Rất mong nhận được sự hỗ trợ của quý công ty
Em xin chân thành cảm ơn!
Người gửi: L.V.A
Luật sư trả lời:
Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:
Cơ sở pháp lý
Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 1 năm 2014 của Chính ohur quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn
Nội dung tư vấn
1. Cách xử lý khi doanh nghiệp bị mất hóa đơn
Theo quy định tại điểm d Khoản 1 Điều 21 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, đối với hóa đơn bị mất thì tổ chức, cá nhân sử dụng phải thông báo với cơ quan thuế theo quy trình và thủ tục được quy định tại Điều 24 của Thông tư này, cụ thể như sau:
"Điều 21. Xử lý hóa đơn trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng
1. Tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế hóa đơn không tiếp tục sử dụng trong các trường hợp sau:
d) Hóa đơn mất, cháy, hỏng theo hướng dẫn tại Điều 24 Thông tư này".
Cụ thể hơn, Điều 24 quy định xử lý hóa đơn trong trường hợp mất hóa đơn thì khi phát hiện mất, bạn phải lập báo cáo về việc mất hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cụ thể Điều 24 quy định như sau:
"Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn
1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định".
2. Mức xử phạt vi phạm hành chính
Trường hợp của bạn mất hóa đơn và kéo dài đã gần 2 năm, đây là hành vi vi phạm quy định về mua hóa đơn căn cứ theo 25 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:
"Điều 25. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 06 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định;
b) Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn".
Như vậy, bạn phải thông báo với cơ quan thuế về việc mất hóa đơn. Nếu trong trường hợp bạn không thông báo với cơ quan thuế hoặc bạn thông báo nhưng đã quá thời hạn từ 6 ngày trở lên thì công ty bạn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng. Ngoài ra, số hóa đơn bị mất đã hết hạn sử dụng, bạn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là tiến hành hủy số hóa đơn này theo quy định.
3. Cách xử lý khi mất hóa đơn giá trị gia tăng
3.1 Cách xử lý khi mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra
Khi phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra (dù là hóa đơn chưa lập hay là hóa đơn đã lập) thì đơn vị phải lập báo cáo mất hóa đơn gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 5 ngày kể từ thời điểm xảy ra sự kiện mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn. Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn là mẫu số BC21/AC ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Trong trường hợp nếu doanh nghiệp nộp trực tiếp thì có thể tải mẫu về để kê khai thông tin và nộp trực tiếp cho chi cục thuế nơi quản lý. Còn nếu như doanh nghiệp nộp qua mạng thì đăng nhập vào phần mềm HTKK vào mục hóa đơn, báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn, kê khai thông tin và nộp qua mạng.
Trường hợp khi bán hàng hóa dịch vụ người bán đã lập hóa đơn đúng theo quy định, nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn liên 2 bản gốc đã lập thì bên bán và bên mua cần phải thực hiện các thủ tục như sau:
- Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản ghi nhận sự việc phải ghi rõ thông tin liên 1 trong hóa đơn người bán khai nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
- Bước 2: Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu số BC21/AC nộp cho cơ quan quản lý thuế.
- Bước 3: Người bán sao chụp lại liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao của hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được quyền sử dụng bản sao của hóa đơn có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 của hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua đều phải có trách nhiệm và chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Doanh nghiệp khi làm mất hóa đơn giá trị gia tăng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt khoảng từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.
3.2 Cách xử lý khi mất hóa giá trị gia tăng đầu ra (liên 2)
Doanh nghiệp khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn (dù là đã lập hoặc chưa lập) thì phải thực hiện thủ tục sau: Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu số BC21/AC để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đơn vị có thể làm hồ sơ trên phần mềm HTKK rồi nộp qua mạng hoặc làm bản cứng để nộp cho cơ quan thuế. Thời gian nộp hồ sơ là chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn. Đối với trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 5) trùng với các ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày kế tiếp của ngày nghỉ đó.
Mức phạt đối với trường hợp này doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng (căn cứ theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hóa đơn hoặc đã lập hóa đơn liên giao cho khách hàng nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng kháng thì đơn vị sẽ không bị phạt tiền.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng, người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và một số các tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức cảnh cáo đối với đơn vị vi phạm.
Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.
Trân trọng./.
Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê
