1. Hợp pháp hóa lãnh sự tiếng Anh là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự trong tiếng anh là Consular hoặc Consular legalisation. Cụ thể:

Legalization: Là từ tiếng Anh (Mỹ) có nghĩa tiếng Việt “hợp pháp hóa” và về mặt nghĩa từ chúng ta có thể viết “Consular Legalization” hay “Legalization of Consular”
Legalisation: Là từ tiếng Anh (Anh) có nghĩa tiếng Việt “hợp pháp hóa” và về mặt nghĩa từ chúng ta có thể viết “Consular Legalisation” hay “Legalisation of Consular”Consular Authentication: Từ này được Bộ Ngoại Giao Việt nam và nhiều nước dùng để chỉ tài liệu đã được chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự.

Ngoài ra, người ta cũng sử dụng từ Apostille để chỉ những tài liệu đã được chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự ở các Quốc gia đã là thành viên Công ước LaHay (Hague) về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài. Hiện có 120 quốc gia thành viên ký kết công ước này, trong đó có Anh, Nhật, Singapore, Hàn Quốc, Úc. Việt Nam chưa tham gia công ước này. Đây là một thuật ngữ có nguồn gốc tiếng Pháp có nghĩa là chứng nhận (certification). Nếu một giấy tờ được dán tem chứng nhận Apostille, thì chứng tỏ giấy tờ đó là giấy tờ thật, không phải là giấy tờ giả mạo. Cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng nhận Apostille thường là Bộ Ngoại giao của của quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu đó.

Sự khác nhau giữa hai thuật ngữ này:

	Apostille	Legalization
Quốc gia sử dụng	Chỉ trong khuôn khổ các thành viên của Công ước Lahay	Ở tất cả các quốc gia, kể cả thành viên của công ước Lahay, đặc biệt sử dụng đồng thời khi giấy tờ được lưu thông giữa thành viên của Công ước với các nước bên ngoài Công ước.
Thủ tục	Đối với các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille, nếu bạn có ý định sử dụng giấy tờ đó tại quốc gia thành viên của công ước La Hay, bạn chỉ cần xin tem chứng nhận Apostille. Tức là bạn sẽ không phải trải qua bước hợp pháp hóa lãnh sự (legalization) tại Đại sứ quán của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng. Ví dụ, nếu bạn có giấy khai sinh cấp tại Anh và đang muốn sử dụng giấy tờ đó tại Hàn Quốc, thì bạn chỉ cần xin chứng nhận Apostille tại Bộ ngoại giao về các vấn đề Đối ngoại và Thịnh vượng chung là có thể sử dụng giấy tờ đó tại Hàn Quốc.	1. Đối với các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille, nhưng nếu bạn có ý định sử dụng giấy tờ đó tại quốc gia không phải là thành viên của công ước La Hay, thì bạn cần thực hiện đồng thời hai bước: - Xin tem chứng nhận Apostille của cơ quan có thẩm quyền của nước cấp, - Sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước sẽ sử dụng giấy tờ đó đang đặt tại nước cấp. Ví dụ, nếu bạn muốn sử dụng giấy khai sinh của Anh tại Việt Nam, bạn sẽ cần chứng nhận Apostille tại Bộ ngoại giao về các vấn đề Đối ngoại và Thịnh vượng chung, sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của Việt Nam tại Anh. 2. Đối với các giấy tờ không đủ điều kiện được chứng nhận Apostille, hoặc nước cấp không thuộc khối công ước La Hay, thì bạn sẽ cần: - Xin tem chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp, - Sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán / Lãnh sự quán của nước sẽ sử dụng giấy tờ đó đang đặt tại nước cấp. Ví dụ, các giấy tờ của Thái Lan muốn sử dụng tại Việt Nam sẽ cần chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Thái Lan trước, sau đó hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Thái Lan.
Bản chất	tem chứng nhận lãnh sự	tem hợp pháp hóa lãnh sự

Như vậy, tùy theo ngữ cảnh của tài liệu, mục đích sử dụng tài liệu, và Quốc gia sử dụng tài liệu, chúng ta nên sử dụng từ nào là phù hợp nhất. Đối với các quốc gia chưa ký công ước LaHay như Việt Nam, thì đây là bước bắt buộc cần thực hiện, trừ trường hợp giấy tờ, tài liệu đó thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sư theo quy định.

Hợp pháp hóa lãnh sự là hoạt động công nhận giấy tờ, tài liệu bằng cách chứng thực chữ ký, con dấu, chức danh trên đó của tổ chức cá nhân nước ngoài, được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam. Giống như việc cấp tính pháp lý và chính thống cho một tài liệu, hợp pháp hóa lãnh sự được coi là bước đầu tiên nhưng cực kỳ quan trọng khi làm hồ sơ và thủ tục liên quan đến quốc gia thứ hai ngoài quốc gia phát hành tài liệu đó.

Mục đích của hợp pháp hóa lãnh sự là để tài liệu được công nhận và sử dụng hợp pháp ở nước ngoài và ngược lại.

Ở Việt Nam, hợp pháp hóa lãnh sự tiếng Anh thường được chứng nhận trên bản dịch tiếng Anh hoặc bản song ngữ Việt – Anh do Việt Nam cấp. Hợp pháp hóa lãnh sự bằng tiếng Anh các tài liệu nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam và ngược lại. Khi đó, theo quy định, đương sự phải yêu cầu chứng nhận lãnh sự tài liệu này bằng tiếng Anh.

2. Cơ quan nào có thẩm quyền hợp pháp hoá lãnh sự trong nước?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 thì hợp pháp hóa lãnh sự là việc các cơ quan có thểm quyền thuộc Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự có thể là:

Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền tại nước sử dụng giấy tờ, tài liệu; hoặc
Đại sứ quán / Tổng lãnh sự quán của nước sử dụng giấy tờ, tài liệu đặt tại nước cấp giấy tờ, tài liệu đó.

Một số giấy tờ công thường phải xin xác nhận hợp pháp hóa lãnh sự để được sử dụng tại nước thứ hai bao gồm: Giấy đăng ký kết hôn, Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Giấy đăng ký kinh doanh, Án lệnh, Bằng cấp, Giấy ủy quyền ...

3. Các loại giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hoá lãnh sự?

Cũng tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, Điều 10 có liệt kê 5 loại giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

1. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

2. Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.

3. Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

4. Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

5. Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

4. Những loại giấy tờ, tài liệu nào được miễn hợp pháp hoá lãnh sự?

Căn cứ Điều 9 Nghị định số Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định:

"1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài."

Trên đây là một số nội dung tư vấn của Luật Minh Khuê về thuật ngữ hợp pháp hóa lãnh sự trong tiếng Anh. Nếu bạn đọc còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan, vui lòng liên hệ đến tổng đài 1900.6162 của chúng tôi để được tư vấn giải đáp 24/7. Xin chân thành cảm ơn quý bạn đọc.