1. Những điều cần biết về hóa đơn điện tử?
1. Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ;
2. Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.
3. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Trong hoạt động mua bán điện, từ trước đến nay ngành điện chúng tôi sử dụng hóa đơn giấy đặt in. Đây là một dạng hóa đơn đặc thù, với kích thước nhỏ gọn hơn so với các mẫu hóa đơn thông thường, được thiết kế phù hợp với đặc thù hàng hóa điện năng. Có thể khẳng định rằng, hóa đơn giấy mà ngành điện chúng tôi đã và đang sử dụng đã hoàn thành được sứ mệnh lịch sử của mình, tạo sự gắn kết thường xuyên và bền lâu giữa quí khách hàng thân thương với ngành điện.
Tuy nhiên, trước sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, giải pháp hóa đơn điện tử đang là một thách thức to lớn đối với hình thức hóa đơn giấy truyền thống. Và từ ngày 01-5-2011, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Vậy cụ thể Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử ra sao? Để sử dụng hóa đơn điện tử, bên bán hàng và bên mua hàng phải có đủ những điều kiện nào?
>> Luật sư tư vấn luật thuế qua điện thoại gọi: 1900.6162
1. Khái niệm hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử: Sử dụng hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng: giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.
3. Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử: Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thông báo cho khách hàng của mình về định dạng hoá đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử. Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử đó.
4. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử: Người bán hàng hóa, dịch vụ (gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện: Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử. Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu. Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
2. Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực
Trả lời:
Hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC và hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC.
Hoá đơn điện tử (HĐĐT) được sử dụng thay cho hóa đơn giấy từ ngày 1/1/2018, bản chất nó của nó giống hệt hoá đơn giấy từ các thủ tục huỷ, xoá bỏ, thu hồi đều lập biên bản giống hoá đơn giấy. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm bảo quản dữ liệu của mình và sẽ xuất trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra kiểm tra tại doanh nghiệp.
Hoá đơn có mã xác thực (HĐĐTXT) là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Đối với HĐĐTXT, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.
Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
| Hóa đơn điện tử | Hóa đơn có mã xác thực | |
| Đối tượng áp dụng | với các doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn, tự chịu trách nhiệm với hóa đơn mình lập | với các doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn, tự chịu trách nhiệm với hóa đơn mình lập |
| Về điều kiện sử dụng | doanh nghiệp đang hoạt động, có giao dịch thường xuyên với ngân hàng và cơ quan thuế, có chữ ký số còn hiệu lực, có điều kiện hạ tầng và hệ thống dịch vụ, có đủ điều kiện để tự lập HĐĐT và chịu trách nhiệm hoạt động của mình với pháp luật. | doanh nghiệp đang hoạt động, có mã cơ quan thuế. Có chứng thư số còn hiệu lực, có khả năng kết nối internet. |
| Về cách đăng ký | đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và doanh nghiệp tự lập để sử dụng. | đăng ký với cơ quan thuế và sử dụng hóa đơn được cấp bởi cơ quan thuế |
| Về cách sử dụng | doanh nghiệp tự lập, tự lưu trữ và báo cáo với cơ quan thuế theo hạn định | đăng ký với cơ quan thuế, lấy mã rồi tiến hành giao dịch, hệ thống giao dịch sẽ cấp mã cho giao dịch của bạn. |
| Về phần mềm sử dụng | phần mềm tự xây dựng hoặc mua của bên cung cấp dịch vụ | sử dụng phần mềm của cơ quan thuế. |
| Về cách tra cứu | Chỉ có thể tra cứu được hóa đơn phát hành trong kỳ nào và số lượng hóa đơn trong kỳ | Có thể tra cứu được nội dung của từng hóa đơn |
Ưu nhược điểm giữa hai hình thức hóa đơn điện tử
Ưu điểm:
Hóa đơn điện tử thông thường thì lập hóa đơn và phát hành nhanh chóng, không lo ngại tình trạng nghẽn mạng của tổng cục thuế do bên bán phát hành trực tiếp cho bên mua. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Nhược điểm:
Hóa đơn điện tử có mã xác thực thì phụ thuộc vào đường truyền của tổng cục thuế, lo ngại tình trạng nghẽn mạng của tổng cục thuế do bên bán phải xác thực với tổng cục thuế trước khi phát hành cho bên mua. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thông thường phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp.
3. Những quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử?
Một trong những loại hình giao dịch điện tử là hình thức thực hiện hoá đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, giúp các doanh nghiệp chủ động trong khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn, kê khai thuế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; doanh nghiệp cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành và hạn chế rủi ro,…
>> Luật sư tư vấn luật thuế qua điện thoại gọi: 1900.6162
Vừa qua, Tổng cục Thuế đã cho phép Tập đoàn Điện lực Việt Nam được triển khai thí điểm áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong hoạt động bán điện cho khách hàng tại Tổng công ty Điện lực TP.HCM. Theo đó, để việc triển khai thực hiện đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật, trong phạm vi tài liệu này, chúng tôi hệ thống lại và tóm tắt những quy định của pháp luật có liên quan trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử, được điều chỉnh trong các văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
1. Luật Giao dịch điện tử 2005.
2. Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
3. Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
4. Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
5. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ, quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
6. Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
7. Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
8. Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính, hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
CÔNG TY LUẬT MINH KHUÊ (biên tập)
