Hợp đồng công chứng nếu muốn hủy bỏ thì làm như thế nào?

Trong đời sống dân sự, việc ký kết và công chứng một hợp đồng được xem là cột mốc khẳng định sự xác tín và ràng buộc trách nhiệm cao nhất giữa các bên trước pháp luật. Tuy nhiên, do những biến động khách quan của thị trường, sự thay đổi trong ý chí chủ quan của các chủ thể hoặc việc phát hiện các tình tiết mới khiến mục đích giao dịch không còn đạt được, nhu cầu hủy bỏ hợp đồng công chứng là một thực tế tất yếu. Khác với những thỏa thuận miệng hay văn bản tay thông thường, một khi hợp đồng đã mang trên mình "dấu ấn" của Công chứng viên và quyền lực bảo chứng của Nhà nước, việc chấm dứt nó không đơn thuần là một cái bắt tay từ biệt.

Hủy bỏ hợp đồng công chứng là một quy trình pháp lý "ngược chiều" nhưng đòi hỏi sự khắt khe về trình tự và thẩm quyền không kém gì lúc xác lập. Đó là quá trình đưa các bên trở về trạng thái ban đầu, giải tỏa những ràng buộc về quyền và nghĩa vụ đã được ghi nhận chính thức. Hiểu rõ quy định về điều kiện để được hủy bỏ, thẩm quyền thực hiện và hệ quả pháp lý đi kèm không chỉ giúp chúng ta xử lý tình huống một cách văn minh, đúng luật mà còn là giải pháp then chốt để giải phóng tài sản, khơi thông các giao dịch mới và ngăn ngừa những rủi ro bồi thường thiệt hại không đáng có.

1. Điều kiện hủy bỏ hợp đồng công chứng 

Điều kiện để thực hiện việc hủy bỏ một hợp đồng đã công chứng chính là sự thỏa thuận và thống nhất ý chí của tất cả những người đã tham gia vào hợp đồng đó. Đây là biểu hiện của nguyên tắc tự do hợp đồng và tự định đoạt trong luật dân sự, nơi các chủ thể có quyền xác lập thì cũng có quyền chấm dứt các quan hệ pháp lý mà mình tham gia.

Pháp luật quy định việc hủy bỏ hợp đồng công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận hoặc cam kết bằng văn bản của tất cả các bên tham gia giao dịch. Sự thỏa thuận này phải mang tính tự nguyện, không bị ép buộc, lừa dối hay nhầm lẫn. Nếu một bên tham gia do bị đe dọa hoặc cưỡng ép, giao dịch hủy bỏ đó có thể bị tuyên vô hiệu theo Điều 127 Bộ luật Dân sự 2015.

Một điểm mới quan trọng trong Luật Công chứng 2024 là việc bổ sung quy định xử lý trường hợp người tham gia hợp đồng đã chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết. Trong trường hợp này, người thừa kế của người đó có quyền thỏa thuận về việc hủy bỏ hợp đồng. Quy định này tháo gỡ được bế tắc cho rất nhiều giao dịch thực tế khi một bên đột ngột qua đời nhưng các bên còn lại và người thừa kế muốn dừng giao dịch để xử lý di sản. Dưới đây là bảng so sánh các điều kiện về chủ thể thực hiện hủy bỏ giữa Luật 2014 và Luật 2024:

Công chứng viên không đóng vai trò thụ động trong việc chứng kiến ký tên mà là người bảo đảm tính hợp pháp cho hành vi hủy bỏ. Trong quá trình này, công chứng viên phải kiểm tra tính xác thực của ý chí các bên, đảm bảo rằng việc hủy bỏ không nhằm mục đích tẩu tán tài sản hoặc xâm phạm quyền lợi của người khác. Công chứng viên có trách nhiệm giải thích rõ ràng quyền, nghĩa vụ và đặc biệt là hậu quả pháp lý của việc hủy bỏ hợp đồng để các bên cân nhắc trước khi đặt bút ký. Sự hiện diện của lời chứng của công chứng viên trên văn bản hủy bỏ là bằng chứng cho thấy giao dịch cũ đã chính thức bị khai tử trong hệ thống pháp luật.

2. Thẩm quyền thực hiện việc hủy bỏ hợp đồng công chứng

Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền không chỉ đảm bảo thủ tục được thực hiện nhanh chóng mà còn liên quan đến tính liên tục của hồ sơ lưu trữ. Luật Công chứng 2024 duy trì nguyên tắc tập trung hồ sơ để kiểm soát chặt chẽ các biến động của văn bản công chứng.

Địa điểm thực hiện tại Tổ chức hành nghề công chứng gốc: Theo quy định tại Điều 53 Luật Công chứng 2024, việc công chứng văn bản hủy bỏ phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng hợp đồng đó. Quy định này nhằm bảo đảm rằng công chứng viên có thể trực tiếp đối chiếu với bản gốc hợp đồng và hồ sơ lưu trữ tại văn phòng. Sau khi hoàn tất việc hủy bỏ, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ ghi chú nội dung này vào bản gốc đang lưu trữ để bất kỳ ai tra cứu sau này đều thấy được trạng thái đã hủy của giao dịch.

Các trường hợp ngoại lệ khi tổ chức hành nghề công chứng thay đổi: Thực tế hoạt động của các văn phòng công chứng có thể có những biến động như giải thể, chuyển đổi hình thức hoặc chuyển nhượng. Để bảo vệ quyền lợi của người dân, Luật Công chứng 2024 quy định các phương án dự phòng về thẩm quyền như sau:

• Chấm dứt hoạt động/Giải thể: Việc hủy bỏ sẽ do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng đó thực hiện. Thông thường, Sở Tư pháp địa phương sẽ chỉ định một đơn vị tiếp nhận và quản lý kho lưu trữ của các văn phòng đã giải thể.
• Chuyển đổi/Chuyển nhượng: Tổ chức hành nghề công chứng sau khi được chuyển đổi hoặc nhận chuyển nhượng sẽ kế thừa toàn bộ hồ sơ và thẩm quyền thực hiện việc sửa đổi, hủy bỏ các hợp đồng do đơn vị cũ đã ký.
• Tạm ngừng hoạt động: Trong thời gian một văn phòng tạm ngừng, Sở Tư pháp sẽ chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận hồ sơ để thực hiện các công việc cấp bách như sửa lỗi kỹ thuật hoặc hủy bỏ giao dịch cho người dân.

Địa điểm thực hiện việc hủy bỏ còn có thể mở rộng ra ngoài trụ sở trong những trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, ốm đau không thể đi lại được hoặc đang bị tạm giữ, tạm giam. Điều này thể hiện tính nhân văn và linh hoạt của dịch vụ công chứng hiện đại.

3. Hồ sơ và trình tự, thủ tục hủy bỏ hợp đồng công chứng

Quy trình hủy bỏ một hợp đồng công chứng được thực hiện tương tự như quy trình công chứng một hợp đồng mới, nhằm bảo đảm sự cẩn trọng tối đa của các bên tham gia giao dịch.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu hủy bỏ.

Các bên cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ để công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp của yêu cầu. Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng: Theo mẫu của tổ chức hành nghề công chứng, trong đó nêu rõ yêu cầu hủy bỏ hợp đồng số bao nhiêu, ngày tháng năm nào.
• Bản gốc hợp đồng đã công chứng: Các bên phải nộp lại tất cả các bản chính hợp đồng mà công chứng viên đã trả trước đây. Đây là yêu cầu bắt buộc để ngăn chặn việc sử dụng bản chính cũ vào các mục đích bất hợp pháp sau khi đã hủy.
• Giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của tất cả những người tham gia ký kết hợp đồng.
• Giấy tờ về tài sản: Trong trường hợp hợp đồng liên quan đến bất động sản hoặc tài sản phải đăng ký, cần mang theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở để công chứng viên đối chiếu thông tin.
• Dự thảo văn bản thỏa thuận hủy bỏ: Các bên có thể tự soạn thảo hoặc yêu cầu văn phòng công chứng soạn thảo dựa trên ý chí của các bên.

Bước 2: Thực hiện thủ tục tại tổ chức hành nghề công chứng.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên sẽ tiến hành các thao tác nghiệp vụ:

• Kiểm tra và đối chiếu: Công chứng viên kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ, đối chiếu bản chính để xác định đúng chủ thể và đối tượng giao dịch. Đặc biệt, công chứng viên phải kiểm tra kỹ tình trạng ngăn chặn trên hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng để đảm bảo hợp đồng chưa bị Tòa án hoặc cơ quan thi hành án phong tỏa.
• Giải thích và tư vấn: Công chứng viên phân tích rõ hậu quả pháp lý: khi văn bản hủy bỏ được ký kết, các bên sẽ phải khôi phục lại tình trạng ban đầu, hoàn trả tài sản và xử lý các khoản đặt cọc theo thỏa thuận.
• Ký kết văn bản: Các bên đọc lại dự thảo, nếu đồng ý thì ký tên và điểm chỉ vào từng trang của văn bản thỏa thuận hủy bỏ dưới sự chứng kiến của công chứng viên.

Bước 3: Ghi lời chứng và đóng dấu văn bản hủy bỏ

Công chứng viên ghi lời chứng xác nhận việc các bên đã tự nguyện thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng. Lời chứng phải ghi rõ thời gian, địa điểm và số quyển công chứng.

Tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu vào văn bản hủy bỏ và ghi chú vào bản gốc hợp đồng đang lưu trữ. Sau đó, công chứng viên thực hiện việc cập nhật thông tin hủy bỏ lên Cơ sở dữ liệu công chứng để các tổ chức hành nghề khác có thể tra cứu ngay lập tức.

 Người yêu cầu nộp lệ phí và nhận lại bản gốc văn bản thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng. Thời hạn giải quyết việc hủy bỏ thông thường không quá 02 ngày làm việc, đối với các hợp đồng phức tạp có thể kéo dài lên đến 10 ngày làm việc.

4. Phân biệt giữa hủy bỏ hợp đồng công chứng và đơn phương chấm dứt hợp đồng

Trong thực tiễn áp dụng Điều 53 Luật Công chứng 2024, việc phân biệt rõ hai khái niệm này là cực kỳ quan trọng vì chúng dẫn đến các trình tự thực hiện và hệ quả pháp lý khác nhau.

Hủy bỏ hợp đồng công chứng (theo sự đồng thuận) mang tính chất tiêu hủy hiệu lực của giao dịch từ thời điểm xác lập (ex tunc). Khi hợp đồng bị hủy bỏ, nó được coi như chưa từng tồn tại về mặt nghĩa vụ, các bên phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận. Trong khi đó, đơn phương chấm dứt hợp đồng là việc một bên tự ý kết thúc việc thực hiện hợp đồng kể từ thời điểm bên kia nhận được thông báo. Các nghĩa vụ đã thực hiện trước thời điểm chấm dứt vẫn có giá trị pháp lý và các bên không phải hoàn trả lại trừ khi có thỏa thuận khác. Dưới đây là bảng phân tích chi tiết sự khác biệt:

Việc hủy bỏ tại văn phòng công chứng chỉ thực hiện khi các bên vẫn giữ được tiếng nói chung. Nếu sự thương lượng đi vào bế tắc do một bên không hợp tác hoặc có sự vi phạm nghĩa vụ nghiêm trọng, các bên phải tìm đến Tòa án để giải quyết. Tòa án sẽ là nơi giải quyết các trường hợp:

• Yêu cầu tuyên bố hợp đồng công chứng vô hiệu do có yếu tố lừa dối, đe dọa hoặc vi phạm điều cấm của pháp luật.
• Một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ (ví dụ: không trả tiền đúng hạn trong hợp đồng mua bán đất) và bên kia muốn hủy bỏ nhưng bên vi phạm không đồng ý ký văn bản thỏa thuận tại văn phòng công chứng.
• Tranh chấp về mức bồi thường thiệt hại và phạt cọc phát sinh từ việc hủy bỏ hợp đồng.

Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ rất mạnh, do đó khi khởi kiện, bên yêu cầu phải đưa ra được các bằng chứng thuyết phục để Tòa án tuyên hủy bỏ hoặc vô hiệu hóa một giao dịch đã được công chứng viên chứng nhận.

5. Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi hủy bỏ giao dịch

Việc hủy bỏ một giao dịch đã công chứng tiềm ẩn nhiều rủi ro về mặt tài chính và tài sản nếu các bên không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

- Vấn đề hoàn trả tài sản và đặt cọc:

Hậu quả pháp lý lớn nhất của việc hủy bỏ hợp đồng là nghĩa vụ hoàn trả. Các bên phải khôi phục lại tình trạng ban đầu, trả lại cho nhau những gì đã nhận. Đối với hợp đồng đặt cọc, nếu các bên thỏa thuận hủy bỏ, tiền đặt cọc thường được hoàn trả lại cho bên mua. Tuy nhiên, nếu việc hủy bỏ do lỗi của một bên, quy định tại Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 về mất cọc hoặc phạt cọc sẽ được áp dụng.

Trong thực tế, nhiều trường hợp các bên đã nhận tiền và giao giấy tờ nhà đất nhưng khi hủy hợp đồng lại phát sinh tranh chấp về việc hoàn trả giấy tờ hoặc tiền lãi phát sinh. Do đó, trong văn bản thỏa thuận hủy bỏ công chứng, các bên nên ghi rõ thời hạn và phương thức hoàn trả tài sản để làm căn cứ cưỡng chế thi hành nếu cần thiết.

- Trách nhiệm bồi thường thiệt hại:

Một bên có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu việc hủy bỏ hợp đồng gây ra tổn thất về vật chất hoặc tinh thần. Thiệt hại có thể bao gồm chi phí thực hiện hợp đồng, chi phí bảo quản tài sản hoặc thiệt hại do mất cơ hội kinh doanh. Công chứng viên sẽ ghi nhận sự thỏa thuận của các bên về bồi thường trong văn bản hủy bỏ, nhưng nếu không thỏa thuận được, vấn đề này sẽ phải tách ra để giải quyết tại Tòa án.

- Quản trị rủi ro về thuế và phí:

Việc hủy bỏ hợp đồng sau khi đã nộp hồ sơ tại cơ quan thuế có thể dẫn đến việc phải thực hiện các thủ tục hoàn thuế phức tạp. Các bên cần lưu ý rằng việc hủy bỏ hợp đồng mua bán bất động sản sau khi đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính nhưng chưa sang tên có thể bị cơ quan chức năng kiểm tra kỹ lưỡng để tránh hành vi trốn thuế thông qua việc "hủy - bán" liên tục cho nhiều người.

Kết luận

Việc hủy bỏ hợp đồng công chứng không phải là sự khép lại của một thất bại trong giao dịch, mà là một bước đi pháp lý cần thiết để mở ra những cơ hội mới và đảm bảo sự công bằng cho các bên liên quan. Quy trình này, với những yêu cầu chặt chẽ về sự đồng thuận của tất cả các chủ thể tham gia ký kết và sự giám sát của Công chứng viên, chính là "màng lọc" cuối cùng để bảo đảm rằng việc chấm dứt giao dịch không làm tổn hại đến lợi ích của bên thứ ba hay trật tự xã hội.

Trong một môi trường pháp lý thượng tôn pháp luật, mỗi cá nhân và doanh nghiệp cần nhận thức rằng: nếu việc xác lập hợp đồng cần sự thận trọng thì việc hủy bỏ nó cần sự tử tế và minh bạch. Một biên bản hủy bỏ hợp đồng được thực hiện đúng trình tự không chỉ giúp giải quyết triệt để các vướng mắc về mặt giấy tờ, mà còn gìn giữ được uy tín và mối quan hệ giữa các bên trong tương lai. Hy vọng rằng, với cái nhìn thấu đáo về quy trình hủy bỏ hợp đồng công chứng, bạn sẽ luôn làm chủ được mọi tình huống pháp lý, biến những biến số không mong muốn trở thành những bước ngoặt an toàn, bảo vệ tối đa lợi ích và vị thế pháp lý của mình trên mọi hành trình giao thương.

>> Tham khảo: Thủ tục hủy bỏ di chúc đã công chứng như thế nào?

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: Tư vấn pháp luật qua Email để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.