1. Quy định về hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1 và Khoản 2 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được định nghĩa là chứng từ kế toán do tổ chức hoặc cá nhân thực hiện việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập ra, nhằm ghi nhận các thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ đó. Hóa đơn có thể được phát hành dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc là hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Cụ thể, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được sử dụng để ghi nhận thông tin về hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Trong trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, hóa đơn đó cũng thuộc loại hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử có thể được chia thành hai loại chính:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn điện tử mà trước khi được gửi cho người mua, cơ quan thuế đã cấp mã cho nó. Mã này bao gồm một số giao dịch, là dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin do người bán cung cấp trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn điện tử được tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.

2. Nội dung báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay, theo quy định mới, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không cần phải lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt. Cụ thể, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chỉ được yêu cầu trong hai trường hợp chính.

Thứ nhất, khi hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố chưa khắc phục được, các tổ chức và cá nhân sẽ phải sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in và báo cáo tình hình sử dụng loại hóa đơn này. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hệ thống cấp mã gặp sự cố, Tổng cục Thuế sẽ thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và thông báo về sự cố trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu sự cố kéo dài và chưa được khắc phục, cơ quan thuế sẽ bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức và cá nhân. Sau khi hệ thống cấp mã được khôi phục, cơ quan thuế sẽ thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã và yêu cầu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua trong thời gian sự cố theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thứ hai, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong các trường hợp chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể hoặc chuyển đổi sở hữu, cũng như khi giao, khoán, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước. Theo Khoản 2 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức và cá nhân kinh doanh phải thực hiện báo cáo này cùng với hồ sơ quyết toán thuế vào thời điểm phát sinh sự kiện nêu trên.

Trước đây, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế cũng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022, với việc áp dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và chỉ cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong hai trường hợp đặc biệt nêu trên.

Lưu ý, khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác ngoài khu vực cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp, thì cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Như vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu thủ tục báo cáo, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh, chỉ cần báo cáo trong những trường hợp đặc biệt đã được quy định rõ ràng.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 29 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua từ cơ quan thuế và gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp hàng quý. Cụ thể, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phải được nộp theo quý, chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn, và thực hiện theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Nếu trong kỳ báo cáo, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hoặc cá nhân kinh doanh không sử dụng hóa đơn, thì chỉ cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0) và không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Trong trường hợp kỳ trước đó đã sử dụng hết hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với số tồn bằng không (0), và trong kỳ báo cáo hiện tại không mua hay sử dụng thêm hóa đơn, thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hoặc cá nhân kinh doanh cũng không cần phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Cụ thể, các hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được quy định như sau:

Báo cáo của Quý I phải nộp chậm nhất là ngày 30 tháng 4.
Báo cáo của Quý II phải nộp chậm nhất là ngày 31 tháng 7.
Báo cáo của Quý III phải nộp chậm nhất là ngày 31 tháng 10.
Báo cáo của Quý IV phải nộp chậm nhất là ngày 31 tháng 1 của năm sau.

Việc tuân thủ đúng các quy định về thời hạn và hình thức báo cáo này không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh thực hiện đúng nghĩa vụ thuế mà còn hỗ trợ cơ quan thuế trong công tác quản lý và kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn một cách hiệu quả.

3. Quy trình lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Theo đó, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử như trước đây.

Sau khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế có thể tiến hành lập hóa đơn khi thực hiện việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán sẽ lập hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã. Sau khi nhận được mã từ cơ quan thuế, hóa đơn điện tử đã được cấp mã sẽ được gửi đến người mua để hoàn tất quy trình.

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, sau khi lập hóa đơn và gửi cho người mua, người bán cần chuyển dữ liệu của hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Việc chuyển dữ liệu có thể thực hiện trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Tùy thuộc vào quy định cụ thể, người bán có thể phải chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn cho cơ quan thuế chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua, hoặc phải chuyển theo hình thức Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TH-HĐĐT) trong thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT). Đối với các doanh nghiệp bán xăng dầu, Bảng tổng hợp dữ liệu phải được chuyển trong ngày.

Như vậy, với việc tất cả hóa đơn điện tử, cả có mã và không có mã, đều đã được gửi dữ liệu và lưu trữ tại cơ quan thuế, người nộp thuế không còn phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý (Mẫu số BC26/AC) như trước đây. Quy định mới này giúp đơn giản hóa quy trình báo cáo và quản lý hóa đơn, giảm bớt gánh nặng hành chính cho các tổ chức và cá nhân kinh doanh.

Xem thêm bài viết: Tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử có bắt buộc hay không?

Khi có thắc mắc về quy định pháp luật, vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn.