1. Vi bằng là gì và vì sao Thừa phát lại không được lập vi bằng tùy tiện?

1.1. Khái niệm và giá trị pháp lý của vi bằng

Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận một sự kiện hoặc hành vi có thật mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan. Về bản chất, vi bằng là một nguồn chứng cứ hợp pháp có thể được Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự, hành chính hoặc làm căn cứ để thực hiện các giao dịch hợp pháp khác.

Tuy nhiên, giá trị pháp lý của vi bằng bị giới hạn nghiêm ngặt:

Vi bằng không có giá trị thay thế văn bản công chứng, chứng thực hoặc văn bản hành chính khác.
Vi bằng không làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự giữa các bên như hợp đồng công chứng.
Vi bằng chỉ có giá trị chứng minh sự kiện đã xảy ra, chứ không khẳng định tính hợp pháp của nội dung hoặc giao dịch được ghi nhận.

Chính vì vậy, vi bằng không thể được sử dụng để “hợp thức hóa” các giao dịch dân sự, đặc biệt là trong lĩnh vực bất động sản — nơi pháp luật yêu cầu hình thức công chứng hoặc chứng thực bắt buộc.

1.2. Vì sao Thừa phát lại không được lập vi bằng tùy tiện

Pháp luật quy định rõ Thừa phát lại chỉ được lập vi bằng trong phạm vi cho phép, đảm bảo tính khách quan, trung thực và không xâm phạm thẩm quyền của cơ quan công chứng hay cơ quan nhà nước khác. Điều này được quy định cụ thể tại Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP.

Một số lý do chính khiến Thừa phát lại không được lập vi bằng tùy tiện gồm:

Thứ nhất, để bảo đảm tính hợp pháp và giới hạn chức năng chứng cứ của vi bằng.
Vi bằng chỉ có mục đích ghi nhận sự kiện, hành vi có thật, không có chức năng xác lập quyền sở hữu hay nghĩa vụ dân sự. Nếu Thừa phát lại tự ý lập vi bằng cho các giao dịch như chuyển nhượng, mua bán, tặng cho nhà đất, vi bằng đó sẽ bị coi là vi phạm pháp luật và có thể bị tuyên vô hiệu.

Thứ hai, để tránh xung đột thẩm quyền với cơ quan công chứng và cơ quan quản lý nhà nước.
Công chứng là hoạt động xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, còn vi bằng chỉ chứng nhận sự kiện có thật. Nếu Thừa phát lại tùy tiện lập vi bằng thay cho công chứng, điều này làm sai lệch bản chất pháp lý của công cụ chứng cứ, gây nhầm lẫn cho người dân và đe dọa tính ổn định của các giao dịch dân sự.

Thứ ba, nhằm ngăn chặn hành vi lạm dụng vi bằng để lách luật.
Trong thực tế, một số người lợi dụng vi bằng để che giấu giao dịch chuyển nhượng nhà đất không đủ điều kiện pháp lý, chẳng hạn như đất nông nghiệp, đất chưa có sổ đỏ hoặc đất công. Việc lập vi bằng trong các trường hợp này trái với đạo đức xã hội, vi phạm Luật Đất đai và tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho người mua.

Thứ tư, để đảm bảo thẩm quyền địa lý và trách nhiệm nghề nghiệp của Thừa phát lại.
Thừa phát lại chỉ được lập vi bằng trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi đặt văn phòng. Việc lập vi bằng ngoài phạm vi này không có giá trị pháp lý, thể hiện hành vi vi phạm thẩm quyền hành nghề.

Tóm lại, vi bằng là một công cụ pháp lý có giá trị chứng cứ quan trọng, nhưng bị giới hạn nghiêm ngặt về mục đích và phạm vi sử dụng. Việc Thừa phát lại không được lập vi bằng tùy tiện là để đảm bảo tính minh bạch, ngăn ngừa hành vi lạm dụng, và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân. Người dân cần nhận thức rõ rằng vi bằng không thể thay thế hợp đồng công chứng và không làm phát sinh quyền sở hữu đối với tài sản — đặc biệt là trong các giao dịch nhà, đất.

2. Nhóm Các Trường Hợp Cấm Theo Quy Định Pháp Luật (Nhóm Cấm Tuyệt Đối)

Theo Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, pháp luật quy định rõ những trường hợp Thừa phát lại (TPL) không được phép lập vi bằng. Đây là nhóm hành vi bị cấm tuyệt đối, nhằm bảo đảm tính trung thực, khách quan của vi bằng và ngăn chặn việc lạm dụng công cụ pháp lý này để hợp thức hóa các giao dịch trái luật. Cụ thể, nhóm các trường hợp bị cấm bao gồm:

(1) Vi bằng liên quan đến việc xác lập, chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản
TPL không được lập vi bằng để ghi nhận, chứng kiến hoặc làm căn cứ cho các giao dịch có mục đích xác lập, thay đổi, chuyển nhượng, chấm dứt quyền đối với bất động sản, bao gồm cả quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
Điều này có nghĩa, vi bằng không thể và không được phép thay thế hợp đồng công chứng hoặc chứng thực khi thực hiện các giao dịch về nhà, đất.
Nếu TPL lập vi bằng ghi nhận việc “mua bán”, “đặt cọc”, “chuyển nhượng” bất động sản — đặc biệt là các trường hợp chưa đủ điều kiện pháp lý (như đất nông nghiệp, đất lấn chiếm, đất không có sổ đỏ) — vi bằng đó sẽ bị tuyên vô hiệu và không có giá trị pháp lý.

(2) Vi bằng ghi nhận sự kiện hoặc hành vi mà Thừa phát lại không trực tiếp chứng kiến
Nguyên tắc cốt lõi của vi bằng là phải ghi nhận sự kiện có thật mà TPL trực tiếp chứng kiến bằng giác quan của mình.
TPL không được lập vi bằng chỉ dựa trên tài liệu, hình ảnh, lời kể hoặc dữ liệu được cung cấp gián tiếp.
Vi bằng lập trong trường hợp không có sự chứng kiến trực tiếp bị xem là vi phạm trình tự, thủ tục và mất hoàn toàn giá trị pháp lý.

(3) Vi bằng có nội dung vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội
TPL không được phép lập vi bằng để ghi nhận hoặc làm chứng cho các hành vi trái pháp luật, trái thuần phong mỹ tục, hoặc xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức khác.
Ví dụ điển hình bao gồm:

Ghi nhận việc giao nhận tiền trong hoạt động cho vay nặng lãi.
Ghi nhận việc chuyển nhượng đất nông nghiệp trái phép, chuyển nhượng đất công, hoặc đất đang bị tranh chấp.
Ghi nhận hành vi giao tài sản không rõ nguồn gốc, xâm phạm quyền sở hữu của người khác, hoặc thực hiện giao dịch nhằm trốn thuế, lách luật.

Các vi bằng có nội dung này không chỉ bị vô hiệu, mà còn có thể khiến TPL bị xử lý hành chính, bị tước thẻ hành nghề, hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có yếu tố đồng phạm.

(4) Vi bằng lập ngoài phạm vi thẩm quyền địa lý của Thừa phát lại
Theo quy định, mỗi TPL chỉ được lập vi bằng trong phạm vi địa bàn tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở Văn phòng Thừa phát lại.
Vi bằng được lập ngoài phạm vi này sẽ không được Sở Tư pháp đăng ký, đồng nghĩa mất hiệu lực pháp lý.
Việc một TPL lập vi bằng tại địa phương khác (không thuộc phạm vi hoạt động được cấp phép) được xem là vượt quá thẩm quyền, và vi bằng đó có thể bị Tòa án bác bỏ khi sử dụng làm chứng cứ.

(5) Vi bằng thay thế cho văn bản công chứng, chứng thực, hoặc văn bản hành chính khác
Pháp luật khẳng định rõ: vi bằng không có giá trị thay thế các loại văn bản công chứng, chứng thực hoặc các quyết định hành chính.
TPL không được lập vi bằng nhằm hợp thức hóa hoặc thay thế các văn bản mang tính xác lập quyền, ví dụ:

Hợp đồng mua bán, tặng cho, thừa kế quyền sử dụng đất;
Giấy ủy quyền, hợp đồng chuyển nhượng hoặc thế chấp tài sản;
Các quyết định hành chính liên quan đến đăng ký, sang tên, cấp sổ đỏ.

Nếu TPL lập vi bằng với nội dung như vậy, vi bằng đó không chỉ vô hiệu mà còn bị xem là hành vi vượt quyền, vi phạm nghiêm trọng nguyên tắc hành nghề.

Tóm lại, nhóm các trường hợp cấm tuyệt đối trong hoạt động lập vi bằng không chỉ là hàng rào pháp lý bảo vệ tính minh bạch của công cụ “vi bằng” mà còn là cơ chế kiểm soát trách nhiệm nghề nghiệp của Thừa phát lại.
Mọi hành vi cố tình sử dụng vi bằng để thay thế công chứng, che giấu giao dịch bất hợp pháp, hoặc thực hiện giao dịch trái luật đều dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng — vi bằng bị vô hiệu, giao dịch bị tuyên vô hiệu, người yêu cầu và TPL đều có thể bị xử lý hành chính hoặc hình sự tùy mức độ vi phạm.

3. Nhóm Các Trường Hợp Cấm Do Vấn Đề Về Hình Thức và Thực Tiễn (Nhóm Cấm Mang Tính Thực Tiễn)

Bên cạnh những quy định mang tính pháp lý rõ ràng tại Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, trong thực tiễn hoạt động, nhiều trường hợp cấm lập vi bằng không chỉ xuất phát từ giới hạn pháp lý mà còn từ yếu tố hình thức, điều kiện thực tế và nguy cơ bị lạm dụng. Đây là nhóm các trường hợp cấm mang tính thực tiễn – được hình thành nhằm ngăn chặn việc Thừa phát lại (TPL) bị lợi dụng để hợp thức hóa các giao dịch trái luật, đặc biệt trong lĩnh vực bất động sản.

3.1. Cấm lập vi bằng khi không có sự chứng kiến trực tiếp của Thừa phát lại

Nguyên tắc căn bản của chế định vi bằng là tính trực tiếp và khách quan. TPL chỉ được phép lập vi bằng khi trực tiếp chứng kiến sự kiện hoặc hành vi xảy ra trong thực tế.
Trong trường hợp TPL lập vi bằng dựa trên lời kể, hình ảnh, video, hoặc tài liệu do người yêu cầu cung cấp, mà không có sự chứng kiến thực tế, vi bằng đó không bảo đảm giá trị chứng cứ và bị coi là vi phạm trình tự lập vi bằng.
Trong thực tế, một số văn phòng TPL đã nhận lập vi bằng “qua ảnh” hoặc “qua clip” để phục vụ nhu cầu của khách hàng, song những vi bằng này không được Sở Tư pháp chấp nhận đăng ký và có thể bị tuyên vô hiệu trước Tòa án vì không tuân thủ nguyên tắc khách quan.

3.2. Cấm lập vi bằng ghi nhận hành vi, sự kiện trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội

Một trong những nguyên tắc cơ bản của pháp luật về thừa phát lại là TPL không được ghi nhận hành vi vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội.
Các hành vi thường gặp trong thực tế bị cấm lập vi bằng gồm:

Ghi nhận việc giao tiền cho vay nặng lãi, cá cược, đánh bạc, hoặc hối lộ;
Ghi nhận việc chuyển nhượng đất nông nghiệp, đất công, đất lấn chiếm trái quy định của Luật Đất đai;
Ghi nhận hành vi xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân khác, ví dụ như quay lén, thu thập dữ liệu cá nhân không được phép.

Những vi bằng này không những vô hiệu về mặt pháp lý, mà còn có thể khiến người lập và người yêu cầu bị xử lý hành chính hoặc hình sự nếu hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

3.3. Cấm lập vi bằng ngoài phạm vi thẩm quyền địa lý

Theo quy định, Thừa phát lại chỉ được lập vi bằng trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi Văn phòng TPL đặt trụ sở.
Việc lập vi bằng ngoài phạm vi này bị coi là vượt quá thẩm quyền và vi bằng bị tuyên vô hiệu.
Trong thực tiễn, nhiều văn phòng TPL vì mục đích thương mại đã nhận lập vi bằng cho các sự kiện diễn ra tại tỉnh khác, hoặc nhờ “cộng tác viên” đến ghi nhận sự kiện thay. Đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng quy định về thẩm quyền, làm mất giá trị chứng cứ của vi bằng và có thể bị xử phạt hành chính hoặc tước quyền hành nghề.

3.4. Cấm lập vi bằng có hình thức, nội dung gây nhầm lẫn với công chứng, chứng thực

Một ranh giới pháp lý quan trọng là: vi bằng chỉ có giá trị chứng cứ, không có giá trị xác lập, thay đổi hay chấm dứt quyền sở hữu.
Do đó, TPL không được phép lập vi bằng cho các sự kiện có tính chất xác lập quyền như:

Giao dịch mua bán, tặng cho, thế chấp, chuyển nhượng quyền sử dụng đất;
Ký kết hợp đồng chuyển nhượng nhà đất, hợp đồng ủy quyền có yếu tố tài sản;
Giao nhận tiền mang bản chất thanh toán chuyển nhượng tài sản.

Tình trạng “lập vi bằng đặt cọc” nhưng thực chất là mua bán đất bằng giấy tay đã trở thành hành vi lách luật phổ biến. Trong các trường hợp này, vi bằng bị coi là văn bản thay thế công chứng, vi phạm Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP và sẽ bị tuyên vô hiệu nếu được đưa ra làm chứng cứ tại Tòa.

3.5. Cấm lập vi bằng trong các trường hợp có dấu hiệu che giấu giao dịch trái luật

Ngoài các trường hợp vi phạm rõ ràng, pháp luật và cơ quan quản lý còn xác định một nhóm hành vi cấm mang tính phòng ngừa, đó là các vi bằng được lập nhằm che giấu giao dịch bất hợp pháp.
Ví dụ:

Vi bằng “ghi nhận đặt cọc” nhưng thực tế là chuyển nhượng toàn bộ quyền sử dụng đất trái phép;
Vi bằng “ghi nhận bàn giao tài sản” nhưng thực chất là thay thế hợp đồng mua bán;
Vi bằng “ghi nhận việc sử dụng đất” cho người không có quyền hợp pháp.

Những trường hợp này được xem là giao dịch giả tạo, bị tuyên vô hiệu theo Điều 124 Bộ luật Dân sự 2015, và vi bằng ghi nhận các hành vi đó cũng không có giá trị pháp lý.\

3.6. Cấm lập vi bằng khi không đủ điều kiện đăng ký tại Sở Tư pháp

Theo quy trình pháp luật, sau khi lập xong, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng để đăng ký tại Sở Tư pháp.
Nếu vi bằng không được đăng ký, hoặc bị Sở Tư pháp từ chối do vi phạm quy định, thì vi bằng đó không có hiệu lực và không được sử dụng làm chứng cứ.
Thực tế cho thấy, nhiều trường hợp người dân bị thiệt hại do vi bằng “tự lập” mà không đăng ký hợp lệ, dẫn đến vi bằng không được công nhận khi xảy ra tranh chấp.

Nhóm các trường hợp cấm mang tính thực tiễn nêu trên phản ánh ranh giới giữa chức năng chứng cứ và chức năng xác lập quyền của vi bằng. Việc nhận diện rõ các giới hạn này giúp người dân, doanh nghiệp và cả Thừa phát lại tránh vi phạm pháp luật, đồng thời góp phần đảm bảo tính minh bạch, chuẩn mực và an toàn pháp lý trong hoạt động lập vi bằng tại Việt Nam.