1. Khi nào nên lập vi bằng?

Vi bằng là một chế định pháp lý đặc thù được thừa phát lại (TPL) lập nhằm ghi nhận sự kiện, hành vi có thật trong đời sống xã hội. Với tính chất là nguồn chứng cứ được pháp luật công nhận, vi bằng trở thành công cụ hữu ích giúp cá nhân, tổ chức bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Tuy nhiên, không phải trong mọi trường hợp người dân đều cần hoặc có thể lập vi bằng. Việc xác định “khi nào nên lập vi bằng” cần căn cứ trên hệ thống pháp luật hiện hành, đặc biệt là Nghị định số 08/2020/NĐ-CP, Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 và Bộ luật Dân sự 2015.

1.1. Khi cần ghi nhận sự kiện, hành vi khách quan để làm chứng cứ

Theo Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ án dân sự, hành chính. Trong nhiều tình huống thực tế, đương sự khó có thể tự mình chứng minh sự tồn tại của một sự kiện, hành vi. Khi đó, việc lập vi bằng giúp tạo ra một văn bản chính thức do TPL trực tiếp chứng kiến, đảm bảo tính khách quan, trung thực.
Ví dụ: ghi nhận tình trạng tài sản trước khi giao nhận, hiện trạng công trình trước khi thi công, hành vi vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (như chậm tiến độ, giao hàng không đúng chất lượng)… Những vi bằng này thường được Tòa án hoặc trọng tài thương mại chấp nhận làm cơ sở đánh giá sự thật khách quan.

1.2. Khi cần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp trong giao dịch

Vi bằng có thể được sử dụng như một căn cứ để các bên thực hiện giao dịch theo quy định pháp luật. Trong các quan hệ hợp đồng, đặc biệt là dân sự – thương mại, nhiều bên lựa chọn lập vi bằng để phòng ngừa rủi ro tranh chấp.
Chẳng hạn, trong hợp đồng thuê nhà, bên cho thuê có thể yêu cầu TPL lập vi bằng ghi nhận việc bàn giao nhà, tình trạng trang thiết bị, đồ nội thất. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi nếu sau này phát sinh tranh chấp về hư hỏng, thất lạc tài sản.

1.3. Khi pháp luật không bắt buộc công chứng, chứng thực nhưng các bên vẫn muốn tăng tính an toàn pháp lý

Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP đã phân định rõ: vi bằng không thay thế công chứng, chứng thực hay các văn bản hành chính khác. Do đó, trong những trường hợp pháp luật bắt buộc phải công chứng (ví dụ: chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thế chấp nhà ở), vi bằng không thể thay thế. Tuy nhiên, với những giao dịch mà pháp luật không quy định hình thức công chứng, chứng thực, thì việc lập vi bằng lại là một lựa chọn tăng cường bảo đảm.
Ví dụ: ghi nhận việc góp vốn, bàn giao hàng hóa, thanh toán tiền đặt cọc. Vi bằng ở đây chỉ chứng minh hành vi thực tế đã diễn ra, tránh rủi ro khi một bên phủ nhận nghĩa vụ.

1.4. Khi cần chứng minh tình trạng hoặc hành vi xâm phạm quyền lợi

Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 (Điều 94) xác định vi bằng là một trong những nguồn chứng cứ hợp pháp. Thực tiễn cho thấy, nhiều người sử dụng vi bằng để ghi nhận hành vi xâm phạm quyền, như: xây dựng lấn chiếm đất, gây tiếng ồn, xả thải ra môi trường, xâm phạm sở hữu trí tuệ (sao chép tác phẩm, hàng giả trên thị trường)… Đây là những sự kiện dễ bị che giấu hoặc khó chứng minh bằng lời khai. Vi bằng do TPL lập giúp nạn nhân có bằng chứng thuyết phục khi yêu cầu bồi thường hoặc khiếu kiện.

1.5. Khi cần tạo cơ sở pháp lý phòng ngừa tranh chấp

Trong nhiều trường hợp, vi bằng không chỉ nhằm phục vụ cho tố tụng mà còn mang tính phòng ngừa. Sự hiện diện của TPL với tư cách người chứng kiến độc lập khiến các bên có ý thức tuân thủ cam kết tốt hơn. Điều này góp phần giảm thiểu khả năng vi phạm nghĩa vụ, nhờ đó hạn chế tranh chấp phát sinh.

1.6. Giới hạn cần lưu ý

Mặc dù hữu ích, người dân chỉ nên lập vi bằng trong phạm vi pháp luật cho phép. Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định các trường hợp TPL không được lập vi bằng, như:

Ghi nhận việc ký kết hợp đồng mà pháp luật yêu cầu công chứng/chứng thực.
Xác nhận tính chính xác của bản dịch, bản sao.
Ghi nhận sự kiện nhằm chuyển quyền sử dụng đất, sở hữu tài sản.
Lập vi bằng liên quan đến quyền lợi của chính TPL hoặc người thân thích.

Nếu vi bằng được lập trong các trường hợp bị cấm, Tòa án có thể bác bỏ giá trị chứng cứ, thậm chí giao dịch cơ sở sẽ bị tuyên vô hiệu theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.

Như vậy, nên lập vi bằng khi cần ghi nhận một sự kiện, hành vi khách quan để bảo vệ quyền lợi hoặc phòng ngừa rủi ro pháp lý, với điều kiện không vi phạm phạm vi cấm theo Nghị định 08/2020/NĐ-CP. Vi bằng phát huy giá trị tối đa trong các tình huống: chứng minh hiện trạng tài sản, xác nhận hành vi vi phạm, ghi nhận việc thanh toán hoặc giao nhận. Tuy nhiên, người dân cần phân biệt rạch ròi rằng vi bằng không thể thay thế công chứng, chứng thực, đặc biệt trong các giao dịch bất động sản. Việc sử dụng vi bằng đúng mục đích, đúng phạm vi sẽ giúp công cụ pháp lý này phát huy hiệu quả, đồng thời bảo đảm trật tự pháp luật và an toàn cho các quan hệ dân sự.

Khi nào nên lập vi bằng? Chi phí lập vi bằng theo quy định

2. Chi phí lập vi bằng theo quy định

Chi phí lập vi bằng là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm cho hoạt động của Thừa phát lại (TPL) vừa phù hợp với bản chất dịch vụ bổ trợ tư pháp mang tính xã hội hóa, vừa tuân thủ sự kiểm soát của Nhà nước. Pháp luật hiện hành quy định khá rõ về vấn đề này, chủ yếu tại Nghị định số 08/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

2.1. Nguyên tắc xác định chi phí lập vi bằng

Theo Điều 66 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, mức thu phí dịch vụ Thừa phát lại, trong đó có việc lập vi bằng, được xác định trên cơ sở thỏa thuận giữa Văn phòng Thừa phát lại và người yêu cầu, nhưng phải tuân thủ các nguyên tắc:

Bảo đảm tương xứng với tính chất, mức độ phức tạp của công việc, thời gian và công sức của TPL.
Phù hợp với mặt bằng giá dịch vụ tại địa phương và nằm trong khung giá do Bộ Tư pháp ban hành hướng dẫn.
Được thể hiện bằng hợp đồng dịch vụ giữa Văn phòng TPL và người yêu cầu, có hóa đơn chứng từ theo quy định tài chính.

Điều này phản ánh cơ chế “nửa thị trường, nửa quản lý”: Nhà nước không ấn định mức phí cứng như công chứng, nhưng vẫn đặt ra khung để tránh việc Văn phòng TPL thu phí quá cao hoặc cạnh tranh không lành mạnh.

2.2. Khung chi phí lập vi bằng

Thực tiễn cho thấy, nhiều Sở Tư pháp đã ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về mức thu. Ví dụ:

Tại TP. Hồ Chí Minh, theo Quyết định 18/2019/QĐ-UBND, chi phí lập vi bằng thông thường dao động từ 1.500.000 đồng đến 3.000.000 đồng/vi bằng, tùy độ phức tạp.
Với trường hợp lập vi bằng ngoài trụ sở, lập vào ban đêm, ngày nghỉ, lễ tết hoặc có tính chất phức tạp (ví dụ: ghi nhận hiện trạng công trình, sự kiện đông người), mức phí có thể cao hơn, cộng thêm chi phí thực tế phát sinh (đi lại, in ấn, nhân lực hỗ trợ).

Như vậy, chi phí lập vi bằng không cố định, nhưng được khống chế bởi hai yếu tố: (i) sự thỏa thuận công khai, minh bạch; (ii) sự kiểm soát khung giá bởi Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp.

2.3. Cơ chế công khai và quản lý chi phí

Để bảo vệ quyền lợi người dân, Điều 67 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định Văn phòng TPL phải niêm yết công khai mức thu tại trụ sở và trên phương tiện thông tin điện tử (nếu có). Đồng thời, chi phí lập vi bằng phải được kê khai, quyết toán thuế theo quy định của pháp luật tài chính. Nếu thu cao hơn khung quy định hoặc không có hóa đơn, Văn phòng TPL có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 82/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp.

Có thể thấy, cơ chế chi phí lập vi bằng hiện nay vừa đảm bảo quyền tự chủ tài chính của Văn phòng TPL, vừa giữ vai trò kiểm soát của Nhà nước nhằm bảo vệ người yêu cầu. Đây là điểm khác biệt với công chứng (có biểu phí cố định) và phản ánh tính linh hoạt của chế định TPL. Tuy nhiên, thực tiễn còn tồn tại sự chênh lệch lớn giữa các địa phương, gây khó khăn cho người dân khi tiếp cận dịch vụ. Do đó, cần có hướng dẫn thống nhất và cơ chế giám sát chặt chẽ hơn để bảo đảm công bằng và minh bạch trong hoạt động lập vi bằng.

Cần tư vấn pháp luật về dân sự, hình sự, đất đai, hôn nhân – gia đình, lao động, doanh nghiệp hoặc muốn sử dụng dịch vụ pháp lý uy tín? Hãy liên hệ ngay với Luật Minh Khuê qua tổng đài 1900.6162 hoặc email lienhe@luatminhkhue.vn để được luật sư hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và bảo mật tuyệt đối.