Doanh nghiệp nào được sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

2. Doanh nghiệp nào được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?

Căn cứ theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về một số đối tượng sau được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.

- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại,....theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 có rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019 và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Lưu ý: Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, nước sạch, bảo hiểm, y tế, tài chính tín dụng, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt,… nếu có rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng thì phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

3. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được thực hiện như thế nào?

Theo Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được thực hiện như sau:

Bước 1: Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Bước 2: Trong thời gian mười ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Bước 3: Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

4. Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo nguyên tắc nào?

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế cụ thể như sau:

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

- Không bắt buộc có chữ ký số;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Như vậy, căn cứ theo quy định trên thì hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo nguyên tắc sau đây:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Không bắt buộc có chữ ký số.

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

5. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Với các nhóm đối tượng trên, khi có nhu cầu sử dụng Hóa đơn điện tử có mã xác thực thì cần phải đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế theo các bước đã được nêu trong điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Thời hạn trả lời là trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

Để đăng ký sử dụng, lập và xuất Hóa đơn điện tử có mã xác thực thì doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp được cơ quan thuế xác thực. Hiện nay, trên thị trường có nhiều nhà cung cấp Hóa đơn điện tử. Nhưng không ít nhà cung cấp không đạt yêu cầu về hạ tầng công nghệ, khả năng đáp ứng kê khai của doanh nghiệp và đặc biệt là không thông qua sự kiểm duyệt, xác thực của cơ quan thuế. Điều này sẽ đem lại rủi ro khá cao cho doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử.

>>> Xem thêm: Xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thế nào?