Doanh nghiệp chậm đóng BHXH thì phải làm gì?

1. Thế nào là bị coi là chậm đóng bảo hiểm xã hội?

Chậm đóng bảo hiểm xã hội là trường hợp doanh nghiệp không hoàn tất đủ số tiền đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động mà mình quản lý theo thời hạn, thời gian mà pháp luật đã quy định. Việc này không chỉ gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn làm giảm uy tín, gây ra những thiệt hại, xáo xộn trong đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp. Theo đó doanh nghiệp chậm đóng bảo hiểm xã hội sẽ vi phạm về thời gian đóng bảo hiểm xã hội như sau:

- Nếu doanh nghiệp chọn phương thức đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng, thì hạn nộp cuối cùng là vào ngày cuối cùng của tháng, bằng việc trích tiền đóng bảo hiểm xã hội trên quỹ tiền lương, tiền công theo tháng của những người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc; đồng thời trích từ tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm xã hội của từng người lao động trong doanh nghiệp theo mức quy định. Khoản tiền này sẽ được chuyển đồng thời vào tài khoản chuyên thu tiền của cơ quan bảo hiểm xã hội đã được mở tại ngân hàng hoặc kho bạc của Nhà nước.

- Nếu doanh nghiệp chọn phương thức đóng bảo hiểm xã hội theo quý hoặc sáu tháng một lần, thì hạn nộp cuối cùng là ngày cuối cùng của kỳ đóng. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng được chọn phương thức đóng này, mà chỉ các doanh nghiệp đơn vị thuộc ngành nông/ lâm/ ngư/ diêm nghiệp trả tiền lương, tiền công cho người lao động theo chu kỳ sản xuất kinh doanh; hay các hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, hoặc cá nhân có thuê mướn trả công cho người lao động, sử dụng dưới 10 lao động.

Như vậy, tùy vào phương thức đóng là theo hàng tháng hoặc hàng quý, sáu tháng một lần căn cứ theo Điều 7 của Quyết định 1111/QĐ-BHXH về việc ban hành quy định thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế- thì thời hạn được coi là nộp chậm bảo hiểm xã hội của mỗi doanh nghiệp sẽ là khác nhau.

Tóm lại, nếu doanh nghiệp chọn phương thức đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng thì được coi là nộp chậm nếu thực hiện chuyển tiền cho cơ quan bảo hiểm xã hội vào ngày đầu của tháng sau. Nếu doanh nghiệp chọn phương thức đóng bảo hiểm xã hội hàng quý hoặc sáu tháng một lần (một năm hai lần) thì được coi là nộp chậm nếu thực hiện chuyển tiền cho cơ quan bảo hiểm xã hội vào ngày đầu tiên của kỳ đóng tiếp theo.

2. Mức xử phạt khi doanh nghiệp đóng chậm bảo hiểm xã hội

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 17 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội là một trong những hành vi bị nghiêm cấm, nếu doanh nghiệp nào vi phạm điều này sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật. Mức phạt cụ thể đối với doanh nghiệp đóng chậm bảo hiểm xã hội được quy định cụ thể tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Cụ thể: 

- Doanh nghiệp sẽ bị áp dụng mức phạt tiền từ 12% đến 15% so với tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính với hạn mức tối đa là 75.000.000 đồng theo quy định tại Khoản 5 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP;

- Ngoài áp dụng hình thức phạt tiền như trên, doanh nghiệp vi phạm còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả đã gây ra đó là: 

• Phải hoàn tất, đóng đủ số tiền bảo hiểm xã hội chậm nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội;
• Bị phạt nộp tiền lãi bằng hai lần mức lãi suất dùng để đầu tư vào quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề, căn cứ trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng hay chiếm dụng tiền đóng bảo hiểm xã hội.
• Trong trường hợp này nếu doanh nghiệp không thực hiện theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền- thì ngân hàng, tổ chức tín dụng hay kho bạc nhà nước sẽ có quyền, có trách nhiệm trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp bù vào số tiền chưa đóng, khoản tiền lãi của số tiền này được tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn ở mức cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với doanh nghiệp chậm nộp. Số tiền này sẽ được chuyển vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội.

Ngoài bị xử phạt hành chính, thì doanh nghiệp bảo hiểm còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu rơi vào trường hợp trốn đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, và tùy từng mức độ vi phạm mà doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 50.000.000 đến 200.000.000 đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 01 năm, hoặc phạt tù từ 03 tháng đến 01 năm, từ 06 tháng đến 03 năm, từ 02 năm đến 07 năm,....căn cứ theo Điều 216 Bộ luật Hình sự 2015 sửa đổi bổ sung 2017.

3. Cách bảo vệ quyền lợi khi doanh nghiệp đóng chậm bảo hiểm xã hội

Việc doanh nghiệp chậm hoàn tất tiền đóng bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình ghi nhận thời gian tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động, theo đó các quyền lợi, chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động/ bệnh nghề nghiệp, hưu trí sẽ bị ảnh hưởng, mức hưởng không được cao. Hơn thế nữa khi doanh nghiệp chậm đóng bảo hiểm xã hội từ 30 ngày trở lên, hậu quả là thẻ bảo hiểm y tế của người lao động sẽ bị khóa, điều này rất dễ gây khó khăn cho người lao động khi thăm khám, điều trị sức khỏe, tiếp cận các dịch vụ y tế hay sử dụng các quyền lợi khác liên quan đến thẻ bảo hiểm y tế. Do vậy, việc tra cứu, theo dõi hay phát hiện, khiếu nại kịp thời sẽ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi của mình một cách nhanh chóng và kịp thời nhất, dưới đây là một số cách mà người sử dụng lao động có thể áp dụng:

Cách 1: Người lao động có thể kiểm tra thông tin đóng bảo hiểm xã hội trên ứng dụng số VssID hoặc cổng giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội Việt Nam. Bằng phương án này người lao động có thể xem xét việc doanh nghiệp đã đóng bảo hiểm xã hội hay chưa, đóng có đúng hạn hay không. Nếu phát hiện doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội này, người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp giải trình và khắc phục.

Cách 2: Người lao động có thể gửi khiếu nại tới cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc công đoàn công ty nếu doanh nghiệp không giải quyết hoặc giải quyết không triệt để. Trong trường hợp này cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc công đoàn công ty sẽ tiến hành tiếp nhận, xác minh và giải quyết theo các quy trình, trình tự nhất định. Trong các trường hợp cần thiết, doanh nghiệp còn có thể bị yêu cầu phải cung cấp các tài liệu, chứng từ liên quan để làm rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.

Cách 3: Người sử dụng lao động đã thực hiện theo hai phương án trên mà vẫn không được giải quyết, không được giải quyết triệt để, không hài lòng với kết quả thì có quyền khởi kiện ra tòa án nhân dân để bảo vệ quyền lợi của mình. Tòa án sẽ căn cứ trên mức độ vi phạm thực tế của doanh nghiệp, tài liệu chứng cứ mà người khởi kiện trong trường hợp này là người lao động bị chậm nộp bảo hiểm xã hội, để ra quyết định cuối cùng, yêu cầu doanh nghiệp khắc phục thiệt hại và tiến hành bồi thường thiệt hại cho người lao động.

Để hiểu rõ hơn về các thông tin liên quan đến bảo hiểm xã hội, các vấn đề phát sinh từ việc doanh nghiệp chậm đóng bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động, thì bạn có thể tham khảo thêm bài chia sẻ Doanh nghiệp nợ tiền bảo hiểm bao lâu thì bị thanh tra theo quy định mới? của Luật Minh Khuê.

Mong rằng bài chia sẻ trên đây là một tài liệu tham khảo hữu ích dành cho các bạn, nếu còn điều gì vướng mắc hay cần giải đáp các vấn đề pháp lý liên quan bạn có thể liên hệ qua số tổng đài 1900.6162 để được hỗ trợ, tư vấn trực tiếp hoặc liên hệ qua địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng cảm ơn sự quan tâm và theo dõi của các bạn.