1. Con dấu là gì? Chức năng của con dấu là gì?

>>> Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

>>> Con dấu quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

>>> Con dấu giúp các văn bản được khẳng định, đảm bảo về tính chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp lý.
Mỗi một văn bản được các cơ quan đóng dấu, thì khi đó mọi trách nhiệm của những người liên quan đến văn bản đó sẽ được thực thi, hoặc chịu trách nhiệm cho văn bản đó, ngoài ra nó còn chứng thực đây là doa công ty, doanh nghiệp, cá nhân này sản xuất. Ngược lại, nếu văn bản gửi đến cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân mà không đóng dấu của các cơ quan banh hành văn bản thì không có giá trị pháp lý và người nhận văn bản có quyền không thực hiện. Theo luật pháp Việt Nam quy định dấu là vật công chứng giấy tờ có hiệu lực trên văn bản được nhà nước phát hành. Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có thể khắc dấu. Căn cứ vào dấu, chức danh chúng ta có thể phân biệt được quyền lực của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp đó.
Dấu là thành phần giúp cho công việc chống giả mạo văn bản, là công cụ quan trọng để phân biệt tài liệu thật, giả; đấu tranh chống lại kẻ gian, làm giả tài liệu và các hành vi phi pháp gian lận…
Con dấu được sử dụng trên văn bản giúp xác định văn bản đó có hiệu lực, đáng tin cậy, khách hàng có thể biết được đây là văn bản chính xác, đáng tin, yên tâm hơn trong mua bán sản xuất.

2. Các loại con dấu?

Con dấu pháp lý

Con dấu là gì?

Là con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của doanh nghiệp. Con dấu này hình tròn, mực màu đỏ, phát hành theo quy định và sự quản lý của nhà nước. Nó xác nhận tính pháp lý của văn bản, tài liệu do doanh nghiệp và cơ quan nhà nước ban hành. Việc đóng dấu pháp lý phải đúng theo quy định của pháp luật.

  • Con dấu của cơ quan nhà nước
  • Con dấu pháp nhân của doanh nghiệp

Con dấu không mang tính pháp lý

Là các con dấu phát sinh thuận tiện trong công việc, không do cơ quan nhà nước ban hành. Có nhiều hình dạng như tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip, chữ. Với các màu khác nhau như đỏ, xanh và các màu không phổ biến khác…

>> Xem thêm:  Thủ tục thay đổi mẫu dấu, con dấu như thế nào ?

dấu vuông, tròn, chữ nhật, oval, elip, chức danh, tến...

  • Dấu chức danh, dấu tên
  • Dấu correct
  • Dấu phòng, ban
  • Dấu sao y bản chính, đối chiếu bản chính
  • Dấu chữ nhật thông tin cửa hàng…

>>> Dấu chữ ký :

Dấu chữ ký là gì? Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Trong doanh nghiệp, người được đóng dấu trên chữ ký là giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền.

Các văn bản cần đóng dấu chữ ký: Hợp đồng lao động, quyết định, công văn, thông báo (có thể có, có thể không), giấy ủy quyền, giấy giới thiệu… Các văn bản do doanh nghiệp có chữ ký của người có thẩm quyền ban hành cho cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước…

Cách đóng dấu chữ ký

  • Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
  • Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
  • Con dấu đóng bên trái, trùm trên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Một phần dấu trùm lên phần chức danh và phần họ và tên.

>>> Dấu giáp lai

Dấu giáp lai là gì? Dấu giáp lại là dấu đóng trên mép trái hoặc phải của văn bản. Các văn bản có từ 2 trang trở lên cần đóng dấu giáp lai trên tất cả các trang. Điều này thể hiện sự liền mạch của văn bản. Tránh trường hợp bị thay đổi nội dung các trang trong văn bản.

Cách đóng dấu giáp lai

  • Xếp các trang tài liệu theo hình dẻ quạt. Đóng dấu một lần trùm lên tất cả các trang.
  • Dấu giáp lai phải đảm bảo có ở lề tất cả các trang tài liệu.
  • Con dấu không đè lên nội dung văn bản.

>>> Dấu treo

Dấu treo là gì? Dấu treo là dấu đóng trên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

>> Xem thêm:  Nộp lại con dấu cũ do Cơ quan công an cấp ở đâu?

Một số doanh nghiệp đóng dấu treo lên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn.

Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.

3. Con dấu của cơ quan nước ngoài mang vào Việt Nam cần có điều kiện gì?

>>> Trước khi đưa con dấu của công ty nước ngoài vào sử dụng thì doanh nghiệp nước ngoài cần làm thủ tục thông báo về việc sử dụng mẫu dấu đến cơ quan có thẩm quyền.

>>> Cùng thời hạn 7 ngày, kể từ khi được phép, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu đó phải mang giấy phép và con dấu đến cơ quan công an cấp tỉnh nơi đóng trụ sở để đăng ký và được cấp "Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu". Thời hạn sử dụng con dấu được xác định theo thời hạn ghi trong giấy phép hoạt động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

Người mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng không có giấy phép mang con dấu vào Việt Nam hoặc không có giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu; người sử dụng trái phép con dấu mang từ nước ngoài vào Việt Nam hoặc khắc dấu giả hoặc sử dụng con dấu giả sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

Như vậy, nếu các doanh nghiệp Việt Nam hay nước ngoài trước khi muốn sử dụng con dấu thì đều phải làm thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nếu khi sử dụng mà không thông báo thì sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật dân sự - Công ty luật Minh Khuê

>> Xem thêm:  Ủy quyền cho giám đốc chi nhánh ký và sử dụng con dấu khi tham gia đấu thầu ?

>> Xem thêm:  Quy định về cấp mẫu dấu mới cho doanh nghiệp