Xin chào công ty Luật Minh Khuê, tôi có một số vướng mắc như sau cần được nhờ công ty tư vấn giúp như sau: Tôi có làm việc ở công ty đã được 7 năm nhưng nay do hoàn cảnh của gia đình nên tôi không thể tiếp tục công việc cảu mình nữa do đó tôi có xin nghỉ việc vào cuối tháng 2 và có đảm bảo trước ngày 45 theo như quy định của Luật lao động cũng như theo như quy định của công ty nhưng từ lúc tôi nghỉ việc cho đến nay tôi vẫn chưa nhận được sổ bảo hiểm xã hội của mình, khi tôi có liên hệ với công ty thì nhân viên hành chính có trả lời là chưa chốt được sổ. Vậy theo quy định thì bao nhiêu lâu tôi mới được trả sổ, việc trả muộn như thế có ảnh hưởng gì không, tôi có bị thiệt gì không và nếu công ty không trả sổ thì khi đi làm tại công ty khác tôi có thể làm sổ mới hay không?
Rất mong nhận được sự hỗ trợ của quý công ty!

Cảm ơn luật sư!

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Bảo hiểm xã hội của Công ty luật Minh Khuê

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Cơ sở pháp lý

Bộ luật lao động năm 2019

Luật bảo hiểm xã hội năm 2014

Luật việc làm năm 2013

Luật sư tư vấn

1. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

Theo như thông tin bạn cung cấp thì trường hợp của bạn là trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật, đã tuân thủ thời hạn báo trước. Do đó, sau khi ra quyết định nghỉ việc thì phía người sử dụng lao động cần phải thực hiện thủ tục thanh toán tiền lương, tiền trợ cấp, trả sổ bảo hiểm,... cho bạn theo quy định tại Điều 48 Bộ luật lao động năm 2019 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

"Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả".

Như vậy, căn cứ theo quy định trên, khi bạn nghỉ việc thì trong vòng 14-30 ngày người sử dụng lao động phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của bạn. Việc trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là một trong các trách nhiệm mà người sử dụng lao động phải thực hiện trong thời hạn không quá 30 ngày. Nếu quá thời hạn trên mà công ty không trả sổ bảo hiểm cho bạn thì bạn có quyền khiếu nại đến công ty để được giải quyết theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, cụ thể như sau:

"Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động
5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật".

Như vậy khi người lao động nghỉ việc công ty có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao.

2. Các quyền lợi của người lao động bị ảnh hưởng khi công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội

1.1 Thời gian nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp

Đối với trường hợp công ty chốt sổ muộn cho bạn sẽ ảnh hưởng đến việc hưởng bảo hiểm thất nghiệp của bạn. Điều 46 Luật Việc làm 2013  quy định về hưởng trợ cấp thất nghiệp như sau:

"Điều 46. Hưởng trợ cấp thất nghiệp

1. Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, người lao động nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp tại trung tâm dịch vụ việc làm do cơ quan quản lý nhà nước về việc làm thành lập.

2. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày trung tâm dịch vụ việc làm tiếp nhận đủ hồ sơ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp; trường hợp không đủ điều kiện để hưởng chế độ trợ cấp thất nghiệp thì phải trả lời bằng văn bản cho người lao động.

3. Tổ chức bảo hiểm xã hội thực hiện việc chi trả trợ cấp thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp".

2.2 Hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp

Căn cứ theo quy định tại Luật việc làm năm 2013 và Nghị định số 28/2015/NĐ-CP quy định về hồ sơ mà người lao động phải nộp để hưởng trợ cấp thất nghiệp, cụ thể bao gồm các loại giấy tờ như sau:

- Đơn đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp theo mẫu mà Bộ lao động Thương binh và Xã hội;

- Bảnh chính hoặc bản sao có chứng thực của một số các loại giấy tờ xác nhận về việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc: Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc đã hết thời hạn; Quyết định thôi việc hoặc quyết định sa thải hoặc Quyết định kỷ luật buộc thôi việc hoặc Thông báo hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc;...

- Sổ bảo hiểm xã hội;

- Hai ảnh 3x4;

- Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu/sổ hộ khẩu, sổ tạm trú photto nếu nộp hồ sơ hưởng tại nơi cư và kèm theo bản gốc để đối chiếu.

Như vậy, thời gian để được hưởng trợ cấp thất nghiệp là trong vòng 03 tháng sau khi bạn nghỉ việc. Mà để làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp bạn cần phải có Sổ bảo hiểm xã hội. Do đó, nếu công ty chậm trả Sổ cho bạn thì sẽ khiến việc hưởng trợ cấp của bạn bị kéo dài hoặc không được hưởng trợ cấp do quá thời hạn. 

Vì một cá nhân chỉ có thể có 1 sổ bảo hiểm xã hội nên khi làm việc tại công ty khác bạn buộc phải cung cấp mã số sổ Bảo hiểm xã hội cho công ty mới để được tiếp tục đóng bảo hiểm theo sổ đó mà không được cấp sổ mới. Vậy nên bạn cần rút sổ Bảo hiểm xã hội tại công ty cũ và nộp tại công ty mới sau khi tìm được việc làm. 

3. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện ngay sau khi người sử dụng lao động báo giảm bảo hiểm xã hội cho người lao động thành công, và đơn vị (người sử dụng lao động cần chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ mà người sử dụng lao động cần chuẩn bị giấy tờ như sau:

- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu số 103 và kê khai các giấy tờ đi kèm;

- 01 mẫu số D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội;

- Sổ bảo hiểm xã hội của người lao động;

- 01 bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vụ chuyển địa chỉ (đối với trường hợp đơn bị công ty chuyển cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý việc đóng bảo hiểm xã hội);

- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp người lao động cần điều chỉnh các thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội);

- Thẻ bảo hiểm y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.

Hình thức nộp hồ sơ: Người sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội thông qua các hình thức như sau:

- Nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội;

- Nộp qua đường bưu điện;

- Nộp hồ sơ qua mạng.

Sau khi cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ từ người sử dụng lao động thì sai 10 ngày có quan có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Đối với các trường hợp cần bổ sung thêm các hồ sơ do thiếu hồ sơ hay hồ sơ không hợp lệ hoặc có những vấn đề phát sinh thì bên cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ có văn bản thông báo đến người sử dụng lao động để bổ sung hồ sơ giấy tờ hoặc hướng dẫn giải quyết theo quy định của pháp luật.

Nếu trong trường hợp công ty không thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì người lao động có thể căn cứ theo quy định tại Điều 118 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét lại các quyết định, hành vi của mình và thực hiện thủ tục khiếu nại theo trình tự, thủ tục được quy định tại Điều 15 Nghị định số 24/2018/nĐ-CP và thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu là của người sử dụng lao động. Nếu khiếu nại lần đầu quá thời hạn 30 ngày mà không được giải quyết hoặc người lao động không đồng ý với quan điểm giải quyết của người sử dụng lao động thì có thể khiếu nại lần thứ hai đến Chánh thanh tra Sở lao động - Thương binh và xã hội, nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính. 

Nếu khiếu nại lần hai không được giải quyết trong thời hạn trên hoặc người lao động không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần hai thì có thể có quyền khởi kiện vụ án tại Tòa án theo thủ tục tố tụng hành chính.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi.  Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật Bảo hiểm xã hội trực tuyến, gọi:  1900.6162  để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Bảo hiểm xã hội - Công ty luật Minh Khuê