1. Phân tích quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử

Nội dung về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau: Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập có sai sót và đã được người bán điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn vẫn tiếp tục có sai sót, thì quy định cho các lần xử lý tiếp theo sẽ tuân thủ hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Đồng thời, trong Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, Tổng cục Thuế cũng cung cấp hướng dẫn cho trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử gặp sai sót (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0), nhưng phát hiện hóa đơn F1 vẫn chứa sai sót: Nếu chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã được điều chỉnh bởi hóa đơn F1). Nếu chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã được thay thế bởi hóa đơn F1).

Do đó, trong trường hợp đã thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trước đó, nếu hóa đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục chứa sai sót, không được phép hủy bỏ hóa đơn điều chỉnh/thay thế mà phải tiếp tục xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn điều chỉnh/thay thế chứa sai sót. Nghĩa là, sau khi đã chọn phương thức điều chỉnh, phải tiếp tục điều chỉnh, và sau khi đã chọn phương thức thay thế, phải tiếp tục thay thế cho đến khi thông tin trên hóa đơn đúng. Không được phép hủy bỏ hóa đơn điều chỉnh/thay thế để lập hóa đơn mới, cũng như không được phép chuyển từ quá trình điều chỉnh sang lập hóa đơn thay thế.

 

2. Trường hợp được hủy hóa đơn điện tử 

Việc hủy hóa đơn điện tử thay thế có thể được thực hiện trong các trường hợp sau:

- Phát hiện sai sót trước khi gửi cho người mua: Trong trường hợp phát hiện lỗi hoặc sai sót trên hóa đơn điện tử trước khi nó được gửi cho người mua, bạn có thể yêu cầu hủy bỏ hóa đơn đó và phát hành một hóa đơn mới với thông tin chính xác.

- Thỏa thuận hủy hóa đơn giữa người bán và người mua: Nếu cả người bán và người mua đồng ý hủy bỏ hóa đơn điện tử, bạn có thể yêu cầu cơ quan chức năng xử lý việc hủy hóa đơn và gửi thông báo hủy bỏ cho cả hai bên.

- Hóa đơn đã được gửi nhưng chưa sử dụng để khấu trừ thuế hoặc thanh toán: Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua nhưng chưa được sử dụng để khấu trừ thuế GTGT hoặc thanh toán, bạn có thể yêu cầu hủy bỏ hóa đơn này và phát hành một hóa đơn mới nếu cần thiết.

Trong mọi trường hợp, quan trọng là thực hiện các bước hủy bỏ hóa đơn theo quy định của pháp luật và thông báo cho cả hai bên (người bán và người mua) để đảm bảo tính minh bạch và tránh những rắc rối pháp lý sau này.

 

3. Trường hợp không được hủy hóa đơn điện tử thay thế

Dựa trên Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hóa đơn điện tử có sai sót như sau: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, có thể áp dụng một trong hai cách sau đây:

- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trong trường hợp người bán và người mua đồng ý trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, họ phải lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn này phải chứa dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trong trường hợp người bán và người mua đồng ý trước khi lập hóa đơn thay thế, họ phải lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn thay thế này phải chứa dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Sau khi ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế, người bán gửi cho người mua (trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới trước khi gửi cho người mua.

Theo đó, hóa đơn điện tử thay thế không được hủy bỏ trong các trường hợp như sau:

- Hóa đơn đã được sử dụng để khấu trừ thuế GTGT hoặc thanh toán: Khi hóa đơn điện tử thay thế đã được sử dụng để khấu trừ thuế GTGT hoặc thanh toán, nó không thể được hủy bỏ do đã tạo ra tác động pháp lý và tài chính. Trong trường hợp cần sửa đổi thông tin trên hóa đơn sau khi đã sử dụng, bạn có thể cần phát hành một hóa đơn sửa đổi để điều chỉnh thông tin đó.

- Đã thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế: Nếu doanh nghiệp đã thực hiện điều chỉnh thông tin trên hóa đơn điện tử thay thế (ví dụ: sửa đổi số lượng hàng hóa, giá cả, thông tin khách hàng, v.v.), thì hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh mới sẽ được coi là hợp lệ. Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử thay thế ban đầu không được hủy bỏ, mà sẽ được thực hiện các bước xử lý phù hợp để điều chỉnh thông tin trên đó.

Trong cả hai trường hợp trên, quan trọng là tuân thủ các quy định pháp lý và thực hiện các thủ tục điều chỉnh hoặc sửa đổi theo quy định của cơ quan chức năng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

 

4. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử 

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua và có sai sót: Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế bị viết sai nhưng chưa được gửi cho bên mua, bước thực hiện hủy hóa đơn như sau:

+ Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn sai sót Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã và lập hóa đơn điện tử mới để gửi cho bên mua.

+ Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới Kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho bên mua.

+ Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót Sau khi thực hiện các bước trên, chọn hóa đơn có sai sót và xóa/hủy bỏ nó.

+ Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn Để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với bên mua.

+ Bước 5: Tra cứu Doanh nghiệp kiểm tra xem hóa đơn đã được hủy bỏ hay chưa bằng cách kiểm tra thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế và truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn.

Trường hợp 2: Hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy được thực hiện như sau:

+ Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn Hội đồng tiêu hủy hóa đơn gồm đại diện lãnh đạo và đại diện kế toán của tổ chức kinh doanh.

+ Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy

+ Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn Các thành viên Hội đồng tiêu hủy hóa đơn ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

+ Bước 4: Làm thông báo kết quả hủy hóa đơn Sau khi hủy hóa đơn, thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

 

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Quy định mới về hóa đơn điện tử 2024 cần lưu ý những gì? Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui longf liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu trực tiếp tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!