1. Vị trí thư ký giám đốc là gì? Vai trò của thư ký giám đốc như thế nào?
Vị trí thư ký giám đốc là một vị trí quan trọng trong một tổ chức doanh nghiệp hoặc công ty. Thư ký giám đốc thường là người giúp đỡ giám đốc điều hành công việc hàng ngày và quản lý các hoạt động của công ty.
Vai trò của thư ký giám đốc có thể thay đổi theo tổ chức cụ thể. Tuy nhiên một số vai trò chung của thư ký giám đốc có thể bao gồm:
- Quản lý lịch làm việc của giám đốc: thư ký giám đốc thường phụ trách lên lịch các cuộc họp, sự kiện và các hoạt động khác của giám đốc. Họ đảm bảo rằng giám đốc có đủ thời gian và thông tin cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
- Xử lý thư từ và tài liệu: thư ký giám đốc có trách nhiệm quản lý và xử lý thư từ, email và các tài liệu liên quan đến công việc của giám đốc. Họ có thể phải triển khai, phân loại và lưu trữ các tài liệu quan trọng và đảm bảo rằng các thông điệp được chuyển đến đúng người và được trả lời kịp thời.
- Chuẩn bị và hỗ trợ các cuộc họp: thư ký giám đốc thường và chuẩn bị các tài liệu và thông tin cần thiết cho các cuộc họp bao gồm việc lập kế hoạch, chuẩn bị báo cáo và biên bản cuộc họp. Họ có thể tham gia ghi chú các nội dung quan trọng trong cuộc họp và sau đó chia sẻ thông tin với các bên liên quan
- Giao tiếp và tiếp đón khách hàng: thư ký giám đốc thường là người liên lạc đầu tiên với khách hàng hoặc đối tác của công ty. Họ có thể tiếp đón và hỗ trợ khách hàng khi đến công ty hoặc qua điện thoại, email. Họ có thể phụ trách các hoạt động liên quan đến duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác.
- Quản lý lịch trình và điều phối công việc: thư ký giám đốc có thể phải quản lý lịch trình của giám đốc và giám đốc điều phối công việc.
2. Yêu cầu nghiệp vụ và kỹ năng đối với thư ký giám đốc
Có một số yêu cầu nghiệp vụ quan trọng mà thư ký cần có để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Dưới đây là một số yêu cầu nghiệp vụ thường gặp đối với vị trí thư ký giám đốc
- Kiến thức về quản lý và hoạt động doanh nghiệp: Thư Ký tổng giám đốc cần hiểu về các khía cạnh quản lý và hoạt động của một tổ chức doanh nghiệp. Điều này bao gồm hiểu biết về chiến lược quy trình kinh doanh tài chính, quản lý nhân sự và các lĩnh vực khác liên quan.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: vì vai trò thư ký tổng giám đốc thường đòi hỏi quản lý lịch trình phức tạp, bạn cần có khả năng tổ chức công việc một cách hiệu quả và quản lý thời gian một cách thông minh. Điều này bao gồm khả năng lập lịch, ưu tiên công việc và xử lý nhiều nhiệm vụ của một lúc.
- Kỹ năng giao tiếp: Thư ký tổng giám đốc là người trung gian quan trọng giữa tổng thống đốc và các bên liên quan. Vì vậy bạn cần có khả năng giao tiếp hiệu quả bằng cách sử dụng cả giao tiếp bằng văn bản, lời nói. Bạn cần có khả năng lắng nghe và diễn đạt ý kiến, ý định và yêu cầu một cách rõ ràng chính xác.
- Kỹ năng viết và biên tập: Thư ký tổng giám đốc thường phải chuẩn bị và biên tập các văn bản quan trọng như báo cáo, thư từ, biên bản cuộc họp và các tài liệu khác. Vì vậy bạn cần có khả năng viết và biên tập chính xác và hiệu quả với khả năng trình bày ý tưởng một cách rõ ràng và logic.
- Kiến thức về công nghệ thông tin: với sự phát triển của công nghệ thư ký giám đốc cần có kiến thức về công nghệ thông tin và khả năng sử dụng các công cụ và phần mềm văn phòng hiện đại. Điều này bao gồm việc làm quen với các ứng dụng văn phòng như Microsoft Office (Word ,Excel, PowerPoint) và có khả năng sử dụng hệ thống quản lý thông tin giao tiếp điện tử.
Ngoài ra để làm tốt vị trí thư ký giám đốc, thư ký cần đáp ứng một số kỹ năng:
- Kỹ năng hành chính văn phòng: nhiệm vụ chính của một thư ký là xử lý các văn bản quản lý công văn, soạn thảo và in ấn các văn bản theo yêu cầu của cấp trên. Vì vậy kỹ năng hành chính văn phòng là khả năng đánh máy, soạn thảo tài liệu đúng tiêu chuẩn, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng.
- Kỹ năng ngoại ngữ: với tính chất đặc thù của công việc đôi khi thư ký phải làm phiên dịch, đặc biệt là thư ký ở các công ty nước ngoài. Do đó trình độ ngoại ngữ cũng là điều kiện khi ứng tuyển vị trí thư ký cho giám đốc, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp và thông dịch bằng tiếng Anh.
- Kỹ năng giao tiếp: Do tính chất công việc của trợ lý là thường xuyên phải tiếp xúc với tổng giám đốc và khách hàng. Vì vậy cần phải có phong thái tự tin và khéo léo trong giao tiếp.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: thư ký tổng giám đốc thường phải đối mặt với nhiều vấn đề phức tạp và có phải có khả năng tìm ra các giải pháp hiệu quả, khả năng phân tích đánh giá tình huống và đưa ra quyết định thông minh để xử lý các vấn đề nhanh chóng và đạt được kết quả tốt.
3. Mẫu bản mô tả công việc vị trí thư ký giám đốc
Mô tả công việc vị trí thư kí giám đốc
I. Thông tin chung
Vị trí: thư ký giám đốc
Bộ phận: hành chính Quản trị
Người quản lý trực tiếp:....
II. Nhiệm vụ cụ thể
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban tổng giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành công ty.
- Chuẩn bị các tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của ban giám đốc
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin các văn bản tài liệu từ Phòng Ban và gửi lên ban giám đốc
- Lưu trữ thông tin các tài liệu
- Biên phiên dịch tài liệu khi được yêu cầu
- Thực hiện các công việc của ban giám đốc
III. Quan hệ:
- Báo cáo công việc: báo cáo công việc thực hiện thường xuyên và trực tiếp cho lãnh đạo văn phòng
- Đối với từng vụ việc có thể báo cáo công việc cho chủ tịch hội đồng quản trị và ban giám đốc
IV. Tiêu chuẩn:
1. Yêu cầu tối thiểu
- Trình độ chuyên môn: tốt nghiệp đại học chuyên ngành về kinh tế Quản trị kinh doanh
- Kinh nghiệm nghề nghiệp: có sự hiểu biết chung về các hoạt động quản trị doanh nghiệp
- Về kỹ năng: sử dụng thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng
- Ngoại ngữ: có thể biên dịch tài liệu, phiên dịch các cuộc họp có nội dung xã giao và giao tiếp thông thường
- Có khả năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt
- Có kỹ năng viết báo cáo tổng hợp, cập nhật thông tin
- Có kỹ năng giao tiếp tốt: có khả năng giao tiếp hiệu quả trong nội bộ với các cấp lãnh đạo và nhân viên cũng như giao tiếp hiệu quả với các tổ chức và khách hàng bên ngoài
- Tác phong chuyên nghiệp, tự tin
2. Ưu tiên:
- Ưu tiên những ứng viên có bằng tốt nghiệp tại nước ngoài hoặc trong nước xếp loại giỏi trở lên, có bằng thạc sĩ về quản trị kinh doanh, có kinh nghiệm trợ lý thư ký công ty cổ phần đã niêm yết
- Ứng viên nữ từ 30 tuổi trở xuống ngoại hình khá, khả năng giao tiếp tốt và sử dụng thành thạo tiếng Anh
>> Tải: Mẫu bản mô tả công việc vị trí thư ký giám đốc.
Ngoài ra bạn đọc có thể tham khảo bài viết Bản mô tả công việc của kế toán nội bộ chuẩn nhất của luật Minh Khuê
Trên đây là mẫu mô tả công việc vị trí thư ký giám đốc luật Minh Khuê xin gửi tới bạn đọc. Mong rằng bài viết trên là tài liệu tham khảo hữu ích dành cho bạn. Bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào xin vui lòng liên hệ tổng đài 19006162 để được giải đáp. Quý khách hàng có nhu cầu báo giá dịch vụ vui lòng gửi yêu cầu về địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi.
