Hóa đơn điện tử có phải là hóa đơn giá trị gia tăng hay không?

1. Hóa đơn điện tử có phải là hóa đơn giá trị gia tăng hay không?

Theo quy định mới nhất tại khoản 2 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa chi tiết như sau, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022:

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Hóa đơn này do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo ra bằng phương tiện điện tử, nhằm ghi nhận thông tin về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế. Mô hình này bao gồm cả trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Trong đó, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch, là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, và một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn. Ngược lại, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không chứa mã của cơ quan thuế. Điều này tạo ra sự linh hoạt trong quản lý hóa đơn điện tử, giúp đơn giản hóa quy trình kế toán và thuế trong các giao dịch thương mại điện tử

Hóa đơn giá trị gia tăng, được định nghĩa tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, là loại hóa đơn được áp dụng cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, đặc biệt là trong các hoạt động bao gồm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; cũng như xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Ngoài các hoạt động nêu trên, hóa đơn giá trị gia tăng còn được biết đến với hai tên gọi thông thường khác là hóa đơn đỏ và hóa đơn VAT. Điều này thể hiện sự linh hoạt trong việc sử dụng thuật ngữ tùy thuộc vào ngữ cảnh và quy định cụ thể của từng lĩnh vực. Khi nói đến hóa đơn điện tử, người ta thường ám chỉ nhiều loại hóa đơn khác nhau, trong đó có hóa đơn giá trị gia tăng. Điều này chỉ ra rằng hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn điện tử có thể được coi là cùng một loại hóa đơn trong một ngữ cảnh đơn giản. Điều này thể hiện sự đa dạng và sự phức tạp trong hệ thống quy định về hóa đơn, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán và thuế.

Như vậy, Hóa đơn điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng. 

2. Cung cấp những thông tin gì khi yêu cầu lập hóa đơn điện tử?

Theo quy định mới nhất tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, nội dung của hóa đơn điện tử đã được chi tiết và cụ thể hóa như sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn:

+ Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định;

+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn tuân theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

- Số hóa đơn

+ Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua. Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

+ Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua:

+ Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã. Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

+ Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ:

• Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia…). Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
• Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
• Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường. Đối với dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.
• Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền. Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng... năm”.

Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày… tháng... năm”.

• Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

+ Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

+ Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

+ Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

+ Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn. Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.

+ Trường hợp doanh nghiệp vận tải hàng không sử dụng hệ thống xuất vé được lập theo thông lệ quốc tế thì các khoản phí dịch vụ thu trên chứng từ vận tải hàng không (phí quản trị hệ thống, phí đổi chứng từ vận tải và các khoản phí khác) và các khoản thu hộ phí dịch vụ sân bay của các doanh nghiệp vận tải hàng không (như phí phục vụ hành khách, phí soi chiếu an ninh và các loại phí khác) ghi trên hóa đơn là giá thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp hàng không được làm tròn số đến hàng nghìn đối với các khoản thu trên chứng từ vận tải theo quy định của Hiệp hội hàng không quốc tế (IATA).

- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:

+ Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).

+ Đối với hóa đơn điện tử: Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền. Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định.

- Thời điểm lập hóa đơn thực hiện và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

-  Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

+ Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

+ Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

+ Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

• Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD - Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000,50 EUR- Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).
• Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

- Thông tin cung cấp khi yêu cầu xuất hóa đơn:

+ Họ và tên của anh/chị.

+ Số điện thoại liên hệ.

+ Mã số thuế (MST) của công ty (nếu là khách hàng doanh nghiệp).

- Xác nhận thông tin MST: Khi cung cấp MST, anh/chị cần xác nhận lại với bên bán hàng để đảm bảo độ chính xác của thông tin. Điều này giúp tránh trường hợp xuất hóa đơn với thông tin không chính xác, từ đó đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.

- Yêu cầu và thông tin trên hóa đơn:

Khi yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng, bên bán hàng sẽ thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp cung cấp MST của công ty, hóa đơn sẽ bao gồm các thông tin như tên công ty, địa chỉ công ty, mã số thuế, các thông tin về sản phẩm như tên, số lượng, đơn giá, thành tiền, và các thông tin khác như hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng.

- Đặc điểm của hóa đơn:

+ Nếu anh/chị là khách hàng cá nhân không kinh doanh, trên hóa đơn không nhất thiết phải có thông tin về tên, địa chỉ, và mã số thuế của người mua.

+ Nếu mua xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh, hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

- Thông tin khác trên hóa đơn: Các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh có thể thêm thông tin về biểu trưng, logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hoặc hình ảnh đại diện của bên bán, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và tính chất giao dịch.

- Hóa đơn bán tài sản công:

Trong trường hợp bán tài sản công, hóa đơn sẽ được lập theo hướng dẫn.

3. Tại sao lại quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?

Quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thường được thiết lập với mục đích và lợi ích rõ ràng đối với cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế. Dưới đây là một số lý do thường được đưa ra để giải thích quy định này:

- Tăng cường quản lý và giảm rủi ro gian lận thuế:

+ Chính xác và minh bạch: Hóa đơn điện tử giúp tăng cường chính xác và minh bạch trong quản lý thuế, giảm nguy cơ sai sót và gian lận thuế.

+ Theo dõi dễ dàng: Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ trong hệ thống điện tử, làm cho quá trình theo dõi và kiểm tra thông tin thuế trở nên thuận tiện.

- Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Quá trình tạo, trao đổi và lưu trữ hóa đơn điện tử thường nhanh chóng và hiệu quả hơn so với hóa đơn giấy truyền thống. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến quản lý giấy tờ.

- Hỗ trợ môi trường và bền vững:  Việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giảm lượng giấy được sử dụng, giúp bảo vệ môi trường và hỗ trợ nỗ lực bền vững.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho kinh doanh điện tử: Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng của việc đồng bộ hóa các quy trình kinh doanh với xu hướng số hóa và công nghệ thông tin.

- Phát triển hệ thống thanh toán điện tử: Hóa đơn điện tử tạo cơ sở dữ liệu cho các quy trình thanh toán điện tử, hỗ trợ sự phát triển của các dịch vụ thanh toán trực tuyến và công nghệ tài chính số.

- Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định: Hóa đơn điện tử giúp cơ quan quản lý thuế dễ dàng kiểm soát và theo dõi thông tin liên quan đến thuế, đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và quy định liên quan.

Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau: Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh nhất

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.