Đã có mã số sổ BHXH làm sao để cấp được sổ mới?

1. Trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng: 

- Mẫu TK1-TS

Bản chính: 1

Bản sao: 0

2. Trường hợp gộp sổ BHXH: 

- Mẫu TK1-TS

- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có)

Bản chính: 1

Bản sao: 0

3. Trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH

Bản chính: 0

Bản sao: 0

3.1. Đối với người tham gia, việc chuẩn bị hồ sơ và các mẫu tương ứng như sau:

a) Khi có sự thay đổi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch, người tham gia cần chuẩn bị các tài liệu sau:

- Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT).

- Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và thẻ căn cước/chứng minh thư/hộ chiếu.

Nếu người tham gia là Đảng viên, cần kèm theo lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi kết nạp.

b) Trong trường hợp người tham gia có sự thay đổi về nơi làm việc, cần chuẩn bị tài liệu sau:

- Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT).

- Quyết định (văn bản) chứng minh địa điểm làm việc.

Các hồ sơ và mẫu trên đều rất quan trọng để đảm bảo thông tin cá nhân và tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động được cập nhật chính xác và đầy đủ. Điều này sẽ giúp cơ quan bảo hiểm xã hội xử lý các yêu cầu và chăm sóc đối tượng tham gia bảo hiểm một cách hiệu quả và công bằng. Việc thay đổi thông tin và nơi làm việc cần được thông báo kịp thời và điền đầy đủ thông tin vào mẫu TK1-TS để đảm bảo quyền lợi bảo hiểm xã hội được bảo đảm cho người tham gia.

Bản chính: 1

Bản sao: 0

3.2. Đối với Đơn vị:

Trong trường hợp Nhân viên Lao động (NLĐ) nộp hồ sơ qua đơn vị, đơn vị sẽ xử lý các mẫu sau:

- Mẫu TK1-TS: Đây là mẫu Tờ khai thông tin hợp đồng lao động và thời gian đóng Bảo hiểm Xã hội (BHXH). Khi NLĐ cần điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH, đơn vị sẽ tiến hành xác nhận thông tin điều chỉnh. Điều này đảm bảo rằng thông tin được điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý của đơn vị và đơn vị sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên trên mẫu này.

- Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, không cần thực hiện việc xác nhận trên mẫu TK1-TS.

- Mẫu Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS): Mẫu này được sử dụng để tổng hợp thông tin về các nhân viên tham gia BHXH tại đơn vị.

Bản chính: 1

Bản sao: 0

4. Trường hợp ghi xác nhận thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH trước năm 1995:

- Tờ khai mẫu TK1-TS

- Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng với từng trường hợp sau:

Bản chính: 1

Bản sao: 0

4.1. Đối với Nhân viên Lao động (NLĐ) có thời gian công tác trước năm 1995 (không bao gồm người bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc tự ý bỏ việc, bị phạt tù giam trước ngày 01/01/1995), việc xác minh hồ sơ sẽ bao gồm các bước sau:

- Kiểm tra và xác nhận lý lịch gốc của NLĐ, bao gồm cả lý lịch bổ sung nếu có.

- Xem xét các giấy tờ liên quan đến quá trình công tác của NLĐ như quyết định tiếp nhận, hợp đồng lao động, và các giấy tờ khác có liên quan như quyết định nâng bậc lương, quyết định điều động hoặc chuyển công tác, quyết định phục viên xuất ngũ, chuyển ngành, giấy thôi trả lương và các giấy tờ tương tự.

Mục đích của việc này là xác minh và làm rõ thời gian công tác của NLĐ trước năm 1995 để tính toán và xác định quyền lợi Bảo hiểm Xã hội (BHXH) theo quy định của pháp luật.

Bản chính: 1

Bản sao: 0

4.2. Đối với những người nghỉ chờ việc từ tháng 11/1987 đến trước ngày 01/01/1995, việc xử lý hồ sơ sẽ gồm các bước sau đây:

- Kiểm tra và xác minh các hồ sơ như đã nêu tại điểm 4.1, bao gồm lý lịch gốc và lý lịch bổ sung (nếu có), cùng với các giấy tờ liên quan đến quá trình công tác của Nhân viên Lao động (NLĐ).

- Thu thập Quyết định nghỉ chờ việc của NLĐ, danh sách của đơn vị hoặc bất kỳ giấy tờ nào khác xác định rõ tên của NLĐ có trong danh sách của đơn vị đến ngày 31/12/1994. Điều này là để xác định thời gian NLĐ nghỉ chờ việc và từ đó tính toán quyền lợi Bảo hiểm Xã hội (BHXH) theo quy định của pháp luật.

- Trong trường hợp không có Quyết định nghỉ chờ việc, đơn vị sẽ cần có văn bản xác nhận của thủ trưởng đơn vị tại thời điểm lập hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH. Văn bản này phải đảm bảo rằng NLĐ có tên trong danh sách của đơn vị tại thời điểm có quyết định nghỉ chờ việc và chưa nhận bất kỳ khoản trợ cấp một lần nào liên quan đến BHXH.

- Nếu đơn vị đã giải thể, việc xác nhận và xử lý hồ sơ sẽ do cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp thực hiện.

Bản chính: 1

Bản sao: 1

4.3. Trường hợp liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức, công nhân, quân nhân và công an nhân dân thuộc biên chế các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp Nhà nước, và đơn vị lực lượng vũ trang đã xuất cảnh hợp pháp ra nước ngoài, nhưng đã về nước không đúng hạn hoặc về nước đúng hạn nhưng không được bố trí việc làm và NLĐ tự do được cử đi hợp tác lao động, các bước xử lý hồ sơ sẽ được thực hiện như sau:

a) Hồ sơ bao gồm:

- Lý lịch gốc và lý lịch bổ sung (nếu có), cùng với các giấy tờ gốc liên quan đến thời gian làm việc và tiền lương của NLĐ trước khi đi làm việc ở nước ngoài.

- Quyết định tiếp nhận trở lại làm việc đối với trường hợp NLĐ đã về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01/01/1995.

Nếu không có Quyết định tiếp nhận, đơn vị tiếp nhận có thể thay thế bằng lý lịch do NLĐ khai khi được tiếp nhận trở lại hoặc lý lịch của NLĐ khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận.

b) Giấy xác nhận chưa nhận chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, và xuất ngũ sau khi về nước của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý NLĐ trước khi đi công tác, làm việc có thời gian ở nước ngoài.

Nếu cơ quan, đơn vị đã giải thể, thì cơ quan, đơn vị quản lý cấp trên sẽ tiến hành xác nhận.

4.3.1. Trường hợp NLĐ có thời hạn ở nước ngoài theo Hiệp định của Chính phủ và người đi làm đội trưởng, phiên dịch, cán bộ vùng do nước ngoài trả lương, hồ sơ bổ sung thêm:

- Bản chính “Thông báo chuyển trả” hoặc “Quyết định chuyển trả” của Cục Hợp tác quốc tế về lao động (nay là Cục Quản lý lao động ngoài nước) cấp.

Trong trường hợp không còn bản chính “Thông báo chuyển trả” hoặc “Quyết định chuyển trả”, NLĐ cần có Giấy xác nhận về thời gian đi hợp tác lao động để giải quyết chế độ BHXH, do Cục Quản lý lao động ngoài nước xác nhận trên cơ sở đơn đề nghị của NLĐ.

4.3.2. Người đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức hợp tác trực tiếp giữa các Bộ, ngành và UBND các tỉnh, thành phố với các tổ chức kinh tế của nước ngoài, hồ sơ bổ sung thêm:

- Bản chính Quyết định cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài hoặc bản sao Quyết định trong trường hợp NLĐ được cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài bằng một Quyết định chung cho nhiều người.

Nếu không còn bản chính Quyết định cử đi, NLĐ có thể thay thế bằng bản sao Quyết định có xác nhận của đơn vị cử đi.

Nếu không có Quyết định cử đi, phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử NLĐ, ghi rõ thời gian NLĐ được cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

Nếu cơ quan, đơn vị cử đi không còn tồn tại, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

4.3.3. Người đi học tập, thực tập ở nước ngoài, hồ sơ bổ sung thêm:

- Bản chính Quyết định cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài hoặc bản sao Quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài bằng một Quyết định chung cho nhiều người.

Nếu không còn bản chính Quyết định cử đi học tập, thực tập, NLĐ có thể thay thế bằng bản sao Quyết định có xác nhận của đơn vị cử đi.

Nếu không có Quyết định cử đi, phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử người lao động, ghi rõ thời gian người lao động được cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

Nếu cơ quan, đơn vị cử đi không còn tồn tại, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

4.3.4. Người đi làm chuyên gia theo Hiệp định của Chính phủ, hồ sơ bổ sung thêm:

- Bản chính Quyết định cử đi làm chuyên gia ở nước ngoài hoặc bản sao Quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi làm chuyên gia bằng một Quyết định chung cho nhiều người.

Nếu không còn bản chính Quyết định cử đi làm chuyên gia, NLĐ có thể thay thế bằng bản sao Quyết định có xác nhận của đơn vị cử đi.

Nếu không có Quyết định cử đi, phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử người lao động, ghi rõ thời gian cử đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

Nếu cơ quan, đơn vị cử đi không còn tồn tại, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

- Giấy xác nhận của cơ quan quản lý chuyên gia về việc đã hoàn thành nghĩa vụ đóng góp cho ngân sách nhà nước và đóng BHXH theo quy định của Nhà nước trong thời gian làm việc ở nước ngoài.

Bản chính: 1

Bản sao: 1

4.4. Đối với cán bộ có thời gian làm việc ở xã, phường, thị trấn bao gồm cả chức danh khác theo quy định tại Khoản 4, Điều 8 Thông tư liên tịch số 03/2010/TTLT-BNV-BTC-BLĐTBXH: 

a) Hồ sơ, lý lịch gốc của cá nhân; 

b) Các giấy tờ liên quan chứng minh thời gian làm việc ở xã, phường, thị trấn (danh sách, Quyết định phân công, Quyết định hưởng sinh hoạt phí...).

Bản chính: 1

Bản sao: 0

4.5. Đối với những người có thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã nông nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có quy mô toàn xã, các bước xử lý hồ sơ sẽ được thực hiện như sau:

a) Hồ sơ bao gồm:

- Lý lịch gốc của cá nhân trong thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã.

- Hồ sơ đảng viên (nếu có) khai trong thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã.

- Sổ sách hoặc giấy tờ liên quan như danh sách trích ngang, danh sách chi trả sinh hoạt phí, danh sách hoặc Quyết định phê duyệt, công nhận kết quả bầu cử... thể hiện có thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã từ ngày 01/7/1997 trở về trước.

Nếu không có giấy tờ nêu trên nhưng có cơ sở xác định NLĐ có thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã, UBND cấp xã phối hợp với Đảng ủy và HĐND xã nơi NLĐ kê khai có thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã để tiến hành xác minh. Nếu đủ căn cứ xác định người lao động có thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã, sẽ có văn bản (biên bản) xác nhận về thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã, thời gian công tác giữ chức danh, chức vụ theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 250/QĐ-TTg và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

b) Danh sách phê duyệt do UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt UBND tỉnh) ban hành đối với người lao động có thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã có quy mô toàn xã từ ngày 01/7/1997 trở về trước (mẫu do UBND tỉnh ban hành).

c) Danh sách phê duyệt hồ sơ tính thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã của UBND tỉnh.

d) Giấy xác nhận về thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã (Mẫu số 02-QĐ250 kèm theo Quyết định số 250/QĐ-TTg ngày 29/01/2013 của Thủ tướng Chính phủ) đối với người không cư trú tại tỉnh, thành phố có thời gian làm Chủ nhiệm Hợp tác xã.

Bản chính: 1

Bản sao: 1

4.6. Đối với trường hợp ghi xác nhận thời gian đóng BHXH theo quy định tại Khoản 2, Điều 23, Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015, các giấy tờ cần nộp bao gồm:

a) Quyết định phục viên hoặc xuất ngũ hoặc thôi việc. Trong trường hợp quân nhân bị mất quyết định phục viên, xuất ngũ, thì cung cấp giấy xác nhận của Thủ trưởng cấp Trung đoàn và tương đương trở lên nơi trực tiếp quản lý đối tượng trước khi phục viên, xuất ngũ hoặc trực tiếp quản lý đối tượng sau khi phục viên xuất ngũ tại địa phương.

b) Giấy xác nhận chưa hưởng chế độ trợ cấp theo các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ sau đây:

- Số 47/2002/QĐ-TTg (11/4/2002).

- Số 290/2005/QĐ-TTg (08/11/2005; Điểm a, Khoản 1, Điều 1).

- Số 92/2005/QĐ-TTg (29/4/2005).

- Số 142/2008/QĐ-TTg (27/10/2008).

- Số 38/2010/QĐ-TTg (06/5/2010).

- Số 53/2010/QĐ-TTg (20/8/2010).

- Số 62/2011/QĐ-TTg (09/11/2011).

c) Quyết định về việc thu hồi Quyết định hưởng chế độ và số tiền trợ cấp một lần theo các Quyết định sau đây:

- Số 142/2008/QĐ-TTg (27/10/2008).

- Số 38/2010/QĐ-TTg (06/5/2010).

- Quyết định thu hồi các Quyết định hưởng trợ cấp hàng tháng hoặc trợ cấp một lần theo quy định tại Số 62/2011/QĐ-TTg (09/11/2011) của Thủ tướng Chính phủ.

d) Giấy xác nhận chưa giải quyết trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp một lần, trợ cấp xuất ngũ, phục viên, BHXH một lần đối với trường hợp quân nhân, công an nhân dân phục viên, xuất ngũ, thôi việc từ ngày 15/12/1993 đến ngày 31/12/1994.

Bản chính: 1

Bản sao: 0

5. Điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm

a) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS);

b) Hồ sơ kèm theo gồm một trong các loại giấy tờ sau: Quyết định phân công vị trí công việc, hưởng lương; Hợp đồng lao động, Hợp đồng làm việc và các giấy tờ khác có liên quan tới việc điều chỉnh.

Bản chính: 1

Bản sao: 0