1. Tổng quan

Dựa trên quy định tại Điều 12, Khoản 2 của Bộ Luật Lao động năm 2019, các doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện việc cung cấp thông tin và báo cáo về việc sử dụng lao động cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong các trường hợp sau đây:

Doanh nghiệp phải cung cấp thông tin về việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
Doanh nghiệp phải định kỳ báo cáo về các thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động của mình.

Việc nộp báo cáo trực tuyến so với phương thức truyền thống mang lại nhiều lợi ích đáng kể:

Tiết kiệm thời gian và tiện lợi: Nộp báo cáo trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian cho cả người nộp và nhà quản lý thông tin. Không cần phải di chuyển đến nơi nộp giấy tờ, người dùng có thể hoàn thành quy trình chỉ trong vài phút.
Tiết kiệm chi phí: Việc nộp báo cáo trực tuyến thường không đòi hỏi sử dụng giấy tờ, mực in, hoặc chi phí vận chuyển như phương thức truyền thống. Điều này giúp giảm bớt chi phí hoạt động cho cả người sử dụng và tổ chức.
Dễ dàng quản lý và theo dõi: Báo cáo được nộp trực tuyến thường được tự động lưu trữ trong hệ thống, giúp dễ dàng quản lý và truy cập lại sau này. Điều này cũng làm cho quá trình theo dõi và đánh giá hiệu suất trở nên dễ dàng hơn.

2. Chuẩn bị trước khi nộp báo cáo

* Tạo tài khoản dịch vụ công quốc gia (nếu chưa có)

Tài khoản dịch vụ công trực tuyến có thể đăng ký qua nhiều phương tiện khác nhau, phụ thuộc vào loại đối tượng đăng ký như sim ký số, USB ký số, số điện thoại di động, mã bảo hiểm xã hội hoặc tài khoản do Bưu điện Việt Nam cấp.

Để đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, bạn có thể tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Truy cập trang chủ của Cổng Dịch vụ công Quốc gia qua đường dẫn https://dichvucong.gov.vn/ và nhấn vào nút "Đăng ký" ở góc phải trên cùng.
Bước 2: Chọn loại đối tượng đăng ký là Công dân, Doanh nghiệp hoặc Cơ quan nhà nước. Bạn cũng có thể chọn phương tiện đăng ký qua sim ký số, USB ký số, số điện thoại di động, mã bảo hiểm xã hội hoặc tài khoản do Bưu điện Việt Nam cấp.
Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết như tên đăng nhập, họ và tên, ngày sinh, số điện thoại, email và mã xác thực. Bạn cũng cần chấp nhận Điều khoản và Chính sách chia sẻ thông tin của Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Các trường có đánh dấu (*) là bắt buộc và không được bỏ trống.
Bước 4: Bấm "Đăng ký" để hoàn tất quá trình. Bạn sẽ nhận được một email xác nhận từ Cổng Dịch vụ công Quốc gia và một mã OTP sẽ được gửi về số điện thoại bạn đã đăng ký. Nhập mã OTP vào ô xác thực và nhấn "Xác nhận" để kích hoạt tài khoản của bạn.

Tiếp theo, bạn cần đặt mật khẩu cho tài khoản dịch vụ công trực tuyến bằng cách nhập mật khẩu và xác nhận mật khẩu.

Để đảm bảo mật an toàn, mật khẩu nên đáp ứng các tiêu chí sau:

Ít nhất 8 và tối đa 64 ký tự.
Bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt như !@#$%^&*.
Không được trùng lặp hoặc sử dụng lại mật khẩu cũ.
Không chứa thông tin cá nhân hoặc từ thông thường.
Có thể sử dụng cụm từ, lời bài hát hoặc từ viết tắt để dễ nhớ.

Đổi mật khẩu định kỳ, ít nhất mỗi 90 đến 180 ngày một lần.

Sau khi hoàn tất, nhấn "Đăng ký" để kết thúc quá trình đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

* Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết theo quy định

* Cập nhật số liệu về tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp

3. Hướng dẫn chi tiết từng bước nộp báo cáo online

Để thực hiện báo cáo về việc sử dụng cổng dịch vụ công Quốc gia, các Doanh nghiệp có thể tuân theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web của Cổng dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản dịch vụ công của Doanh nghiệp bằng cách sử dụng thiết bị ký số USB Token. Nếu chưa có tài khoản, đơn vị hoặc doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký tài khoản mới tại trang chủ của Cổng dịch vụ công quốc gia. Hướng dẫn chi tiết về việc tạo tài khoản và đăng nhập vào cổng DVC quốc gia cho doanh nghiệp có sẵn tại bài viết "Hướng dẫn đăng ký tài khoản dịch vụ công quốc gia cho doanh nghiệp" - https://ebh.vn/bao-hiem-xa-hoi-dien-tu/dang-ky-tai-khoan-bang-usb-ky-so-tren-cong-dich-vu-cong-quoc-gia

Lưu ý: Bạn cần tải và cài đặt công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số của doanh nghiệp.

Bước 3: Sau khi bạn đã đăng nhập thành công vào cổng DVC quốc gia bằng tài khoản của doanh nghiệp, hãy chọn mục "Thông tin và Dịch vụ" và tiếp đến "Dịch vụ công trực tuyến".

Bạn có thể lựa chọn thủ tục bằng cách tìm kiếm theo tên trong danh sách thủ tục trên hệ thống dịch vụ công quốc gia. Cụ thể, tại mục tìm kiếm, gõ từ khóa "liên thông" và chọn cơ quan thực hiện là "Bảo hiểm xã hội Việt Nam". Sau đó, nhấn vào ô "Tìm kiếm".

Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng với thủ tục "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động".

Bước 4: Chọn thủ tục và nhấn vào nút "Nộp trực tuyến".

Bước 5: Điền thông tin cần thiết, bao gồm cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, và chọn địa điểm nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Bước 6: Sau khi hoàn thành, nhấn vào "Đăng ký" để hệ thống ghi nhận thông tin.

Bước 7: Tiếp tục các bước cho đến khi màn hình hiển thị thông báo "Chúc mừng! Doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công". Nhấn "Thoát" để hoàn tất thủ tục.

Bước 8: Điền thông tin vào biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ lên hệ thống của Bảo hiểm Xã hội.

Bước 9: Cán bộ của Bảo hiểm Xã hội sẽ tiến hành xử lý hồ sơ liên quan đến BHXH.

Bước 10: Cổng dịch vụ công Quốc gia sẽ trích xuất dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu của Bảo hiểm Xã hội.

Bước 11: Cổng dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo chu kỳ báo cáo do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định.

Lưu ý: Một số địa phương yêu cầu doanh nghiệp gửi hồ sơ trực tiếp hoặc qua email đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Do đó, trước khi gửi hồ sơ, bạn cần liên hệ trực tiếp với Sở để được hướng dẫn cụ thể.

4. Lưu ý quan trọng khi nộp báo cáo online

Khi nộp báo cáo online, có một số lưu ý quan trọng cần được xem xét:

Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong báo cáo: Trước khi nộp báo cáo, hãy kiểm tra kỹ thông tin đã điền để đảm bảo rằng chúng là chính xác và đầy đủ theo yêu cầu. Thông tin không chính xác có thể dẫn đến những hậu quả không mong muốn.
Nộp báo cáo đúng thời hạn quy định: Luôn tuân thủ thời hạn quy định cho việc nộp báo cáo. Việc nộp đúng thời hạn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp tránh được các hậu quả phát sinh do việc trễ hạn.
Lưu trữ hồ sơ nộp báo cáo cẩn thận: Sau khi hoàn thành việc nộp báo cáo, đảm bảo lưu trữ hồ sơ một cách cẩn thận và dễ dàng truy cập. Điều này giúp phòng tránh được tình trạng mất mát thông tin và cung cấp bằng chứng khi cần thiết trong tương lai.

5. Giải đáp các thắc mắc thường gặp

* Hạn cuối nộp báo cáo lao động là vào tháng nào?

Theo hướng dẫn của Nghị định số 122/2020/NĐ-CP về cơ chế phối hợp và thực hiện Thủ tục hành chính (TTHC) đăng ký mở chi nhánh, văn phòng đại diện, tổ chức/doanh nghiệp cần khai trình về việc sử dụng lao động, cấp sổ đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội và đăng ký sử dụng con dấu của doanh nghiệp như sau:

- Đối với việc định kỳ, tổ chức/doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động mỗi 6 tháng và phải hoàn tất trước ngày 05 tháng 6.

- Đối với việc cuối năm, báo cáo cần được hoàn thành trước ngày 05 tháng 12 hàng năm.

Tổng cộng, trong một năm, doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động 2 lần định kỳ: một lần vào tháng 6 và một lần vào tháng 12.

* Mức phạt nếu không nộp báo cáo thay đổi lao động?

Trường hợp tổ chức/doanh nghiệp không thực hiện việc nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động, sẽ bị áp dụng các biện pháp phạt như sau:

- Theo Điểm c, Khoản 2, Điều 8 của Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, sẽ bị phạt tiền từ 5-10 triệu đồng với hành vi không báo cáo tình hình thay đổi người lao động theo quy định.

- Ngoài ra, Điểm 1, Khoản 6 của Điều này cũng quy định, nếu chủ sử dụng là cá nhân không thực hiện báo cáo lao động theo thời hạn, sẽ bị phạt từ 5-10 triệu đồng; nếu là doanh nghiệp, mức phạt sẽ gấp đôi, từ 10-20 triệu đồng.

Tham khảo bài viết liên quan:

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề: Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online? Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!