Theo quy định tại Khoản 1 Điều 89 Luật quản lý thuế 2019 định nghĩa hóa đơn điện tử như sau: Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 

Hóa đơn điện tử bao gổm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

 

1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Theo quy định tại Điều 91 đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bao gồm:

Thứ nhất, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Thứ hai, doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng, công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Thứ ba, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Thứ tư, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử đề giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

 

2. Xử lý hóa đơn điện tử lập sai trên hệ thống Bkav eHoadon

2.1. Trường hợp hóa đơn cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua

Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

Ở bước này tại cửa sổ "chi tiết hóa đơn" Qúy khách ấn vào mũi tên, sau đó chọn xóa bỏ hóa đơn, nhập lý do xóa bỏ hóa đơn và ấn vào "tiếp tục".

Bước 2. Ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Bước 3. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

 

2.2. Trường hợp hóa đơn có sai sót đã gửi cho người mua

Trường hợp hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

2.2.1. Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không mã số thuế, các nội dung dung khác không sai sót: 

Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Bước 2: Người bá thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuê.

 

2.2.2. Trường hợp có sai: mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế

Trường hợp có sai về mã số thuế, sai sót về tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót

Bước 1: Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai sót thì người bán và người mua lập bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Bước 2:  Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ "điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số...ký hiệu...số...ngày...tháng...năm".

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử có sai sót

Bước 1: Cách này thì người bán có thể lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Bước 2. Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót

Hoa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ "thay thế cho hóa đơn mẫu số...ký hiệu...số...ngày...tháng...năm".

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

 

2.3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Bước 1: Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Theo thời hạn thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT tại phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Bước 3: Hết thời hạn thông báo mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần hai cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên thông báo mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Nếu Qúy khách còn bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến thuế, hóa đơn. Mời quý khách gọi: 1900.6162 để được luật sư tư vấn pháp luật thuế trực tuyến qua tổng đài điện thoại