1. Mục đích của việc xem trước khi in là gì?

Mục đích của việc xem trang tính trước khi in là cho phép kiểm tra trước những gì sẽ được in ra, kiểm tra xem trang tính có được trình bày hợp lí không và nếu in nhiều trang thì nội dung trên từng trang có được in đúng như mong muốn hay không. Từ đó em có thể điều chỉnh lại trang tính trước khi in, tránh lãng phí giấy và mực in.

 

2. Lợi ích của việc xem trước khi in

 Lợi ích của việc xem trước khi in là cho phép kiểm ta trước những gì sẽ được in ra, việc trình bày có hợp lí không và nếu in nhiều trang thì nội dung in trên từng trang có đúng như mong muốn không, cú pháp xem trước khi in là sử dụng các lệnh trong nhóm Workbook Views trên dải lệnh View.

- Các thao tác chọn hướng trang là:

  • Mở bảng chọn File => Page Setup => Margins => Chọ Top, Bottom, Left, Right.
  • Các thao thác đặt lề trang: Mở bảng chọn File => Page Setup => Nháy chuột vào Page => Portrait , Landscape.

- Cú pháp xem trước khi in: Sử dụng các lệnh trong nhóm Workbook Views trên dải lệnh View. Nháy nút Print Preview trên thanh công cụ -> Xuất hiện hộp thoại Print Preview (Xem trước khi in). Trong đó:

  • Next: Xem trang tiếp theo;
  • Previous: Xem trang trước;
  •  Zoom: Phóng to, thu nhỏ;
  • Print: Mở hộp thoại in;
  • Setup…: Mở hộp thoại thiết đặt trang;
  • Margins: Hiện, ẩn các đường lưới trong chế độ Print preview;
  • Page Beak preview: Xem dưới dạng ngắt trang.

- Điều chỉnh ngắt trang:

  • Chương trình sẽ tự động phân chia trang tính ra thành các trang nhỏ.
  • Để điều chỉnh ngắt trang như ý muốn, sử dụng lệnh Page Break Preview.
  • Khi đó trang tính hiển thị thành 2 trang in page1 và page2 ngăn cách bởi dấu ngắt trang màu xanh.
  • Để gộp chúng lại theo ý muốn ta đưa con trỏ vào dấu ngắt trang không hợp lý và kéo thả chúng đến vị trí mong muốn.
  • Kết thúc điều chỉnh bằng cách chọn chế độ Normal trên thanh công cụ.

- Đặt lề và hướng in giấy:

  • Các trang in được đặt kích thước lề ngầm định với hướng giấy in đứng.
  • Dùng các lệnh trong nhóm Page Setup trên dải lệnh Page Layout để diều chỉnh.

Bước 1: Mở dải lệnh Page Layout
Bước 2: Ở hộp thoại Page Setup chọn margins
Bước 3: Chọn Custom margins để tùy chỉnh lề. Các kích thước lề được hiển thị trong các ô Top, Bottom, Right, Left
Bước 4: Thay đổi số trong các ô trên để thiết đặt lề.

- Cách in trang tính: Sau khi thiết đặt và kiểm tra các trang in, nếu thấy:

  • Các trang đã được ngắt một cách hợp lí;
  • Cách trình bày trên từng trang đã phù hợp. Việc in trang tính chỉ còn là thao tác đơn giản là ta chỉ cần nháy nút Print.

- Để thoát khỏi xem trước khi in và trở về sổ làm việc của bạn, hãy bấm vào bất kỳ mũi tên nào ở phía trên bên trái của cửa sổ xem trước khi in.

 

3. Một số các thao tác khác có thể tham khảo:

3.1. Thao tác thực hiện điều chỉnh dấu ngắt trang

- Bước 1: chọn VIEW -> PAGE BREAK PREVIEW. xuất hiện dấu ngắt trang
- Bước 2: đưa con trỏ chuột vào nút ngắt trang.
- Bước 3: kéo thả đến vị trí cần thiết.

 

3.2. Cách đặt lề và hường giấy in

- Bước 1: mở dải lệnh Page Layout. 
- Bước 2: ở hộp thoại Page Setup chọn margins
- Bước 3: chọn Custom margins để tùy chỉnh lề.
- Bước 4: thay đổi số trong các ô trên để thiết đặt lề. Ở hộp thoại Page chọn Portrait cho hướng giấy đứng hoặc Landscape cho hướng giấy ngang

 

3.3. Cách in trang tính

+ Bước 1: chọn lệnh Print trên bảng chọn File
+ Bước 2: nháy chuột vào nút Print.

 

3.4. Thay đổi hướng giấy in

Việc thay đổi hướng giấy khi in ra cũng được thực hiện trên hộp thoại Page Setup:
+ Bước 1: Nháy chuột để mở trang Page.
+ Bước 2: Chọn Potrait (hướng giấy đứng) hoặc Landscape (hướng giấy nằm ngang). - Để in một trang tính:
+ Hiển thị trang tính bạn muốn in.
+ Trong mục Print của Backstage view, tại phần Settings chọn danh sách in, sau đó chọn Print Active Sheets.

 

3.5. Sắp xếp dữ liệu

- Sắp xếp dữ liệu là hoán đổi vị trí các hàng để các giá trị trong một hoặc nhiều cột được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần.

- Các bước sắp xếp dữ liệu:

  • Bước 1: Nháy đúp chuột vào cột muốn sắp xếp dữ liệu.
  • Bước 2: chọn lệnh A->Z trong nhóm Sort&Filter để sắp xếp tăng dần và Z->A để sắp xếp giảm dần.

- Các bước cần thực hiện khi lọc dữ liệu là:

  • Bước 1: Nháy chuột chọn một ô trong vùng có dữ liệu cần lọc.
  • Bước 2: Nháy Data -> Filter -> AutoFilter (các mũi tên xuất hiện bên cạnh tiêu đề cột).
  • Bước 3: Nháy vào nút tam giác ngược trên tiêu đề cột.
  • Bước 4: Chọn giá trị để lọc.

- Các bước để lọc các giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất:

  • Bước 1: Nháy đúp chuột vào cột cần lọc
  • Bước 2: Chọn nhóm lệnh Sort&Filter sau đó chọn Filter
  • Bước 3: Click vào dấu tam giác hiện thị trên cột đang chọn.
  • Bước 4: chọn Number Filter sau đó chọn
  • Bước 5: Cửa sổ tùy chỉnh hiện lên, ta chọn Top để chọn các giá trị lớn nhất hoặc Bottom để chọn các giá trị nhỏ nhất, cuối cùng ta chỉnh số lượng các hàng muốn hiển thị.
  • Bước 6: nhấn OK để hiển thị kết quả.

- Ý nghĩa và tác dụng của sắp xếp và lọc dữ liệu:

  • Tác dụng của việc sắp xếp dữ liệu là để nhanh chóng tìm được dữ liệu cần thiết và dễ so sánh dữ liệu.
  • Tác dụng của việc lọc dữ liệu là nhanh chóng tìm được giá trị dữ liệu thỏa mãn điều kiện nhất định nào đó.
  • Sắp xếp dữ liệu là hoán đổi vị trí các hàng để các giá trị trong một hoặc nhiều cột được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần.

 

4. Cách xem trước khi in trong Word

4.1. Đối với phiên bản Word 2010, 2013, 2016, 2019

Với cách này bạn có thể xem trước khi in trong các phiên bản mới hiện nay từ Word 2010 trở đi.
+ Bước 1: Mở file Word muốn xem trước khi in > Chọn thẻ File.

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?

+ Bước 2: Chọn mục Print. (Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F2 để mở nhanh nhé!)

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?

+ Bước 3: Phần xem trước khi in sẽ hiển thị ở bên phải của màn hình.

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?

 

4.2. Đối với phiên bản Word 2007

Việc xem trước trong Word 2007 sẽ khác hoàn toàn với các phiên bản Word mới hơn:

+ Bước 1: Mở file Word 2007 cần xem trước khi in > Nhấp chọn nút Microsoft Button > Chọn mũi tên ở phần Print Preview.

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?
+ Bước 2: Word sẽ chuyển bạn đến phần xem trước. 

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?

+ Bước 3: Để thao tác được trong phần này bạn hãy sử dụng các lệnh ở thanh Ribbon. Trong đó: Print: In. Page Setup: Chỉnh sửa thiết lập trang (canh lề, lặp tiêu đề,...). Zoom: Phóng to. Next Page: Trang kế tiếp. Previous Page: Trở lại trang trước. Show Margins: Hiển thị lề. Close Print Preview: Thoát phần xem trước.

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?

 

5. Cách xem trước khi in trong Excel

5.1. Đối với phiên bản Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Với cách này bạn có thể xem trước khi in trong các phiên bản mới hiện nay từ Excel 2010 trở đi.

+ Bước 1: Mở file Excel muốn in > Chọn thẻ File.

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?

+ Bước 2: Chọn mục Print. (Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F2 để mở nhanh nhé!)

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?

+ Bước 3: Phần xem trước khi in sẽ hiển thị ở bên phải của màn hình.

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?

 

5.2. Đối với phiên bản Excel 2007

Việc xem trước trong Excel 2007 sẽ khác hoàn toàn với các phiên bản Excel mới hơn:

+ Bước 1: Mở file Excel 2007 cần xem trước khi in > Nhấp chọn nút Microsoft Buttonword > Chọn mũi tên ở phần Print > Chọn Print Preview.

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?

+ Bước 2: Excel sẽ chuyển bạn đến phần xem trước.

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?

+ Bước 3: Để thao tác được trong phần này bạn hãy sử dụng các lệnh ở thanh Ribbon. Trong đó:

  • Print: In.
  • Page Setup: Chỉnh sửa thiết lập trang (canh lề, lặp tiêu đề,...).
  • Zoom: Phóng to.
  • Next Page: Trang kế tiếp.
  • Previous Page: Trở lại trang trước.
  • Show Margins: Hiển thị lề.
  • Close Print Preview: Thoát phần xem trước.

Lợi ích của việc xem trước khi in là gì?

6. Một số câu hỏi thường gặp

Câu 1: Làm thế nào để điều chỉnh được các trang in sao cho hợp lí?
=> Trả lời: Để điều chỉnh được các trang in sao cho hợp lí ta cần xem trước khi in, ngắt trang hợp lí, chọn hướng giấy in, đặt lề cho giấy in.

Câu 2: Để xem trước khi in một trang văn bản ta dùng chế độ hiển thị: 
=> Trả lời: Để xem trước khi in một trang văn bản ta dùng một trong ba chế độ hiển thị là Page Layout (chế độ hiển thị trình bày trang), Page Break Preview ( chế độ hiển thị ngắt trang), Normal (chế độ hiển thị bình thường).

Câu 3: Để xem trước khi in ta sử dụng các nhóm lệnh trong:
=> Trả lời: Để xem trước khi in ta sử dụng các nhóm lệnh trong nhóm WorkbookViews trên dải lệnh View. Trong đó thường dùng nhất là hai lệnh Page Layout và Page Break Preview.

Câu 4: Thao tác nào là thao tác đặt hướng giấy in thẳng đứng?
=> Trả lời: Thao tác đặt hướng giấy thẳng đứng ta chọn dải lệnh Page Layout mở hội thoại Page Setup rồi nháy chuột để mở trang Page và chọn Landscape (hướng ngang) và Portrait (hướng đứng).

Câu 5: Thao tác nào là thao tác để đặt lề giấy in?
=> Trả lời: Để đặt lề giấy in ta thực hiện dùng các lệnh trong nhóm Page Setup trên dải lệnh Page Layout để điều chỉnh.

  • Bước 1: Mở dải lệnh Page Layout
  • Bước 2: ởmhộp thoại Page Setup chọn margins
  • Bước 3: chọn Custom margins để tùy chỉnh lề.

 Các kích thước lề được hiển thị trong các ô Top, Bottom, Right, Left

  • Bước 4: thay đổi số trong các ô trên để thiết đặt lề.

Hy vọng bài viết trên của Luật Minh Khuê đã cung cấp cho quý bạn đọc những kiến thức hữu ích. Trân trọng cảm ơn.