Kế toán ký chữ ký như thế nào mới đúng luật để không bị phạt?

1. Kế toán có nhiệm vụ như thế nào?

Căn cứ tại Điều 4 Luật Kế toán năm 2015 quy định về nhiệm vụ của kế toán bao gồm 4 nhiệm vụ chính như: xử lý, thu thập thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán; giám sát kiểm tra các khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản hoặc phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật  về kế toán và tài chính; kế toán còn có nhiệm vụ phân tích, sổ liệu kế toán hoặc tham mưu , đề xuất những giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán; ngoài ra kế toán còn cần phải cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy đinh của pháp luật.

Ngoài những nhiệm vụ nêu trên kế toán cần phải phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính; phản ánh những thông tin, số liệu kế toán một cách kịp thời và đúng thời hạn, rõ ràng, dễ hiểu và phải chính xác thông tin ngoài ra cần phỉa phản ảnh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số liệu kế toá kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán của kỳ trước; những nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính cần phải được phản ánh trung thực, khách quan hiện trạng, bản chất sự việc và phải phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh, kiểm chứng được.

2. Chữ ký của kế toán như thế nào được coi là chính xác?

Chữ ký của kế toán được quy định tại Khoản 1 Điều 19 của Luật Kế toán năm 2015, theo đó chữ ký trên chứng từ kế toán của mộ người phải thống nhất và phải đúng theo chữ ký đã đăng ký tuy nhiên không bắt buộc phải giống 100% vì mỗi thời điểm kế toán sẽ có những nét chữ khác lúc đậm, nhạt, ngắn, dài, nghiêng, cao...nhưng dẫu sao chữ ký của kế toán trên chứng từ khi nhìn vào thì có thể nhận ra đây là chữ ký của kế toán như đã đăng ký.

Chữ ký trong chứng từ kế toán (là những giấy tờ, vật mang tính phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi vào sổ kế toán) phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ; chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai, không được ký bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn phải thống nhất và do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký; người khiếm thị sẽ có chữ ký và thực hiện ký trên chứng từ kế toán theo quy định của Chính phủ.

Lưu ý một điểm, chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử giá trị trên chứng từ có chữ ký điện tử giống với chữ ký giấy.

Như vậy, pháp luật quy định chữ ký kế toàn trên chứng từ điện tử phải được ký thống nhất với nhau trong cùng một người và phải đúng với chữ ký đã được đăng ký vào sổ đăng ký tuy nhiên không cần phải giống 100% nhưng phải ký sao cho nhận diện được chữ ký của cùng một người, và màu sắc, loại mực ký phải đúng theo quy định pháp luật thì sẽ không bị xử phạt theo quy định.

3. Quản lý và sử dụng chứng từ kế toán được quy định như thế nào?

Theo quy định, để ghi sổ kế toán cần căn cứ vào thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán đã lập, biểu mẫu về chứng từ kế toán do đơn vị kế toán chủ động xây dựng và thiết kế nhưng phải đảm bảo đủ nội dung chủ yếu và quan trọng theo quy định. Chứng từ kế toán cần được sắp xếp theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian, bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật như phải có đủ chữ ký, chức danh theo quy định trên chứng từ hoặc có chữ ký điện tử phải theo quy định pháp luật. Những cơ quan có thẩm quyền mới được quyền tạm giữ, tịch thu hoặc được niêm phong chứng từ kế toán và phải lập biên bản niêm phong và ghi rõ lý lo. Trường hợp tịch thu, tạm giữ chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xã nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán, đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do và số lượng của từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu sau đó ký tên và đóng dấu, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán và người đại diện theo pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu phải ký và đóng dấu vào biên bản giao nhận tài liệu. Đối với tài liệu kế toán lập trên phương tiện điện tử thì đơn vị kế toán phải in ra giấy và ký xã nhận đóng dấu để cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán

4. Mức xử phạt đối với những lỗi về chữ ký

Nghị định 41/2018/NĐ-CP đã đưa ra những mức xử phạt hành chính khi vi phạm vè lỗi chữ ký trong đó nhẹ là phạt cảnh cáo, nặng là phạt tiền, cụ thể:

- Phạt cảnh cáo về những lỗi chữ ký như: không có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc người được uỷ quyền trong báo cáo minh bạch khi công bố hoặc không có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc người được uỷ quyền đối với hồ sơ đăng ký tham gia kiểm toán cho đơn vị lợi ích công chứng;

- Phạt tiền: 

+ Phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng về lỗi ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn; tài liệu kế toán sao chụp không có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) của các tổ chức, cá nhân có liên quan

+ Phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng khi chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký; chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ; báo cáo tài chính không có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán

+ Phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 30 triệu đồng khi thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định; lập báo cáo kiểm toán không có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên hành nghề theo quy định

+ Phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 2 triệu đồng với lỗi thiếu chữ ký của người lập sổ kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi lập sổ kế toán hoặc không có đủ chữ ký đóng dấu theo quy định khi in ra giấy (trừ những sổ không bắt buộc phải in theo quy định đối với trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương diện điện tử.

Mức phạt tiền đối với những lỗi được nêu ở trên được áp dụng với cá nhân vi phạm trừ trường hợp vi phạm về lập báo cáo kiểm toán không đủ chữ ký của kiểm toán viên hành nghề là của tổ chức những hành vi còn lại nếu áp dụng với tổ chức quy định thì mức phạt tiền gấp 2 lần.

Như vậy, nếu vi phạm về lỗi liên quan đến chữ ký trong chứng từ kế toán thì mức xử phạt đối với cá nhân cao nhất là 20 triệu đồng.

Trên đây là những thông tin về chữ ký kế toán và những vấn đến liên quan đến chữ ký kế toán để khách hàng tham khảo, nếu có bất kỳ vướng mắc liên quan đến nội dung nếu trên thì khách hàng liên hệ qua tổng đài 1900.6162 để được tư vấn, hỗ trợ

Bài viết liên quan: Lập khống chứng từ kế toán phạm tội gì? Bị phạt thế nào?