Trong quá trình thực hiện hoạt động mua sắm sử dụng nguồn vốn nhà nước, việc xây dựng và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với dự toán mua sắm có ý nghĩa quan trọng nhằm xác định cách thức tổ chức lựa chọn nhà thầu phù hợp với nội dung và quy mô của gói thầu. Để kế hoạch này được xem xét và phê duyệt theo đúng quy định của pháp luật, cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phải lập hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đầy đủ và rõ ràng. Hồ sơ này thể hiện các nội dung cơ bản như danh mục gói thầu, hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu, nguồn vốn cũng như thời gian thực hiện. Việc chuẩn bị hồ sơ trình duyệt không chỉ giúp cơ quan có thẩm quyền thuận lợi trong quá trình thẩm định mà còn bảo đảm quá trình mua sắm được tổ chức một cách minh bạch và đúng quy định. Đây là bước quan trọng góp phần bảo đảm việc sử dụng ngân sách nhà nước được thực hiện hiệu quả và hợp lý.
1. Dự toán mua sắm là gì?
Theo khoản 7 Điều 4 Luật đấu thầu 2023, Dự toán mua sắm được hiểu là việc dự kiến nguồn kinh phí cần thiết để thực hiện hoạt động mua sắm, được xác định trước nhằm làm căn cứ cho việc tổ chức lựa chọn nhà thầu và triển khai các hoạt động mua sắm theo quy định của pháp luật. Việc lập dự toán mua sắm giúp các cơ quan, tổ chức chủ động trong việc phân bổ và sử dụng nguồn lực tài chính, đồng thời bảo đảm hoạt động mua sắm được thực hiện đúng kế hoạch và trong phạm vi nguồn kinh phí được phép sử dụng.
Đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức, cá nhân khác, dự toán mua sắm được xác định trên cơ sở nguồn kinh phí trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Điều này có nghĩa là việc mua sắm phải tuân thủ đúng giới hạn ngân sách đã được giao, bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và hiệu quả trong việc sử dụng ngân sách nhà nước.
Bên cạnh đó, dự toán mua sắm còn bao gồm dự kiến nguồn kinh phí để thực hiện mua sắm trong phạm vi các nguồn tài chính hợp pháp khác của cơ quan nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp công lập. Các nguồn tài chính hợp pháp này có thể bao gồm nguồn thu sự nghiệp, nguồn tài trợ, viện trợ hoặc các nguồn thu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật. Việc xác định rõ nguồn kinh phí trong dự toán mua sắm giúp bảo đảm hoạt động mua sắm được triển khai trên cơ sở nguồn lực tài chính hợp pháp, đồng thời tạo điều kiện cho việc quản lý, kiểm soát và sử dụng kinh phí một cách hiệu quả.
Như vậy, dự toán mua sắm đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và tổ chức mua sắm của các cơ quan, tổ chức, bởi đây là cơ sở để xác định nhu cầu chi tiêu, lập kế hoạch mua sắm và bảo đảm việc sử dụng nguồn kinh phí đúng quy định của pháp luật.
2. Hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu với dự toán mua sắm theo quy định mới nhất 2026
Theo khoản 1 điều 41 Luật đấu thầu 2023 sửa đổi bởi Điểm a Khoản 23 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15, Hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu bao gồm những nội dung sau đây:
- Phần công việc đã thực hiện, bao gồm nội dung công việc của gói thầu thực hiện trước với giá trị tương ứng và căn cứ pháp lý để thực hiện;
Phần này thể hiện những công việc đã được triển khai trước khi lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Nội dung chủ yếu bao gồm các gói thầu đã được thực hiện trước đó, kèm theo giá trị cụ thể của từng gói thầu. Đồng thời, cần nêu rõ căn cứ pháp lý cho việc thực hiện các gói thầu này, nhằm bảo đảm rằng các hoạt động đã tiến hành đều phù hợp với quy định của pháp luật và có cơ sở để kiểm tra, giám sát trong quá trình quản lý và thực hiện dự án.
- Phần công việc không áp dụng được một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu;
Đây là phần xác định những công việc thuộc phạm vi của dự án nhưng không thể hoặc không cần áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Việc liệt kê rõ các công việc này giúp phân định cụ thể giữa những nội dung phải tổ chức lựa chọn nhà thầu và những nội dung không thuộc đối tượng áp dụng, từ đó giúp việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu trở nên rõ ràng và minh bạch hơn.
- Phần công việc thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu, bao gồm nội dung công việc và giá trị tương ứng hình thành gói thầu được thực hiện theo một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu quy định tại các điều 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29 và 29a của Luật này;
Phần này thể hiện những công việc cụ thể của dự án sẽ được đưa vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Các công việc này được xác định rõ nội dung và giá trị tương ứng để hình thành thành các gói thầu. Đồng thời, mỗi gói thầu phải xác định hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp theo quy định của pháp luật, làm cơ sở cho việc tổ chức đấu thầu hoặc áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu khác theo quy định của Luật.
- Phần công việc chưa đủ điều kiện lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu (nếu có), trong đó nêu rõ nội dung và giá trị của phần công việc này;
Đối với những công việc mà tại thời điểm lập kế hoạch chưa đáp ứng đủ điều kiện để đưa vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ trình duyệt vẫn cần ghi nhận và trình bày rõ ràng. Nội dung của phần này phải nêu rõ các công việc cụ thể và giá trị tương ứng của chúng. Việc thể hiện nội dung này giúp cơ quan có thẩm quyền nắm được các phần việc chưa thể triển khai ngay và có thể xem xét bổ sung vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu khi các điều kiện cần thiết đã được đáp ứng.
- Phần tổng hợp giá trị của các phần công việc quy định tại các điểm a, b, c và d khoản này. Tổng giá trị của phần này không được vượt dự toán mua sắm;
Phần này có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ giá trị của các công việc đã được liệt kê tại các điểm a, b, c và d. Việc tổng hợp nhằm bảo đảm có cái nhìn tổng thể về giá trị của các hạng mục công việc trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Đồng thời, tổng giá trị của các phần công việc này phải bảo đảm không được vượt quá dự toán mua sắm, qua đó bảo đảm việc lập kế hoạch phù hợp với nguồn kinh phí đã được xác định.
- Nội dung khác có liên quan.
Ngoài các nội dung chính nêu trên, hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu còn có thể bao gồm các nội dung khác có liên quan nhằm làm rõ thêm các vấn đề cần thiết cho quá trình xem xét và phê duyệt kế hoạch. Những nội dung này giúp hoàn thiện hồ sơ, cung cấp đầy đủ thông tin cho cơ quan có thẩm quyền khi đánh giá và quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
3. Thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Theo khoản 2 điều 41 Luật đấu thầu 2023, Kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải được phê duyệt theo đúng thẩm quyền quy định tại khoản 2 Điều 40 của Luật này. Việc quy định rõ thẩm quyền phê duyệt nhằm bảo đảm quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu được thực hiện đúng quy định pháp luật, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai các bước tiếp theo trong quá trình đấu thầu.
Theo đó, chủ đầu tư là chủ thể có trách nhiệm tổ chức lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu thuộc dự án. Chủ đầu tư căn cứ vào quy mô, nội dung công việc và nguồn vốn của dự án để xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu, bảo đảm việc lựa chọn nhà thầu được thực hiện phù hợp với tiến độ và mục tiêu của dự án.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, việc lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu có thể được thực hiện trước khi dự án được phê duyệt chính thức. Cụ thể, đối với gói thầu đấu thầu trước theo quy định tại Điều 42 của Luật này hoặc gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án, có thể xảy ra trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư của dự án. Khi đó, để bảo đảm tiến độ chuẩn bị và triển khai dự án, người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án sẽ là người tổ chức lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Quy định này giúp bảo đảm rằng các công việc cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị dự án vẫn có thể được tiến hành kịp thời, tránh làm chậm tiến độ thực hiện dự án. Đồng thời, việc giao thẩm quyền cho đơn vị chuẩn bị dự án cũng góp phần tạo sự chủ động và linh hoạt trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Tóm lại, kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt theo thẩm quyền luật định, trong đó chủ đầu tư là chủ thể chính thực hiện việc lập và phê duyệt kế hoạch; trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư thì người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án sẽ thực hiện nhiệm vụ này.
Kết luận
Hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với dự toán mua sắm đóng vai trò nền tảng trong quá trình tổ chức các hoạt động mua sắm công. Khi hồ sơ được lập đầy đủ, chính xác và phù hợp với quy định pháp luật, việc thẩm định và phê duyệt kế hoạch sẽ được thực hiện thuận lợi, tạo điều kiện để các gói thầu được triển khai đúng tiến độ. Đồng thời, hồ sơ này còn là cơ sở quan trọng để các bước lựa chọn nhà thầu tiếp theo được thực hiện thống nhất, công khai và minh bạch. Thông qua việc xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu một cách khoa học, cơ quan, đơn vị có thể quản lý tốt hơn quá trình mua sắm, sử dụng nguồn lực tài chính hợp lý và tránh những rủi ro trong quá trình thực hiện. Vì vậy, việc chú trọng lập hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với dự toán mua sắm không chỉ bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng ngân sách nhà nước.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.
