Tác giả:: Mục lục bài viết
1. Mẫu kế hoạch đi công tác là gì?
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Lập kế hoạch là chức năng tất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và phương trình hành động trong tương lai. Kế hoạch, điều trách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt đối với các doanh nghiệp.
Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn; công khai minh bạch hoặc bí mật. Kế hoạch chính thức được phổ biến và áp dụng cho nhiều người, có nhiều khả năng xảy ra trong các dự án ví dụ như ngoại giao, công tác, phát triển kinh tế, các kế hoạch về thể thao, trò chơi hoặc trong tiến hành kinh doanh khác.
Như vậy, mẫu kế hoạch đi công tác là mẫu bản kế hoạch của người đi công tác lập ra và gửi lên cơ quan cấp trên để xem xét về kế hoạch đi công tác. Mẫu kế hoạch đi công tác với các nội dung công việc, thời gian thực hiện công việc, địa điểm thực hiện chuyến công tác và những người có liên quan trong chuyến công tác. Bản kế hoạch đi công tác thì người lập cần gửi cho cấp trên, quản lý, chủ quản để phê duyệt.
2. Vai trò của mẫu kế hoạch đi công tác
Mẫu kế hoạch đi công tác sẽ bao gồm một số nội dung cơ bản như sau:
- Tên mẫu đơn;
- Thông tin của người đi công tác (bao gồm họ tên, bộ phận, chức vụ,...)
- Thời gian đi công tác là bao lâu?
- Địa điểm công tác:
- Nội dung công tác và bảng kế hoạch cụ thể cho chuyến công tác đó
- Cuối cùng là người lập bảng kế hoạch ký vào đơn và xin phê duyệt của chủ quản/ cấp trên/ người quản lý của mình về bản kế hoạch.
Việc xây dựng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng. Có thể không có kế hoạch nào hoàn toàn đúng hoặc không khả thi nhưng không hoạch định gì thì cũng không được. Kế hoạch là tiêu chuẩn là thuốc đo kết quả do với những gì đã đề ra. Kế hoạch dù sai vẫn rất cần thiết. Việc viết một bản kế hoạch là bước quan trọng trong việc tạo nên nền tảng cho quá trình thực hiện mục tiêu có tính thực tế.
Khi lập được kế hoạch thì tư duy quản lý sẽ có hệ thống hơn để có thể dự liệu được các tình huống sắp xảy ra. Việc phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững mục tiêu cuối cùng hướng đến. Đồng thời dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện kế hoạch của cá nhân.
Một kế hoạch cụ thể, rõ ràng và sự quyết tâm thực hiện sẽ giúp bản thân chiến thắng bênh trì hoãn để đạt được sự thành công.
3. Mẫu kế hoạch đi công tác mới nhất
Hiện tại, chưa có văn bản quy định mẫu kế hoạch đi công tác cụ thể như thế nào. Do đó, quý khách có thể tham khảo mẫu kế hoạch đi công tác dưới đây của Luật Minh Khuê:
Qúy khách có thể tải: Mẫu kế hoạch chuyến công tác mới nhất
KẾ HOẠCH ĐI CÔNG TÁC
Người đi công tác: Nguyễn Văn A
Bộ phận: Phòng Kinh doanh
Chức vụ: Trưởng phòng
Thời gian: Từ ngày ... tháng .... năm 20... đến ngày ... tháng .... năm 20....
Nơi đến: Thành phố Hồ Chí Minh
Nội dung chính công tác: Bàn nội dung hợp đồng kinh tế với Công ty Cổ phần ACF và hỗ trợ dịch vụ khách hàng
Kế hoạch cụ thể:
| STT | Nội dung công việc | Thời gian | Địa điểm | Đơn vị | Người liên quan |
| 1 | Di chuyển đến Thành phố Hồ Chí Minh | Ngày ..../.../20.... |
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
| 3 |
|
|
|
|
|
| 4 |
|
|
|
|
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm 20...
| Người lập | Chủ quản |
| A Nguyễn Thị A |
|
4. Một số bước khi lập kế hoạch cho một chuyến công tác
Thứ nhất, phác thảo chuyến đi với một số nội dung như sau:
- Mục đích của chuyến đi;
- Các nơi đến;
- Thời gian đi, thời gian đến;
- Điểm khởi hành, các điểm dừng;
- Phương tiện giao thông ưa thích;
- Tiện nghi ưa thích;
- Điều kiện đi lại trong quá trình chuyến đi.
Thứ hai, trong quá trình lập hồ sơ chi tiết cho chuyến đi, cần lưu ý về các nội dung như:
- Thông tin khách sạn;
- Bản chương trình hẹn gặp;
- Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số hồ sơ,…)
Thứ ba, cần phải có bản dự toán chi phí cho chuyến đi
Nếu bản thân đi cùng với lãnh đạo, cần sắp xếp lịch trình riêng cho bản thân và dự tính các tình huống xử thế (trả tiền, phong tục - nghi lễ của nơi đến, những đột biến không tính trước về phương tiện, tài liệu, thời gian cá nhân, thời gian chung,…).
Nếu bản thân là một thư ký chuyên nghiệp, thì cần chuẩn bị thêm: tìm hiểu những yêu cầu đặc biệt đặt ra cho thương gia ở nơi đến (thông qua lãnh sự hoặc công ty du lịch), lập danh sách những người lãnh đạo sẽ tiếp kiến của mỗi cuộc tiếp kiến hay làm việc, lập danh sách những cơ quan, cá nhân có đóng góp cho công ty cần thăm viếng (nên gởi thư thông báo cho họ về sự thăm viếng này). Ngoài ra, nên liên hệ các cơ quan, cá nhân có uy tín đối với phía đối tác, đồng thời lãnh đạo của mình cũng có quan hệ tốt để xin họ cho những thơ tay giới thiệu (nhằm thuận tiện cho các công tác ở nước đó).
Thứ tư, cần xem xét các chính sách của cơ quan
- Tiêu chuẩn cán bộ khi công tác;
- Thủ tục tiến hành chuyến đi;
- Thủ tục và tạm ứng chi phí và quyết toán.
Thứ năm, cần sắp xếp những thứ cần đặt và chuẩn bị trước
Phương tiện giao thông: căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông, những ưa thích cá nhân,… để đặt trước. Lưu ý những ngày, giờ thay đổi của các tuyến giao thông (nếu có). Cần kiểm tra vé (máy bay) gồm: số chuyến bay; các điểm khởi hành và thời gian như yêu cầu; sân bay xuất phát, nơi đến; chi tiết ghi trên vé. Nếu sai thông tin hoặc thủ trưởng muốn huỷ chuyến đi thì phải làm thủ tục trả vé, lấy tiền lại.
Khách sạn: đăng ký (số lượng phòng, vị trí phòng, đăng ký đảm bảo), xác nhận việc đăng ký. Đặt phòng cho cuộc họp lớn (nếu cần) và bữa ăn tại khách sạn (nếu muốn).
Các thủ tục giấy tờ: nếu đi trong nước, cần chú ý kiểm tra những giấy tờ tùy thân cần thiết; nếu đi ra nước ngoài, cần chú ý làm đầy đủ các thủ tục vi-sa, passport. Cần chú ý thời gian làm các giấy tờ này để chuẩn bị từ trước.
Thứ sáu, soạn thảo lịch trình chuyến đi di chuyển
- Ngày, giờ dự kiến tại mỗi địa điểm
- Các kế hoạch khác trong chuyến đi.
- Lịch trình được gởi cho các nơi liên quan cần thiết.
Thứ bảy, lên kế hoạch đảm nhận thay thế người đi công tác
- Lập giấy ủy nhiệm và trình duyệt
- Tiến hành bàn giao công việc giữa người đi và người thay thế
Cuối cùng, kiểm tra lại mọi thứ trước chuyến đi
Lập danh sách những thứ cần kiểm tra. Tùy tính chất chuyến công tác, những thứ cần kiểm tra sẽ khác nhau.
Bên cạnh đó, cũng cần lên phương án để đảm bảo an toàn cho chuyến đi như:
- Đừng mang nhiều tiền mặt, khoản nào thanh toán được trước hoặc sau thì nên thực hiện.
- Chú ý đầy đủ về vấn đề bảo hiểm.
- Chú ý hành lý, đừng gây sự chú ý cho người khác khi sử dụng các vật đựng đắt tiền, tránh phô bày các vật nhỏ như ví, đồ trang sức đắt tiền, dễ ‘giựt’, đặc biệt những nơi vắng, những lúc lên, xuống xe.
- Cẩn thận về an ninh nơi khách sạn cư trú.
- Pho-to những tài liệu quan trọng trước khi mang đi để đề phòng bị mất cắp.
Qúy khách có thể tham khảo thêm về Công tác là gì? Thời gian công tác tính như thế nào? của Luật Minh Khuê.
Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê
