1. Hóa đơn điện tử có mã, không có mã là gì?

Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP giải thích hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, theo quy định này hóa đơn điện tử gồm hai loại là (i) hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và (ii) hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử co tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Như vậy hóa đơn điện tử có mã, không có mã chính là chỉ hóa đơn điện tử có mã của quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

 

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Theo quy định tại Điều 55 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có quyền tạo hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để sử dụng nếu đáp ứng các yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật quản lý thuế năm 2019. Cụ thể đó là:

- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủ;

- Doanh nghiệp, tổ chức, kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

 

3. Đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Theo quy định tại Điều 55 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có quyền tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp và đối tượng quy định tại khoản 1,3,4 Điều 91 Luật quản lý thuế 2019. Theo đó, đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế gồm:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 51 và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế những cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Cùng với đó, theo quy định tại khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019 quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có đoạn "..... trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế".

Về rủi ro về thuế cao xem tại Thông tư 31/2021/TT-BTC

Như vậy, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế gồm: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không có mã số của cơ quan thuế và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ linh doanh, cá nhân kinh doanh có rủi ro về thuế cao. Có thể thấy theo quy định này thì chỉ trừ đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì hầu như doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh còn lại đều phải sử dựng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

 

3. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã, không có mã

Nhằm giúp người đọc nhận diện rõ hơn về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, Luật Minh Khuê đưa ra một số tiêu chí phân biệt cụ thể trong bảng dưới đây:

Tiêu chí phân biệt Hóa đơn điện tử có mã, không có mã:

Tiêu chí Hóa đơn điện tử có mã Hóa đơn điện tử không có mã
Khái niệm Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua Là hóa đơn điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế
Mã của cơ quan thuế Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn Không có
Đối tượng áp dụng

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phan biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trừ trường hợp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (Khoản 1 Điều 91 Luật quản lý thuế)

- Doanh nghiệp thuộc đối tượng đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã có nhu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (khoản 1 Điều 5 Thông tư 78)

- Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế:

+ Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế;

+ Được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế(khoản 2 Điều 5 Thông tư 78)

- Hộ, cá nhân kinh doanh:

+ Hộ kinh doanh, cá hân kinh doanh thuộc trường hợp thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử;

+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;

+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

(khoản 3, 4, Điều 91 Luật quản lý thuế, khoản 2 Điều 13 Nghị định 123, khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng 

(khoản 4 Điều 91 Luật quản lý thuế, khoản 2 Điều 13 Nghị định 123)

- Doanh nghiệp kinh doanh ở 15 lĩnh vực gồm: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy (khoản 2 Điều 92 Luật quản lý thuế)

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế (khoản 2 Điều 91 Luật quản lý thuế)

Nhận diện thông qua ký hiệu trên hóa đơn

Có chữ cái "C" thể hiện hóa đơn điện  tử có mã của cơ quan thuế.

Ví dụ: 1C22TAA: hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

(khoản 1 Điều 4 Thông tư 78)

Có chữ cái "K" thể hiện hóa đơn điện tử không có mã:

Ví dụ: 1K23TYY: hóa đơn gái trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

(khoản 1 Điều 4 Thông tư 78)

Trình tự xuất hóa đơn

Bước 1: Lập hóa đơn

Bước 2: Ký số

Bước 3: Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã

Bước 4: Gửi cho người mua

Bước 1: Lập hóa đơn

Bước 2: Ký số

Bước 3: Gửi cho người mua

Thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

Tại thời điểm lập hóa đơn, ký số và gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã

(khoản 2 Điều 21 Nghị định 123)

Thông qua 02 phương thức:

- Chuyển theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HDDT phụ lục IA Nghị định 123 cùng với thời hạn gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng đối với các trường hợp:

+ Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận rải hàng không, chứng khoán;

+ Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

- Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với các trường hợp còn lại. Người bán sau khi lập đầy đủ nội dung hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

(khoản 3 Điều 22 Nghị định 123)

Ưu điểm

- Chỉ cần có máy tính kết nối mạng internet và sử dụng phần mềm lập hóa đơn.

- Hóa đơn sau khi xuất gửi lên cơ quan thuế để cấp mã nên có tính bảo mật cao.

- Không phải kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế vì mỗi lần xuất hóa đơn đều đã thực hiện đồng thời

- Bên nhận hóa đơn có thể truy cập Cổng thông tin của Tổng cục thuế tra cứu thông tin hóa đơn thuận tiện, nhanh chóng.

- Xuất hóa đơn 1 cách nhanh chóng vì không cần thông qua bước gửi đến cơ quan thuế xin cấp mã.

- Không bị ảnh hưởng bởi sự cố gián đoạn của hệ thống điện tử của cơ quan thuế.

Nhược điểm

- Phụ thuộc vào việc cấp mã của cơ quan thuế nên thời điểm xuất hóa đơn không linh hoạt.

- Phụ thuộc vào hệ thống điện tử của cơ quan thuế nên sẽ chịu sự gián đoạn nếu hệ thống cơ quan thuế có trục trặc.

- Cần có hệ thống phần mềm kế toán

- Kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo đúng quy định và có nguy cơ cao trong việc bị phạt do chậm gửi.

 

4. Chuyển đổi sang hóa đơn có mã của cơ quan thuế như thế nào?

Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC có hai trường hợp chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Cụ thể:

Trường hợp 1: Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

Trường hợp 2: Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật quản lý thuế thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo (Mẫu số 01/TB-KTT - Phục lục IB Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Trình tự , thủ tục thực hiện chuyển đổi như sau:

Thực hiện đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 1: Người nộp thuế đăng ký thay đổi theo Mẫu số 01/DKTĐ-HDĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) trong đó tích chọn hình thức hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tới cơ quan thuế (Có thể nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng)

Bước 2: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký thay đổi, Cơ quan thuế phản hồi người nộp thuế bằng thông báo điện tử Mẫu số 01/TB-DKĐT (Phụ  lục IB Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về việc chấp nhận đăng ký thay đổi hoặc không chấp nhận.

Lưu ý: Đối với trường hợp 2 thì trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người nộp thuế phải tiến hành gửi Mẫu số 01 theo bước 1.

Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng háo đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người nộp thuế mới có quyền yêu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng trên cơ sở xem xét quyết định của cơ quan thuế.

Trên đây là ý kiến của chúng tôi về việc làm rõ "Hóa đơn điện tử có mã, không có mã là gì". Hy vọng với những thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ về bản chất, đối tượng sử dụng và những ưu điểm, nhược điểm của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định pháp luật. Mọi vướng mắc pháp lý trong lĩnh vực thuế, hóa đơn cần tham vấn ý kiến luật sư, mời liên hệ qua Hotline 1900.6162 để được tư vấn hỗ trợ bởi Luật sư của Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!