GN. Công ty yêu cầu nộp bằng gốc hoặc nộp tiền 10 triệu đồng thì sẽ được làm việc tại công ty. Tôi không có tiền nên tôi đã nộp bằng gốc tại công ty. Đến tháng 10/2015 tôi có ký hợp đồng lao động với công ty thời hạn 3 năm, nếu tôi phá vỡ hợp đồng tôi phải trả phí đào tạo 3 tháng tương ứng 10 triệu đồng. Đến 25/11/2015 tôi làm đơn nghỉ việc với lý do gia đình khó khăn tôi xuất khẩu lao động nhưng không được lãnh đạo công ty cho nghỉ. Và hết 31/11/2015 tôi đã nghỉ. Khi tôi nghỉ tôi đã bàn giao đầy đủ công việc, công cụ làm việc,... cho công ty. Sau khi bàn giao công ty không có hẹn trả lại bằng gốc của tôi và lương tháng 11. Do công ty xuất khẩu yêu cầu bằng gốc để cho bên Nhật họ xét tuyển tôi, tôi đã qua công ty đặt vấn đề với ban giám đốc. Họ yêu cầu tôi đặt cọc vào công ty 10 triệu để nhận lại bằng gốc, và sau 1 tháng họ sẽ giải quyết. Do tôi không có tiền nên không nộp, một tháng sau tôi gọi điện cho giám đốc họ yêu cầu tôi làm việc với phòng hành chính.

Tôi đã làm việc và được yêu cầu nộp 10 triệu mới giải quyết. Tôi tiếp tục liên lạc với giám đốc và được trả lời nộp phí đào tạo thì mới giải quyết. Tôi biết tôi phá vỡ hợp đồng là sai, nhưng nếu bắt tôi nộp 10 triệu với tháng lương 11 thì đúng là tôi đi làm không lương mấy tháng cho công ty. Tôi thực sự rất bức xúc và bất công, vào công ty 1 mình tôi tự học, tự nâng cao, tôi không có người nào hướng dẫn, mà tôi nghỉ lại muốn thu phí đào tạo ?

Nay tôi viết mail này xin công ty tư vấn giúp tôi, Trân Trọng! 

>> Luật sư tư vấn pháp luật Lao động trực tuyến, gọi:1900.6162

Trả lời: Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

3. Về vấn đề đơn phương chấm dứt hợp đồng:

Theo quy định tại khoản 2 điều 36 Bộ luật lao động 2019 về thời hạn báo trước khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động:

"2. Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, đ và g khoản 1 Điều này, người sử dụng lao động phải báo trước cho người lao động như sau:

a) Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

b) Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;

c) Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng và đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này;

d) Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù thì thời hạn báo trước được thực hiện theo quy định của Chính phủ.".

Vì công việc bạn làm là công việc có thời hạn xác định khi nghỉ bạn phải báo trước ít nhất 30 ngày nên thời gian báo trước của bạn là từ 25/11/2015 đến 31/11/2015 mới nghỉ việc là không phù hợp với quy định của pháp luật về thời gian báo trước nên sẽ phát sinh trách nhiệm bồi thường trong trường hợp này.

4. Về vấn đề bồi thường chi phí đào tạo

–  Theo Điều 40 Bộ Luật Lao động 2019  quy định về nghĩa vụ của người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật như sau:

“Điều 40. Nghĩa vụ của người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật

1. Không được trợ cấp thôi việc.

2. Phải bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước.

3. Phải hoàn trả cho người sử dụng lao động chi phí đào tạo quy định tại Điều 62 của Bộ luật này.”

Như vậy, pháp luật lao động hiện hành chỉ quy định người lao động phải  hoàn trả chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động khi người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.  Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật là các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động không đúng quy định tại các điều 35, 37 và 37 của Bộ luật lao động 2019.

–  Theo Điều 62 Bộ Luật Lao động 2019 quy định về hợp đồng đào tạo nghề như sau:

”2. Hợp đồng đào tạo nghề phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Nghề đào tạo;

b) Địa điểm, thời gian và tiền lương trong thời gian đào tạo;

c) Thời hạn cam kết phải làm việc sau khi được đào tạo;

d) Ghi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo;

đ) Trách nhiệm của người sử dụng lao động;

e) Trách nhiệm của người lao động.

3. Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.” 

Như vậy, nội dung hợp đồng đào tạo nghề có quy định về trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo. Người lao động chỉ phải bồi thường trong trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật. Do đó, việc có phải bồi thường chi phí đào tạo hay không sẽ căn cứ vào nội dung của hợp đồng đào tạo mà các bên đã thỏa thuận. Nếu trong hợp đồng đào tạo nghề giữa bạn và công ty chỉ quy định về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng thì sẽ phát sinh nghĩa vụ bồi thường chi phí đào tạo.

5. Về vấn đề công ty không trả bằng gốc

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Bộ luật lao động năm 2019 thì khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động, người sử dụng lao động không được “Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động”.

Căn cứ Điều 45 Bộ luật lao động 2019: Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

“Điều 45. Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động

1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật này, trừ trường hợp quy định tại các khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34 của Bộ luật này.

2. Trường hợp người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động thì thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động tính từ thời điểm có thông báo chấm dứt hoạt động.

Trường hợp người sử dụng lao động không phải là cá nhân bị cơ quan chuyên môn về đăng ký kinh doanh thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra thông báo không có người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật theo quy định tại khoản 7 Điều 34 của Bộ luật này thì thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động tính từ ngày ra thông báo.”

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 45 Bộ luật lao động 2019: người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận, trả lại sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ khác liên quan đến người lao động. Nếu trong quá trình lao động tại công ty, anh được tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để làm cơ sở do Sở xây dựng cấp chứng chỉ hành nghề thì anh hoàn toàn có quyền nhận lại chứng chỉ này.

Hiện nay, phía công ty không trả lại bằng gốc cho bạn, bạn có thể hỏi rõ phía người sử dụng lao động, yêu cầu họ đưa ra căn cứ pháp lý rõ ràng cho trường hợp này. Nếu họ vẫn không đưa ra được căn cứ pháp lý và không trả lại cho bạn bằng gốc bạn có quyền khiếu nại lên Hòa giải viên lao động thuộc Phòng lao động thương binh và xã hội cấp quận, huyện nơi công ty cũ đóng trụ sở theo quy định tại Điều 187 Bộ luật lao động 2019.

Khoản 2 Điều 8 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định:

"2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động;

b) Buộc người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động;

c) Giao kết hợp đồng lao động với người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi mà không có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người lao động."

Ngoài bị phạt tiền, người sử dụng lao động còn bị buộc trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ đã giữ của người lao động (Điểm a Khoản 3 Điều 8 Nghị định 28/2020/NĐ-CP).

Để lấy lại hồ sơ gốc, bạn hãy đến trực tiếp yêu cầu công ty trả lại hồ sơ gốc cho mình. Nếu công ty không trả thì bạn hãy nhờ đến sự can thiệp của cơ quan có thẩm quyền để xử phạt hành chính công ty theo quy định trên và cơ quan có thẩm quyền sẽ buộc công ty đó trả lại hồ sơ gốc cho bạn. Cụ thể là bạn có thể làm đơn gửi đến chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có trụ sở làm việc của công ty để xử phạt hành vi vi phạm hành chính của công ty.

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.