Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

1. Quy định của pháp luật về việc hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Căn cứ theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về việc chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao như sau:

- Trường hợp giấy tờ, tài liệu không nằm trong diện được chứng nhận lãnh sự theo thủ tục quy định tại Điều 11 của Nghị định này nhưng để tạo điều kiện cho việc sử dụng giấy tờ, tài liệu đó ở nước ngoài và theo yêu cầu của người yêu cầu chứng nhận lãnh sự, Bộ Ngoại giao sẽ chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó được xuất trình tại Bộ Ngoại giao.

- Việc chứng nhận theo quy định áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu sau:

+ Các giấy tờ, tài liệu có mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh không còn lưu tại cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu có hoặc không thể xác định được;

+ Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.

Khi cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu được yêu cầu chứng nhận lãnh sự, Bộ Ngoại giao sẽ gửi đề nghị cho cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực hoặc chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị, cơ quan hoặc tổ chức này phải trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao để xác minh tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó. Bộ Ngoại giao sẽ giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự ngay sau khi nhận được phản hồi.

2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Căn cứ Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao. Khi muốn làm thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao, người đề nghị cần tuân theo trình tự và thủ tục như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người đề nghị chứng nhận lãnh sự cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu cần thiết và đầy đủ theo yêu cầu. Hồ sơ gồm các tài liệu sau:

- 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định. Bản chính giấy tờ tùy thân, như chứng minh thư hoặc hộ chiếu (nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ Ngoại giao).

- 01 bản sao giấy tờ tùy thân (nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện).

- Giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản sao giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người đề nghị chứng nhận lãnh sự đến trực tiếp Bộ Ngoại giao hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện.

- Nếu nộp trực tiếp, người đề nghị cần xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân để xác thực danh tính.

- Nếu gửi qua đường bưu điện, người đề nghị cần chụp 01 bản sao giấy tờ tùy thân và đính kèm vào hồ sơ.

Bước 3: Xét duyệt hồ sơ

Bộ Ngoại giao sẽ kiểm tra hồ sơ và tiến hành xét duyệt theo quy trình. Nếu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, Bộ Ngoại giao sẽ chứng nhận lãnh sự và cấp giấy chứng nhận tương ứng.

Bước 4: Trả kết quả cho người đề nghị

Bộ Ngoại giao sẽ trả kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự theo hình thức yêu cầu, bao gồm trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện.

Lưu ý: Thời gian xử lý hồ sơ và cấp giấy chứng nhận có thể khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.

Khi có nhu cầu kiểm tra tính xác thực của giấy tờ hoặc tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu người đề nghị cung cấp bản chính của giấy tờ hoặc tài liệu liên quan và nộp một bản chụp tại Bộ Ngoại giao để lưu trữ.

- Quá trình chứng nhận lãnh sự được thực hiện bằng cách đối chiếu con dấu, chữ ký, và chức danh trên giấy tờ hoặc tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao. Nếu không có mẫu để đối chiếu, cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện xác minh và khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký, và chức danh trên giấy tờ hoặc tài liệu đó.

- Quá trình kiểm tra tính xác thực này nhằm đảm bảo rằng giấy tờ hoặc tài liệu được chứng nhận lãnh sự là hợp lệ và có giá trị pháp lý, giúp tránh những sai sót hoặc vi phạm trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính và kinh doanh của người đề nghị.

3. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định, việc chứng nhận lãnh sự chỉ áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức uy tín lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận. Danh sách này bao gồm các cơ quan thuộc các tổ chức như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát và các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.

Ngoài ra, danh sách còn bao gồm các tổ chức nghề nghiệp như các tổ chức đảng phái, các tổ chức nghề nghiệp, các tổ chức hợp tác xã, và các cơ quan, tổ chức khác được quy định bởi pháp luật.
Thời hạn giải quyết hồ sơ là 01 ngày làm việc kể từ ngày đầy đủ nhận hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên, thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn, nhưng không vượt quá 05 ngày làm việc.

Khi cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu được yêu cầu chứng nhận lãnh sự, Bộ Ngoại giao sẽ gửi đề nghị cho cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực hoặc chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị, cơ quan hoặc tổ chức này phải trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao để xác minh tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó. Bộ Ngoại giao sẽ giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự ngay sau khi nhận được phản hồi.

4. Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

>>> Tải ngay: Mẫu từ khai hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là một loại giấy tờ quan trọng trong quá trình đi lại, làm việc hoặc giao dịch với đối tác nước ngoài. Thông thường, khi bạn muốn thực hiện các thủ tục này, các cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự của quốc gia đó sẽ yêu cầu bạn cung cấp một số giấy tờ và chứng nhận để xác nhận địa vị, tính chất, quyền lợi của bạn. Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự hay còn gọi là chứng nhận lãnh sự là một giấy chứng nhận được cấp bởi cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của quốc gia để xác nhận tính chất, địa vị, quyền lợi của cá nhân hoặc tổ chức trong quá trình đi lại, hội nhập và làm việc ở nước ngoài. Cụ thể, một số mục đích chính của việc sử dụng mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

- Xin visa hoặc thị thực nhập cảnh vào một quốc gia nào đó

- Thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng hoặc làm các thủ tục pháp lý khác trong nước ngoài

- Chứng minh địa vị chính trị, xã hội hoặc tài chính của một cá nhân hoặc tổ chức khi làm việc hoặc giao dịch với đối tác nước ngoài.

Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự thường được yêu cầu bởi các đại sứ quán, lãnh sự quán hoặc các cơ quan chính phủ tại quốc gia đang sinh sống hoặc làm việc. Các thông tin cần cung cấp trong mẫu tờ khai bao gồm thông tin cá nhân hoặc tổ chức, địa chỉ, địa chỉ tại nước ngoài, mục đích đi lại hoặc giao dịch và các thông tin khác cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp chứng nhận.

Trên đây là tư vấn của Luật Minh Khuê muốn gửi tới quý khách hàng. Nếu quý khách hàng còn bất kỳ vướng mắc hay câu hỏi pháp lý khác về nội dung bài viết thì vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!