Ký kết hợp đồng với công ty nước ngoài bắt buộc phải sử dụng con dấu không?

1. Có bắt buộc sử dụng dấu khi ký kết hợp đồng với công ty nước ngoài?

Theo Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, việc sử dụng dấu của doanh nghiệp không phải là bắt buộc trong mọi trường hợp ký kết hợp đồng. Cụ thể, dấu được sử dụng trong ba trường hợp sau:

- Khi pháp luật yêu cầu sử dụng dấu;

- Khi Điều lệ công ty quy định;

- Khi các bên đồng ý sử dụng dấu.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ở một số quốc gia không sử dụng dấu mà chỉ có chữ ký của người đại diện pháp lý hoặc người được ủy quyền. Vì vậy, việc ký kết hợp đồng chỉ với chữ ký mà không có dấu vẫn có giá trị pháp lý nếu nội dung không vi phạm quy định của pháp luật.

Do đó, khi ký kết hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài, bạn cần xác định liệu các bên đã đồng ý sử dụng dấu hay không. Hoặc nếu Điều lệ công ty quy định bắt buộc sử dụng dấu trong việc ký kết hợp đồng.

Trong trường hợp Điều lệ công ty không yêu cầu hoặc các bên không có thỏa thuận sử dụng dấu, thì hiệu lực của hợp đồng không phụ thuộc vào việc có sử dụng dấu hay không. Trong tình huống này, việc ký tên hợp lệ của các bên là đủ để hợp đồng có hiệu lực.

Khi hai bên ký hợp đồng hợp tác thì cần lưu ý những gì?

Nếu hai bên ký hợp đồng hợp tác kinh doanh để cung cấp dịch vụ cho khách hàng sau đó phân chia lợi nhuận, chị có thể tham khảo quy định sau:

Theo khoản 14 Điều 3 của Luật Đầu tư 2020, hợp đồng hợp tác kinh doanh (gọi tắt là hợp đồng BCC) là hợp đồng được ký kết giữa các nhà đầu tư để hợp tác kinh doanh và phân chia lợi nhuận, phân chia sản phẩm theo quy định của pháp luật mà không cần thành lập tổ chức kinh tế.

Đầu tư theo hình thức hợp đồng BCC được hướng dẫn cụ thể tại Điều 27 của Luật Đầu tư 2020 như sau:

- Hợp đồng BCC có thể được ký kết giữa các nhà đầu tư trong nước theo quy định của pháp luật dân sự.

- Hoặc có thể ký kết giữa nhà đầu tư trong nước với nhà đầu tư nước ngoài, hoặc giữa các nhà đầu tư nước ngoài sau khi thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định tại Điều 38 của Luật này.

- Các bên tham gia hợp đồng BCC có thể thành lập ban điều phối để thực hiện hợp đồng, với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn do các bên thỏa thuận.

Luật Đầu tư 2020 cũng quy định về nội dung của hợp đồng BCC tại Điều 28 như sau:

- Hợp đồng BCC bao gồm các nội dung chính như tên, địa chỉ của các bên, mục tiêu và phạm vi hoạt động, đóng góp của các bên và phân chia kết quả kinh doanh, tiến độ và thời hạn, quyền và nghĩa vụ của các bên, điều chỉnh, chuyển nhượng và chấm dứt hợp đồng, và trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng.

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng BCC, các bên có thể sử dụng tài sản hình thành từ hoạt động kinh doanh để thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.

- Các bên tham gia hợp đồng BCC có thể thỏa thuận các điều khoản khác không vi phạm quy định của pháp luật.

Khi hợp tác kinh doanh với nhà đầu tư nước ngoài, cần tuân thủ quy định về cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo Điều 38 của Luật Đầu tư 2020, được hướng dẫn cụ thể bởi Nghị định 31/2021/NĐ-CP. Để biết về việc tính thuế và xuất hóa đơn khi hợp tác kinh doanh, chị có thể tham khảo Thông tư 78/2014/TT-BTC.

Khi ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ cho bên nước ngoài và thu phí dịch vụ, đây được coi là hoạt động cung cấp dịch vụ bình thường. Cả hai bên kí hợp đồng dịch vụ và chị xuất hóa đơn cho khách hàng như cung cấp dịch vụ cho bất kỳ khách hàng nào khác.

2. Có bắt buộc sử dụng con dấu không?

Theo Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, quy định như sau về việc sử dụng dấu của doanh nghiệp:

- Dấu của doanh nghiệp có thể là dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

- Quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

So với Luật Doanh nghiệp 2014, Luật Doanh nghiệp 2020 đã chỉ rõ rằng con dấu doanh nghiệp chỉ được sử dụng trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng con dấu trong các giao dịch mà pháp luật quy định, không được sử dụng con dấu cho các giao dịch mà các bên có thể thỏa thuận về việc sử dụng con dấu.

Tóm lại, doanh nghiệp phải sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Còn đối với các giao dịch mà các bên có thể thỏa thuận về việc sử dụng con dấu, thì doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng con dấu doanh nghiệp để tiến hành giao dịch hợp đồng.

3. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số thay cho con dấu được không?

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP có quy định như sau:

"Giá trị pháp lý của chữ ký số

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

3. Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp"

Theo đó, trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức mà được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số thì yêu cầu đó vẫn được xem là đáp ứng. Như vậy, chữ ký số về mặt giá trị pháp lý là tương đương với con dấu. Do đó, có thể hiểu chữ ký số có thể thay thế cho con dấu và chữ ký sống trong giao dịch hợp đồng.

Hiện nay, pháp luật không có quy định tất cả hợp đồng của công ty khi ký kết bắt buộc phải được đóng dấu công ty mà chỉ quy định doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Như vậy có thể hiểu rằng nếu pháp luật chuyên ngành không có quy định bắt buộc cũng như điều lệ công ty không có quy định bắt buộc đóng dấu pháp nhân trong hợp đồng thì việc giao kết hợp đồng mà không có con dấu công ty của người đại diện theo pháp luật vẫn có hiệu lực pháp luật.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Khoản 1 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 thì có thể thay thế con dấu doanh nghiệp bằng chữ ký điện tử, công nhận chữ ký điện tử của doanh nghiệp, quy định scan chữ ký, đưa vào hợp đồng, giấy tờ. Quy định này phù hợp với xu thế chung của thế giới và nhu cầu của doanh nghiệp, việc linh hoạt giữa con dấu công ty và chữ ký điện tử đã giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro, bất cập trong quá trình ký kết hợp đồng như:

- Trường hợp làm giả con dấu

- Hạn chế di chuyển con dấu từ chỗ này tới chỗ khác

- Trường hợp làm mất con dấu

Nếu quý khách hàng gặp bất kỳ vấn đề hoặc thắc mắc nào liên quan đến nội dung bài viết hoặc các quy định pháp luật, chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và giải quyết vấn đề của quý khách một cách nhanh chóng và tốt nhất có thể. Quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi thông qua tổng đài 1900.6162 hoặc gửi email đến địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi sẽ lắng nghe và phản hồi sớm nhất để đảm bảo rằng mọi khó khăn và mâu thuẫn được giải quyết một cách hiệu quả và hài lòng nhất.