Khái niệm khiếu nại trong tranh chấp hợp đồng thương mại

1. Khái niệm khiếu nại trong hợp đồng thương mại

Khiếu nại trong việc giải quyết tranh chấp thương mại quốc tế là Yêu cầu về trách nhiệm bồi thường thiệt hại của bên bị thiệt hại đối với bên gây thiệt hại trong thương mại quốc tế.

Theo quy định của pháp luật hầu hết các nước, khiếu nại được xem là bước đầu tiên bắt buộc trong một số lĩnh vực tranh chấp như tranh chấp hợp đồng mua bán ngoại thương, tranh chấp hợp đồng bảo hiểm hàng hóa

2. Hình thức khiếu nại và thời hạn phát đơn khiếu nại

Khiếu nại phải làm bằng văn bản gồm những số liệu và nội dung về: Tên hàng, số lượng và xuất xứ, địa điểm để hàng, cơ sở khiếu nại, chứng từ vận tải, yêu cầu cụ thể của người mua về việc giải quyết khiếu nại.

Tất cả những chứng từ này đều phải dẫn chiếu đến số hiệu của hợp đồng và số hiệu của chứng từ vận tải có liên quan. Ngày đóng dấu bưu điện tại địa điểm gửi đi được xem là ngày phát đơn khiếu nại.

Trước hết phụ thuộc vào tính chất hành hóa cũng như tương quan của các bên mua bán. Nếu người mua có ưu thế trong quan hệ với người bán, thì thời hạn phát đơn khiếu nại càng dài.

3. Quyền hạn và nghĩa vụ của người mua và người bán

Về nguyên tắc, các bên không được vin vào đơn khiếu nại làm cơ sở để người bán từ chối giao hàng, còn người mua từ chối nhận hàng đối với những lô hàng tiếp theo thuộc cùng một hợp đồng.

Sau một số ngày nhất định kể từ khi nhận được thông báo của người mua về hàng đã sẵn sàng để xem xét, người bán phải cử đại diến đến để xem xét hoặc phải ủy quyền cho một tổ chức có thẩm quyền tại nước nhập khẩu tiến hành việc này.

Người bán có trách nhiệm xem xét kĩ hơn đơn khiếu nại và thông báo không chậm trễ quyết định của mình về việc chấp nhận hay không chấp nhận đơn khiếu nại. Nếu trong thời hạn qui định, người bán không trả lời đơn khiếu nại, thì người bán coi như đã chấp nhận việc khiếu nại và người mua có quyền đưa việc khiếu nại ra trọng tài với mọi chi phí do người bán chịu.

Trong hợp đồng phải thỏa thuận: Nếu khiếu nại được thừa nhận là có cơ sở, thì mọi chi phí liên quan đến khiếu nại và giải quyết khiếu nại do người bán chịu; nếu khiếu nại bị coi là vô căn cứ thì người mua phải chịu chi phí khiếu nại và giải quyết khiếu nại.

4. Cách thức giải quyết khiếu nại

Khiếu nại có thể được giải quyết bằng một trong những biện pháp sau:

- Bù hàng thiếu hụt bằng những đợt giao hàng riêng hoặc bằng cách giao bổ sung trong đợt giao hàng sau.

- Trả lại những hàng đã bị khiếu nại và hoàn lại tiền cho người mua.

- Sửa chữa khuyết tật của hàng với phí tổn do người bán chịu.

- Thay thế hàng có khuyết tật bằng hàng hóa khác đúng với qui định của hợp đồng và mọi chi phí liên quan đến việc thay thế hàng do người bán chịu.

- Giảm giá đối với hàng đã bị khiếu nại hoặc đánh sụt giá toàn bộ hàng theo tỉ lệ thuận với mức khuyết tật.

Đối với những hàng chuyên dụng, người ta thường dùng biện pháp thay thế hoặc sửa chữa hàng bị khiếu nại. Còn trong giao dịch về nguyên liệu và lương thực, người ta thường dùng biện pháp hạ giá hoặc đánh giá sụt giá số hàng bị khiếu nại.

5. Thủ tục khiếu nại

Để thương lượng, khiếu nại thành công, người khiếu nại cần phải tuân thủ các thủ tục pháp lý liên quan đến khiếu nại. Những thủ tục pháp lý chung là phải có đơn khiếu nại hợp lệ và phải tuân thủ thời hạn khiếu nại.

- Đơn khiếu kiện hợp lệ là phải được làm bằng văn bản: Nội dung phải có đủ các thông tin về bên khiếu nại và bên bị khiếu nại, về nội dung tranh chấp và các yêu cầu của bên khiếu nại. Ngoài ra, bên khiếu nại phải chuẩn bị bộ hồ sơ khiếu nại với các bằng chứng đầy đủ.

Thời hạn khiếu nại là thời hạn được quy định để các bên tiến hành khiếu nại. Thời hạn khiếu nại có hai loại Ịà thời hạn khiếu nại do hợp đồng quy định và thời hạn khiếu nại do pháp luật quy định.

Ví dụ về thời hạn khiếu nại do Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 quy định tại Điều 318: “Thời hạn khiếu nại do các bên thỏa thuận trong hợp đồng, nếu các bên không có thỏa thuận về thời hạn khiếu nại trong hợp đồng thì thời hạn khiếu nại được quy định như sau:

-        3 tháng kể từ ngày giao hàng nếu khiếu nại về số lượng;

-        6 tháng kể từ ngày giao hàng nếu khiếu nại về chất lượng;

-        9 tháng kể từ ngày bên vi phạm phải hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng đối vởi khiếu nại về các loại vi phạm khác. Trong thời hạn hàng có bảo hành: 9 tháng kể từ ngày hết thời hạn bảo hành;

-        14 ngày kể từ ngày thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics giao hàng cho người nhận (trong trường hợp khiếu nại thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics)”.

Thời hạn khiếu nại dài hay ngắn phụ thuộc vào quy định của pháp luật có liên quan, hoặc do hợp đồng quy định. Thời hạn khiếu nại cũng có thể do hợp đồng mẫu quy định. Khiếu nại các đối tượng khác nhau cũng có thời hạn khiếu nại khác nhau.

Cần lưu ý rằng, theo quy định của Luật Thương mại năm 1997, khiếu nại là bắt buộc, vì vậy bỏ lõ thời hạn khiếu nại sẽ dẫn đến hậu quả là mất quyền khởi kiện. Theo quy định của Luật Thương mại năm 2005, .khiếu náịkhông bắt buộc. Do đó, bỏ lỡ thời hạn khiếu nại sẽ chỉ mất quyền khỗi kiện trong một số’ trường hợp cụ thể do luật quy định.

Ví dụ, tại Điều 40 khoản 2 Luật Thương mại năm 2005 quy định: “Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, trách nhiệm đôì với hàng hóa không phù hợp với hợp đồng được quy định như sau:

"Trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, trong thời hạn khiêu nại theo quy định của Luật này, bên bán phải chịu trách nhiệm về bất kỳ khiêm khuyêt nào của hàng hoá đã có trước thời điểm chuyển rủi ro cho bên mua, kể cả trường hợp khiếm khuyết đó được phát hiện sau thời điểm chuyển rủi ro".

6. Những trường hợp khiếu nại người bán hàng

Muốn biết những trường hợp nào khiếu nại người bán hàng, người mua phải dựa vào các căn cứ sau đây: Thứ nhất dựa vào hợp đồng mua bán ngoại thương do các bên ký kết. Trong hợp đồng quy định rõ quyền lợi và nghĩa vụ của bên bán, bên mua. Vì thế khi quyển lợi của người mua bị ngưòi bán vi phạm thì người mua có quyển khiếu nại người bán. Thừ hai: Tùy vào điểu ước quốc tế, luật áp dụng cho hợp đồng và tập quán thương mại quốc tế về Điều này được giải thích rằng quyền lợi của người mua không những chỉ được quy định trong hợp đồng mà còn được quy định trong điều ước quốc tế, trong luật quốc gia áp dụng cho hợp đồng và tập quán thương mại quốc tế. Do đó khi những quyền lợi này bị người bán vi phạm thì người mua cũng có quyền khiếu nại. Cụ thể khiếu nại ngưồi bán hàng thường bao gồm các trường hợp sau:

-        Khiếu nại về thiếu số lượng, trọng lượng hàng Người mua có quyền khiếu nại người bán về thiếu số lượng hàng khi hàng thực giao lên tàu ở cảng bốc hàng ít hơn số lượng hàng được quy định trong hợp đồng. Người mua cũng có quyền khiếu nại trọng lượng hàng khi hàng đóng trong bao kiện không đủ so vối phiêu đóng gói hoặc trọng lượng ghi ngoài bao.

-        Khiếu nại vi phạm, nếu người bán giao hàng có phẩm chất kém so với phẩm chất quy định trong hợp đồng, hoặc trong luật áp dụng cho hợp đồng khi hợp đồng không quy định gì về phẩm chất, thì người mua có quyền khiếu nại người bán về phẩm chất hàng.

-        Khiếu nại về bao bì xấu, không hợp quy cách. Khi người bán giao hàng có bao bì xấu, hoặc không hợp cách, tức là không đúng với loại bao bì quy định trong hợp đồng hoặc theo tập quán thương mại thì người mua hoàn toàn có quyền khiếu nại người bán. cả trong trường hợp người bán cung cấp bao bì xấu, không đảm bảo làm cho hàng bị hư hỏng trong quá trình chuyên chở thì người mua cũng có quyền khiếu nại người bán.

-        Khiếu nại về việc không giao hàng hoặc giao hàng chậm.

-        Khiếu nại người bán về việc không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật, chứng thư phân tích, không thông báo hoặc thông báo chậm việc hàng đã giao lên tàu.

3. Hồ sơ khiếu nại người bán hàng

Để khiếu nại người bán, người mua phải lập hồ sơ khiếu nại. Hồ sơ khiếu nại gồm đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo làm bằng chứng.

Đơn khiếu nại phải được làm bằng văn bản. Hình thức văn bản có thể là thư bảo đảm, điện báo điện chữ (telex), fax; nếu dùng điện thì sau đó phải có thư bảo đảm xác nhận.

Đơn khiếu nại gửi cho người bán phải được trình bày rõ ràng, ngắn gọn, câu văn lịch sự, kể cả mở đầu và kết thúc. Đơn khiếu nại hợp lệ; tức là phải bao gồm đầy đủ những nội dung cần thiết. Thông^thường nội dung cần thiết của đơn khiếu nại bao gồm:

-        Tên, địa chỉ đầy đủ của bên bị khiếu nại và bên khiếu nại;

-        Số lương hàng khiếu nại, số vận đơn, số hợp đồng mua bán;

-        Nội dung khiếu nại: khiếu nại về việc gì? giao hàng chậm, giao hàng thiếu hay giao hàng kểm phẩm chất, lý lẽ và căn cứ;

-        Yêu sách cụ thể đối với người bán.

Cần lưu ý rằng nếu nội dung của đơn khiếu nại thiếu một trong những chi tiết cần thiết thì đơn khiếu nại bị coi là không hợp lệ.

Các chứng từ kèm theo đơn khiếu nại là những chững từ bắt buộc phải có trong hồ sơ khiếu nại để làm bằng chứng cho việc khiếu nại. Các chứng từ đó thường bao gồm:

-        Hợp đồng mua bán hàng hóa Quốc tế.

Có thể sao cả hợp đồng và gạch chân những điều khoản mà người bán đã vi phạm, hoặc chỉ cần trích sao những điều khoản mà người bán đã vi phạm.

-        Vận đơn

Có thể là vận đơn đường biển (bill of lading), vận đơn đường sắt (rail way bill), vận đơn hàng không (air way bill)... tùy theo hàng hóa được chuyên chở bằng phương tiện gì. Vận đơn là chứng từ xác nhận số lượng hàng bị khiếu nại, số lượng hàng người bán đã thực giao, ngày giao hàng v.v... và dựa vào đó để so sánh với các điều khoản có liên quan của hợp đồng.

-        Biên bản giám định (giám định phẩm chất, giám định số lượng, trọng lường trông cẳc bao "kiện, giám định tổn thất hàng do bao bì xấu gây ra).

Biên bản giám định thường được lập ra ở cảng đến hoặc là tại kho của người nhận hàng.

Biên bản giám định được lập ra ở nước người mua là chứng từ quan trọng để đảm bảo khiếu nại có kết quả hay không, vì vậy cần chú ý tối giá trị pháp lý của biên bản giám định, về tính chất pháp lý, có hai loại biên bản giám định: biên bản giám định có tính quyết định và biên bản giám định không có tính quyết định.

Biên bản giám định có tính quyết định là biên bản giám định đốì tịch, giám định tư pháp, biên bản giám định do một cơ quan giám định thứ ba được các bên thống nhất chỉ định lập ra. Khi người mua sử dụng biên bản giám định có tính quyết định để khiếu nại người bán thì người bán không thể bác lại được. Biên bản giám định không có tính quyết định là biên bản giám định do đơn phương người mua lập ra hoặc do một cơ quan giám định do tự người mua chỉ định lập ra. Loại biên bản giám định này không ràng buộc người bán, người bán có thê bác lại. Những chứng từ mà người mua đưa ra để làm bằng chứng cho việc khiếu nại là cần thiết, nhưng không phải bất kỳ chứng từ nào cũng có thể thuyết phục và ràng buộc tuyệt đối người bán. Hơn nữa, trong nhiều trường hợp người bán còn có quyền xin xem lại hàng, đối chiếu hàng với mẫu, yêu cầu làm giám định thứ bã"."Vì vậy, để loại trừ khó khăn trong quá trình khiếu nại, người mua cần lưu ý phải lưu mẫu, giữ gin bảo quản tốt hàng đó. Việc người mua đưa ra hồ sơ khiếu nai là để làm bằng chứng chứng minh người bán vi phạm hợp đồng, chứng minh thiệt hại mà người mua đang gánh chịu và quy trách nhiệm cho người bán. Do đó người bán muốn không phải thỏa mãn đơn khiếu nại một each hợp pháp thì phải chứng minh mình không có lỗi.

4. Thời hạn khiếu nại người bán hàng

Thồi hạn khiếu nại người bán hàng là một khoảng thời gian nhất định dành cho người mua hàng khiếu nại người bán. Nếu người mua bỏ qua thời hạn khiếu nại rồi mới tiến hành khiếu nại thì sẽ bị khước từ khiếu nại và cũng mất luôn quyền đi kiện tại Trọng tài hoặc Tòa án có thẩm quyền. Do đó, người mua phải tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn khiếu nại, tức là phải nộp hồ sơ khiếu nại người bán trong thòi hạn khiếu nại quy định.

Thời hạn khiếu nại chia làm hai loại thời hạn khiếu nại theo luật định và thời hạn khiếu nại quy ước.

Thời hạn khiếu nại theo luật định là thời hạn khiếu nại được quy định trong luật mà các bên đương sự phải tuân theo, không được làm khác đi. Thời hạn khiếu nại được quy định trong điều ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là thời hạn khiếu nại do luật định. Chẳng hạn Điểu 49 Công ước La Haye 1964 về mua bán quốc tế những động sản hữu hình quy định thời hạn khiếu nại về phẩm chất hàng hóa là từ lúc người mua thông báo cho người bán biết về hàng không phù hợp. Theo Điều 39 của Công ước thì người mua phải thông báo cho người bán biết về hàng không phù hợp trong một thời gian ngắn kể từ lúc phát hiện ra khuyết tật của hàng hay đáng lẽ phải phát hiện.

Theo Điều 39 Công ước Viên của Liên hợp quốc năm 1980 về mua bán quốc tế hàng hóa, thời hạn khiếu nại về hàng không phù hợp là 2 năm kể từ ngày hàng đã thực sự được giao cho người mua.

Theo Điều 318 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, thòi hạn khiếu nại là 3 tháng đối với khiếu nại về số lượng. Trong trường hợp hàng có bảo hành thì thời hạn khiếu nại là 3 tháng kể từ ngày hết thời hạn bảo hành; 6 tháng (kể từ ngày giao hàng) đối với khiếu nại về chất lượng và 9 tháng, kể từ ngày bên vi phạm phải hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc trong trường hợp có bảo hành thì kể từ ngày hết thời hạn bảo hành đối vởi khiếu nại về các vi phạm khác.

Thời hạn khiếu nại quy ước là thời hạn khiếu nại do các bên quy định trong hợp đồng. Việc quy định thời hạn khiếu nại ngắn hay dài là do các bên tự thỏa thuận quyết định, nhưng trong thực tế thì thòi hạn khiếu nại quy ước thường ngắn hơn thời hạn khiếu nại do luật định.

5. Cách giải quyết khiếu nại người bán

Tùy theo nội dung khiếu nại mà giữa người mua và người bán có thể thương lượng đưa ra cách giải quyết khác nhau.

Khiếu nại về thiếu số lượng, trọng lượng hàng, nếu người bán nhận thấy mình có lỗi và tùy theo yêu cầu của người mua mà người bán có thể giải quyết khiếu nại bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả lại số tiền hàng giao thiếu.

Khi khiếu nại về phẩm chất hàng không phù hợp, theo các điều ước quốc tế có liên quan (Điều 41 Công ước La Háye 1964, Điều 46 và 50 Công ước Viên 1980) và luật của các nưóc có thể giải quyết bằng các cách sau đầy:

-        Loại trừ khuyết tật hàng: do ngươi bán tự sửa chữa khuyết tật và chịu chi phí, hoặc người mua sửa chữa và người bán hoàn lại chi phí.

-        Thay thế hàng khuyết tật bằng hàng mói có phẩm chất phù hợp vối quy định của hợp đồng.

-        Giảm giá hàng.

-        Hủy hợp đồng. Người mua chỉ có quyển đòi hủy hợp đồng khi giao hàng sai mẫu, khi hàng không đáp ứng được mục đích sử dụng của hợp đồng.

Khi khiếu nại về việc không giao hàng hoặc giao hàng chậm, không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật, không báo tin giao hàng v.v... thì các bên đương sự có thể giải quyết khiếu nại vói nhau bằng cách nộp phạt hoặc bồi thường thiệt hại tùy theo từng trường hợp cu thể.

Người bán phải giải quyết khiếu nại cho người mua trong một khoảng thời gian nhatdinh, khoảng thời gian đó gọi là thời hạn giải quyết khiếu nại. Thời hạn giải quyết khiếu nại có thể được quy định trong hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định thời hạn giải quyết khiếu nại thì người bán phải giải quyết khiếu nại cho người mua trong thời gian hợp lý