1. Quy định pháp luật về thời điểm lập hóa đơn:

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ đã được quy định một cách rõ ràng và cụ thể.

Đầu tiên, đối với việc bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn xảy ra tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, dù đã thu được tiền hay chưa. Điều này áp dụng cho mọi loại hình bán hàng, kể cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia.

Tiếp theo, đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn xảy ra khi việc cung cấp dịch vụ đã hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ đã thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ các trường hợp đặc biệt như thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; tư vấn giám sát; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; lập dự án đầu tư xây dựng.

Đồng thời, nếu có trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. Điều này đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc ghi nhận giao dịch kinh doanh.

Thời điểm xuất hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể

Trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc quy định về thời điểm lập hóa đơn không chỉ đơn giản là một quy định chung mà còn phức tạp và có sự khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.

- Điều đầu tiên cần nhắc đến là trong trường hợp các bên tham gia giao dịch cần thời gian để đối soát dữ liệu, thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm hoàn thành việc này, nhưng không muộn hơn ngày thứ 7 của tháng sau khi có sự cung cấp dịch vụ hoặc không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước này thường được thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng, và áp dụng đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ lớn, phát sinh thường xuyên, nơi mà việc đối soát dữ liệu giữa các bên là cần thiết.

- Đối với việc cung cấp dịch vụ như hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không, hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, dịch vụ viễn thông, logistic, và công nghệ thông tin, thì việc lập hóa đơn được điều chỉnh theo kỳ quy ước cụ thể nhất định.

- Ngoài ra, đối với các dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin, khi có việc phát sinh cước dịch vụ kết nối, thì thời điểm lập hóa đơn được quy định không muộn hơn 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Điều này đảm bảo rằng việc đối soát dữ liệu giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ được thực hiện một cách kịp thời và chính xác.

- Còn đối với các hoạt động xây dựng, lắp đặt, thì thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

- Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng, thì thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể theo từng trường hợp khác nhau, tuân theo thỏa thuận trong hợp đồng.

- Hoạt động mua dịch vụ vận tải hàng không qua website và hệ thống thương mại điện tử**: Thời điểm lập hóa đơn được quy định theo thông lệ quốc tế, không muộn hơn 5 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không được xuất ra trên hệ thống website và thương mại điện tử. Điều này nhấn mạnh vào tính linh hoạt và tốc độ trong việc cung cấp hóa đơn đối với các dịch vụ mua trực tuyến.

- Hoạt động tìm kiếm, thăm dò và chế biến dầu thô: Thời điểm lập hóa đơn cho việc bán dầu thô và các sản phẩm liên quan được xác định tại thời điểm bên mua và bên bán xác định giá bán chính thức, không quan trọng việc đã thu được tiền hay chưa. Điều này nhấn mạnh vào tính cụ thể và rõ ràng trong việc định nghĩa thời điểm lập hóa đơn cho các hoạt động kinh doanh liên quan đến nguyên liệu và sản phẩm dầu mỏ.

- Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than: Thời điểm lập hóa đơn được xác định dựa trên thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, nhưng chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày bên bán thông báo lượng khí giao hàng tháng. Điều này đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong việc ghi nhận các giao dịch liên quan đến khí tự nhiên.

- Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, dịch vụ ăn uống: Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ vào thông tin từ Phiếu tính tiền, và thực hiện cuối ngày dành cho các giao dịch trong ngày. Điều này phản ánh sự linh hoạt và tiện lợi trong việc lập hóa đơn cho các doanh nghiệp bán lẻ và dịch vụ ăn uống.

- Hoạt động bán điện của các công ty phát điện: Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định dựa trên thời điểm đối soát số liệu thanh toán giữa các đơn vị liên quan, và chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế. Điều này đảm bảo tính chính xác và đúng đắn trong việc ghi nhận các giao dịch bán điện.

- Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi: Thời điểm lập hóa đơn được xác định tại thời điểm kết thúc chuyến đi, và được thực hiện thông qua phần mềm tính tiền. Điều này phản ánh sự hiện đại hóa và tự động hóa trong việc lập hóa đơn cho các doanh nghiệp vận tải hành khách.

Các quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn trong Nghị định này nhấn mạnh vào sự linh hoạt, tính toàn vẹn và tính chính xác trong việc ghi nhận và quản lý các giao dịch kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

 

2. Mức phạt tiền khi lập hóa đơn sai thời điểm:

Theo quy định tại Điều 24 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 của Nghị định 102/2021/NĐ-CP, việc xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn ban hành liên quan đến việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã được quy định một cách cụ thể và rõ ràng.

Mức xử phạt được chia thành hai loại chính:

- Cảnh cáo: Áp dụng cho các trường hợp vi phạm nhẹ nhàng và không gây ra sự chậm trễ trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Ví dụ như lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

- Phạt tiền: Được áp dụng cho các trường hợp nghiêm trọng hơn, gây ra ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hiện nghĩa vụ thuế và tuân thủ quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Chi tiết về mức phạt tiền như sau:

- Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng đối với việc lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.

- Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với việc lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Mức phạt tiền được điều chỉnh tùy theo tính chất và mức độ nghiêm trọng của vi phạm, nhưng đều nhấn mạnh vào việc tuân thủ đúng quy định của pháp luật về hóa đơn và nghĩa vụ thuế của các tổ chức, cá nhân kinh doanh.

Lưu ý rằng, đối với các tổ chức, mức phạt tiền sẽ gấp đôi so với mức phạt đối với cá nhân, nhấn mạnh vào trách nhiệm của các tổ chức trong việc tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo tính chính xác trong việc lập hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế.

 

3. Hướng dẫn cách tránh lập hóa đơn sai thời điểm:

Để tránh việc lập hóa đơn sai thời điểm, có một số biện pháp cụ thể mà các tổ chức và cá nhân có thể thực hiện như sau:

- Xác định rõ thời điểm cần lập hóa đơn theo quy định pháp luật: Việc nắm vững và tuân thủ đúng thời điểm cần lập hóa đơn theo quy định của pháp luật là điều cực kỳ quan trọng. Các doanh nghiệp cần phải có quy trình rõ ràng và minh bạch để xác định thời điểm cần lập hóa đơn cho mỗi giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

- Sử dụng hóa đơn hợp lệ và đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết: Việc sử dụng hóa đơn hợp lệ và đảm bảo tính chính xác của các thông tin cần thiết là bước quan trọng khác trong quá trình lập hóa đơn. Các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, thông tin về hàng hóa, dịch vụ và số tiền thanh toán phải được ghi chính xác và đầy đủ trên hóa đơn.

- Lưu trữ hóa đơn đúng quy định: Sau khi lập hóa đơn, việc lưu trữ chúng đúng quy định của pháp luật là điều không thể phớt lờ. Các tổ chức và cá nhân cần phải đảm bảo rằng hóa đơn được lưu trữ đầy đủ, theo đúng thời gian và cách thức quy định để đối phó với bất kỳ kiểm tra hoặc thanh tra nào từ cơ quan thuế hoặc cơ quan chức năng khác.

Tóm lại, việc tránh lập hóa đơn sai thời điểm đòi hỏi sự chú ý và cẩn thận từ phía các tổ chức và cá nhân. Bằng việc áp dụng các biện pháp phòng ngừa và tuân thủ chặt chẽ quy định của pháp luật, họ có thể giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ đúng văn bản pháp luật về hóa đơn và nghĩa vụ thuế.

 

4. Ví dụ về mức phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm

4.1. Trường hợp cá nhân lập hóa đơn sai thời điểm:

Trong quá trình kinh doanh, việc lập hóa đơn đúng thời điểm là một phần quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch thương mại. Tuy nhiên, đôi khi các cá nhân cũng có thể phạm phải việc lập hóa đơn sai thời điểm, điều này có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Trong trường hợp cá nhân vi phạm lập hóa đơn sai thời điểm, các biện pháp xử lý pháp lý sẽ được áp dụng tùy theo mức độ nghiêm trọng của vi phạm.

Vi phạm lần đầu, khi cá nhân lập hóa đơn sai thời điểm, mức phạt có thể dao động từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Ví dụ, trong trường hợp ông A bán hàng tạp hóa cho bà B và lập hóa đơn vào ngày 15/10/2024 thay vì ngày 1/10/2024 khi giao hàng, ông A sẽ phải chịu mức phạt nêu trên.

Tuy nhiên, nếu vi phạm tái diễn và trở nên lặp lại từ lần thứ hai trở đi, mức phạt có thể nặng hơn, từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Ví dụ, bà C, một chủ nhà hàng, sau khi bị phạt một và hai lần vì lập hóa đơn sai thời điểm, tiếp tục vi phạm lần thứ ba sẽ phải chịu mức phạt cao hơn như mô tả trên.

Như vậy, việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là một biện pháp quan trọng giúp duy trì sự minh bạch và công bằng trong giao dịch kinh doanh. Các cá nhân cần nhớ rằng việc tuân thủ đúng quy định của pháp luật về lập hóa đơn là rất quan trọng để tránh những hậu quả pháp lý không mong muốn.

4.2. Trường hợp tổ chức lập hóa đơn sai thời điểm:

Trong môi trường kinh doanh, việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là một yếu tố quan trọng giúp duy trì sự minh bạch và uy tín trong các giao dịch thương mại. Tuy nhiên, đôi khi tổ chức cũng có thể phạm phải việc lập hóa đơn sai thời điểm, điều này có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Trong trường hợp tổ chức vi phạm lập hóa đơn sai thời điểm, các biện pháp xử lý pháp lý sẽ được áp dụng tùy theo mức độ nghiêm trọng của vi phạm.

Vi phạm lần đầu, khi tổ chức lập hóa đơn sai thời điểm, mức phạt có thể dao động từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Ví dụ, trong trường hợp công ty D cung cấp dịch vụ vận tải cho công ty E và lập hóa đơn vào ngày 30/9/2024 thay vì ngày 20/9/2024 khi hoàn thành việc vận chuyển hàng hóa, công ty D sẽ phải chịu mức phạt nêu trên.

Nếu vi phạm tái diễn và trở nên lặp lại từ lần thứ hai trở đi, mức phạt có thể nặng hơn, từ 8.000.000 đồng đến 16.000.000 đồng. Ví dụ, công ty F, một đơn vị kinh doanh vật liệu xây dựng, sau khi bị phạt một và hai lần vì lập hóa đơn sai thời điểm, tiếp tục vi phạm lần thứ ba sẽ phải chịu mức phạt cao hơn như mô tả trên.

Mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm số lượng hóa đơn lập sai thời điểm, giá trị ghi trên hóa đơn, tần suất vi phạm, cũng như các tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ của hành vi vi phạm. Ngoài việc phải chịu mức phạt tiền, tổ chức còn có thể đối mặt với các biện pháp xử phạt khác như tước quyền lập hóa đơn hoặc đình chỉ hoạt động kinh doanh từ cơ quan chức năng. Do đó, việc tuân thủ đúng quy định về lập hóa đơn là rất quan trọng để tránh những hậu quả không mong muốn và duy trì uy tín trong lĩnh vực kinh doanh.

Xem thêm bài viết: Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau có hợp lệ không?

Liên hệ hotline 19006162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn pháp luật