Mục lục bài viết

1. Kết thúc thanh toán

Kết thúc thanh toán (FINALITY OF PAYMENT) là bảo đảm thanh toán đối với bên nhận chuyển tiền bằng điện tử. Khoản thanh toán liên ngân hàng qua Mạng lưới chuyển tiền Dự trữ liên bang (Chuyển tiền Liên bang) là kết thúc và không thể hủy ngang khi đã truyền đi, và được ghi có vào tài khoản dự trữ của ngân hàng nhận tại thời điểm giao dịch.

Với sự gia tăng của các dịch vụ thanh toán hóa đơn trực tuyến, nhiều người tiêu dùng đã nhận được một bài học thực tế trong việc thanh toán cuối cùng. Vì nhiều dịch vụ ngân hàng trực tuyến và dịch vụ thanh toán hóa đơn sử dụng hệ thống Thanh toán bù trừ (ACH) tự động để xử lý khoản thanh toán không dẫn đến việc chuyển ngay, nhiều công ty không xem xét hóa đơn thanh toán cho đến khi họ được đảm bảo về việc thanh toán cuối cùng . Tất nhiên, điều đó đã dạy cho nhiều người bài học đau đớn bắt đầu thanh toán hóa đơn tự động vào ngày đáo hạn thường dẫn đến thanh toán chậm.

2. Thanh toán tạm ứng

2.1. Một số khái niệm

– Khoản tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.

– Giấy thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.

– Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được người có thẩm quyền (Giám đốc/Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.

Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất quỹ cho người lao động giải quyết công việc (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).

2.2. Quy trình và chứng từ tạm ứng

BƯỚC 1: Nhân viên lập giấy Đề nghị tạm ứng

+) Trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế cần phải có một khoản tiền mặt để thực hiện công việc. Vì vậy, nhân viên công ty sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ

+) Mẫu giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03 – TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

Yêu cầu: ghi đúng, ghi đủ các nội dung có trong giấy đề nghị

BƯỚC 2: Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng duyệt

Sau khi nhân viên lập xong giấy đề nghị tạm ứng thì trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký

BƯỚC 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng

Khi trưởng phòng duyệt thì nhân viên trình giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng

BƯỚC 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi

+) Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi tạm ứng và ký tên người lập phiếu

+) Mẫu phiếu chi tạm ứng – Mẫu số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC

BƯỚC 5: Chuyển kế toán trưởng duyệt chi

Kế toán thanh toán viết phiếu chi và chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt Chi tạm ứng

BƯỚC 6: Trình Giám đốc duyệt chi

Sau khi kế toán trưởng ký vào phiếu chi, thì kế toán thanh toán chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt

BƯỚC 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên

Căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc thì thủ quỹ sẽ chi số tiền đề nghị trên giấy tạm ứng cho nhân viên.

BƯỚC 8: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

+ Kế toán thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng

+ Thủ quỹ lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia.

3. Quy trình và chứng từ thanh toán tạm ứng

BƯỚC 1: Nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan làm đề nghị thanh toán

Khi thực hiện xong công việc được giao, nhân viên sẽ tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan để làm đề nghị thanh toán xem tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu

BƯỚC 2: Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ

Các chứng từ được nhân viên chuyển cho kế toán thanh toán kiểm tra, rà soát lại tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ

+ Hóa đơn GTGT phải đảm bảo: tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp

+ Những khoản chi không có hóa đơn thì phải lập bảng kê mẫu 01/TNDN (theo thông tư 78/2014/TT-BTC)

+ Những hóa đơn tiếp khách thì phải có danh sách món ăn đi kèm

BƯỚC 3: Kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt

Kế toán thanh toán chuyển bộ chứng từ thanh toán tạm ứng cho kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán

BƯỚC 4: Giám đốc ký duyệt

Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, kế toán thanh toán chuyển chứng từ để giám đốc ký.

4. Thủ tục thanh toán tạm ứng

Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán thanh toán lập giấy đề nghị hoàn ứng

Nếu cuối kỳ phát sinh số tạm ứng chi không hết thì:

+ Có thể nhân viên hoàn ứng lại số tiền còn thừa (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)

+ Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp

Nếu cuối kỳ phát sinh chi quá số tạm ứng thì:

+ Có thể nhân viên tiếp tục xin tạm ứng vào kỳ sau (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)

+ Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp.

5. Thanh toán các khoản chi thường xuyên từ ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước

Theo khoản 3 Điều 7 Thông tư 62/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính thì đơn vị sử dụng ngân sách phải thực hiện thanh toán tạm ứng với Kho bạc nhà nước nơi giao dịch ngay sau khi khoản chi tạm ứng đã hoàn thành có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán, cụ thể như sau:

Đối với các khoản chi không có hợp đồng hoặc khoản chi không phải gửi Hợp đồng đến Kho bạc nhà nước, đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng chậm nhất với Kho bạc nhà nước vào ngày cuối cùng tháng kế tiếp tháng tạm ứng (trừ khoản chi trợ cấp, phụ cấp theo quy định tại Thông tư 101/2018/TT-BTC và Thông tư liên tịch 29/2014/TTLT-BLĐTBXH).

Đối với các khoản chi phải gửi Hợp đồng đến Kho bạc nhà nước (trường hợp hợp đồng có giá trị trên 50 triệu đồng), đơn vị sử dụng ngân sách thanh toán tạm ứng bắt đầu ngay từ lần thanh toán khối lượng hoàn thành đầu tiên của Hợp đồng, mức thanh toán tạm ứng từng lần do đơn vị sử dụng ngân sách thống nhất với nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ và quy định cụ thể trong Hợp đồng, đảm bảo thanh toán hết khi giá trị thanh toán (bao gồm cả tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành) đạt 80% giá trị hợp đồng.

Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị sử dụng ngân sách có trách nhiệm gửi đến Kho bạc nhà nước giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (trong đó kê khai rõ nội dung đề nghị thanh toán tạm ứng đảm bảo phù hợp với nội dung đã đề nghị tạm ứng tại Giấy rút dự toán/Ủy nhiệm chi số, ngày, tháng, năm); Trường hợp giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị sử dụng ngân sách không thể hiện được hết nội dung thanh toán tạm ứng, đơn vị kê khai trên bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng (đối với những khoản chi không có hợp đồng hoặc những khoản chi có hợp đồng với giá trị không quá 50 triệu đồng); Các hồ sơ, chứng từ tương ứng có liên quan theo quy định tại Điều 7 Nghị định 11/2020/NĐ-CP để KBNN kiểm soát, thanh toán.

- Trường hợp đủ điều kiện quy định, Kho bạc nhà nước thực hiện thanh toán tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách, cụ thể:

  • Nếu số tiền đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng: Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị (đã được Kho bạc nhà nước kiểm soát và chấp nhận thanh toán), Kho bạc nhà nước làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (số tiền đã tạm ứng); đồng thời, đơn vị lập thêm giấy rút dự toán Ngân sách nhà nước/Ủy nhiệm chi gửi Kho bạc nhà nước để thanh toán cho đơn vị số chênh lệch giữa số tiền Kho bạc nhà nước chấp nhận thanh toán và số tiền đã tạm ứng.
  • Nếu số tiền đề nghị thanh toán nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng: căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị (đã được Kho bạc nhà nước kiểm soát và chấp nhận thanh toán), Kho bạc nhà nước làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (bằng số tiền Kho bạc nhà nước chấp nhận thanh toán tạm ứng), số tiền chênh lệch sẽ được theo dõi để thu hồi hoặc thanh toán vào lần thanh toán sau.
  • Nếu số tiền đề nghị thanh toán bằng số tiền đã tạm ứng: căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị (đã được Kho bạc nhà nước kiểm soát và chấp nhận thanh toán), Kho bạc nhà nước làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (bằng số tiền Kho bạc nhà nước chấp nhận thanh toán tạm ứng).

- Tất cả các khoản đã tạm ứng (kể cả tạm ứng bằng tiền mặt và bằng chuyển khoản) để chi theo dự toán Ngân sách nhà nước đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán chưa đủ hồ sơ, thủ tục thanh toán được xử lý theo quy định tại Điều 42 Nghị định 163/2016/NĐ-CP và Điều 26 Thông tư 342/2017/TT-BTC.

6. Quy định về xử lý vi phạm không làm thủ tục thanh toán hết tạm ứng

Căn cứ Khoản 2 Điều 59 Nghị định 63/2019/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/9/2019 quy định phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

- Không làm thủ tục thanh toán hết tạm ứng đối với các khoản chi thường xuyên, có hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ theo chế độ quy định trong lần thanh toán cuối cùng của hợp đồng.

- Không làm thủ tục thanh toán hết tạm ứng đối với các khoản chi vốn đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước và nguồn vốn đầu tư từ ngân sách nhà nước thực hiện các chương trình mục tiêu hoặc chi thực hiện các công trình sửa chữa, bảo trì, cải tạo, nâng cấp, mở rộng cơ sở vật chất từ nguồn kinh phí chi thường xuyên ngân sách nhà nước và nguồn phí được để lại theo chế độ quy định để chi thường xuyên có tổng mức đầu tư trên 500.000.000 đồng khi giá trị thanh toán (bao gồm cả tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành) đạt đến 80% giá trị hợp đồng.

- Không làm hoặc làm thủ tục thanh toán tạm ứng đối với khoản chi bồi thường, hỗ trợ và tái định cư sau thời hạn theo quy định phải thanh toán vốn tạm ứng.

Trân trọng!