1. Lý do quan trọng của Nhật ký công tác trong hoạt động Kiểm toán nhà nước

Nhật ký công tác đóng vai trò quan trọng trong hoạt động Kiểm toán nhà nước bởi những lý do sau:

- Ghi chép quá trình làm việc và các ý kiến chỉ đạo: Nhật ký công tác là nơi ghi chép chi tiết về các hoạt động của Đoàn kiểm toán trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán, bao gồm:

+ Nội dung công việc thực hiện: Các cuộc họp, buổi làm việc với đơn vị được kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã thực hiện, kết quả thu thập được,...

+ Những thách thức gặp phải: Các khó khăn, vướng mắc trong quá trình kiểm toán và cách thức giải quyết.

+ Ghi nhận cá nhân: Ý kiến đánh giá, nhận xét của Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn kiểm toán về hoạt động của Đoàn và các thành viên.

+ Ý kiến chỉ đạo: Ý kiến chỉ đạo, đánh giá của cấp trên về hoạt động của Đoàn kiểm toán.

- Căn cứ đánh giá và kiểm tra hoạt động kiểm toán: Dựa trên những ghi chép trong Nhật ký công tác, cơ quan Kiểm toán nhà nước có thể:

+ Đánh giá hiệu quả hoạt động của Đoàn kiểm toán: Mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao, chất lượng kết quả kiểm toán, ý thức trách nhiệm của các thành viên trong Đoàn.

+ Kiểm tra công tác chỉ đạo, điều hành của Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn kiểm toán: Việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao, ý thức trách nhiệm trong lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của Đoàn.

+ Rút kinh nghiệm cho các hoạt động kiểm toán sau: Những điểm làm tốt, chưa tốt cần thiết để hoàn thiện hoạt động kiểm toán trong tương lai.

- Phục vụ công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo: Nhật ký công tác là tài liệu quan trọng để phục vụ công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động kiểm toán.

+ Cung cấp thông tin, bằng chứng về quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.

+ Làm rõ trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức liên quan trong trường hợp có vi phạm.

- Thể hiện tính chuyên nghiệp của hoạt động kiểm toán: Việc ghi chép Nhật ký công tác một cách đầy đủ, chính xác, khách quan thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm của Đoàn kiểm toán.

+ Góp phần nâng cao uy tín của cơ quan Kiểm toán nhà nước.

+ Tăng cường niềm tin của người dân đối với hoạt động kiểm toán.

Ngoài ra, Nhật ký công tác còn là tài liệu lưu trữ có giá trị, giúp các thế hệ cán bộ Kiểm toán sau này tham khảo, học tập kinh nghiệm.

Nhìn chung, Nhật ký công tác đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và chuyên nghiệp của hoạt động Kiểm toán nhà nước.

 

2. Quy định pháp lý về việc áp dụng Mẫu Nhật ký công tác mới nhất năm 2024

theo Mục lục Hệ thống mẫu biểu hồ sơ kiểm toán ban hành kèm theo Quyết định 01/2023/QĐ-KTNN, mẫu nhật ký kiểm toán mới nhất năm 2024 đang được áp dụng là mẫu 04/NKKT.

Mẫu 04/NKKT quy định chi tiết nội dung và cách thức ghi chép nhật ký công tác trong hoạt động kiểm toán nhà nước, đảm bảo đầy đủ, chính xác, khách quan các thông tin về quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.

Việc sử dụng mẫu 04/NKKT thống nhất trong toàn ngành Kiểm toán nhà nước góp phần nâng cao tính minh bạch, hiệu quả và chuyên nghiệp của hoạt động kiểm toán, phục vụ công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và là tài liệu lưu trữ có giá trị.

Quý khách hàng có thể tham khảo và tải về: mẫu nhật ký công tác kiểm toán nhà nước mới nhất năm 2024. 

 

3. Nội dung ghi chép trong Mẫu Nhật ký công tác trong hoạt động Kiểm toán nhà nước

Dựa trên Mẫu 04/NKKT ban hành kèm theo Quyết định 01/2023/QĐ-KTNN, nội dung ghi chép trong Mẫu Nhật ký công tác Kiểm toán nhà nước được chia thành 4 phần chính, bao gồm:

* Nội dung công việc:

- Ghi chép chi tiết các hoạt động của Đoàn kiểm toán trong ngày, bao gồm:

+ Thời gian: Ghi rõ giờ bắt đầu và kết thúc từng hoạt động.

+ Địa điểm: Ghi rõ nơi diễn ra hoạt động (phòng họp, trụ sở đơn vị được kiểm toán,...).

+ Nội dung công việc: Mô tả cụ thể công việc đã thực hiện (họp bàn giao nhiệm vụ, kiểm tra sổ sách, thu thập bằng chứng kiểm toán,...).

+ Số liệu, tài liệu, hồ sơ kiểm tra: Ghi rõ tên, số lượng, nội dung tóm tắt của các số liệu, tài liệu, hồ sơ đã kiểm tra trong ngày.

+ Thành viên tham gia: Ghi rõ họ tên, chức vụ của các thành viên Đoàn kiểm toán tham gia hoạt động.

- Nêu rõ những vấn đề phát hiện và kiến nghị giải quyết trong quá trình kiểm toán (nếu có).

* Tình hình và kết quả kiểm toán, đối chiếu:

- Ghi nhận tình hình chung của đơn vị được kiểm toán liên quan đến nội dung kiểm toán trong ngày (như hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác quản lý tài chính,...).

- Tóm tắt kết quả kiểm toán đạt được trong ngày, bao gồm:

+ Kết quả thực hiện các thủ tục kiểm toán đã lập kế hoạch.

+ Bằng chứng kiểm toán thu thập được.

+ Đánh giá sơ bộ về tính hợp lý, hợp lệ của các số liệu, tài liệu, hồ sơ đã kiểm tra.

- Đối chiếu kết quả kiểm toán với các quy định của pháp luật, tiêu chuẩn kiểm toán và các yêu cầu khác liên quan.

* Ghi chú:

- Ghi chép những thông tin cần thiết khác liên quan đến hoạt động kiểm toán trong ngày, không thể phân loại vào các mục trên.

- Ví dụ: ghi nhận ý kiến của người đại diện đơn vị được kiểm toán, ghi chép các khó khăn, vướng mắc gặp phải trong quá trình kiểm toán,...

* Tên bằng chứng kiểm toán:

- Liệt kê tên của tất cả các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được trong ngày.

- Phân loại bằng chứng kiểm toán theo từng thủ tục kiểm toán đã thực hiện.

- Ghi chú rõ ràng về nguồn gốc, phương pháp thu thập và ý nghĩa của từng bằng chứng kiểm toán.

* Lưu ý:

- Nội dung ghi chép trong Nhật ký công tác phải đầy đủ, chính xác, khách quan, trung thực và phản ánh đúng bản chất của các hoạt động đã thực hiện.

- Nhật ký công tác phải được lập liên tục theo ngày và được ký xác nhận của Trưởng đoàn kiểm toán.

- Nhật ký công tác là tài liệu quan trọng của Đoàn kiểm toán, phải được bảo quản cẩn thận và đúng quy định.

Ngoài những nội dung ghi chép bắt buộc nêu trên, Đoàn kiểm toán có thể bổ sung thêm các thông tin khác cho phù hợp với yêu cầu và đặc điểm của từng cuộc kiểm toán cụ thể.

 

4. Hướng dẫn sử dụng Mẫu Nhật ký công tác trong hoạt động Kiểm toán nhà nước

Mẫu Nhật ký công tác (NKKT) đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, theo dõi quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của Đoàn kiểm toán. Việc sử dụng Mẫu NKKT đúng cách góp phần đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và chuyên nghiệp của hoạt động kiểm toán nhà nước. Sau đây là hướng dẫn sử dụng Mẫu NKKT mới nhất (Mẫu 04/NKKT) theo Quyết định 01/2023/QĐ-KTNN:

- Chuẩn bị:

+ Nhận Mẫu NKKT: Đoàn kiểm toán nhận Mẫu NKKT từ cơ quan Kiểm toán nhà nước có thẩm quyền.

+ Điền thông tin chung: Ghi rõ tên Đoàn kiểm toán, mã số Đoàn kiểm toán, tên đơn vị được kiểm toán, mã số đơn vị được kiểm toán, kỳ kiểm toán, thời gian thực hiện nhiệm vụ kiểm toán.

- Ghi chép nội dung công việc:

+ Ghi chép chi tiết, đầy đủ các hoạt động của Đoàn kiểm toán theo ngày, bao gồm:

-> Thời gian: Giờ bắt đầu và kết thúc từng hoạt động.

-> Địa điểm: Nơi diễn ra hoạt động.

-> Nội dung công việc: Mô tả cụ thể công việc đã thực hiện.

-> Số liệu, tài liệu, hồ sơ kiểm tra: Tên, số lượng, nội dung tóm tắt của các số liệu, tài liệu, hồ sơ đã kiểm tra.

-> Thành viên tham gia: Họ tên, chức vụ của các thành viên Đoàn kiểm toán tham gia hoạt động.

+ Ghi rõ những vấn đề phát hiện và kiến nghị giải quyết trong quá trình kiểm toán (nếu có).

- Ghi chép tình hình và kết quả kiểm toán, đối chiếu:

+ Ghi nhận tình hình chung của đơn vị được kiểm toán liên quan đến nội dung kiểm toán trong ngày.

+ Tóm tắt kết quả kiểm toán đạt được trong ngày:

-> Kết quả thực hiện các thủ tục kiểm toán đã lập kế hoạch

.-> Bằng chứng kiểm toán thu thập được.

-> Đánh giá sơ bộ về tính hợp lý, hợp lệ của các số liệu, tài liệu, hồ sơ đã kiểm tra.

+ Đối chiếu kết quả kiểm toán với các quy định của pháp luật, tiêu chuẩn kiểm toán và các yêu cầu khác liên quan.

- Ghi chú:

+ Ghi chép những thông tin cần thiết khác liên quan đến hoạt động kiểm toán trong ngày.

+ Ví dụ: ghi nhận ý kiến của người đại diện đơn vị được kiểm toán, ghi chép các khó khăn, vướng mắc gặp phải trong quá trình kiểm toán,...

- Ghi tên bằng chứng kiểm toán:

+ Liệt kê tên của tất cả các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được trong ngày.

+ Phân loại bằng chứng kiểm toán theo từng thủ tục kiểm toán đã thực hiện.

+ Ghi chú rõ ràng về nguồn gốc, phương pháp thu thập và ý nghĩa của từng bằng chứng kiểm toán.

- Hoàn thiện Mẫu NKKT:

+ Kiểm tra lại nội dung đã ghi chép, đảm bảo đầy đủ, chính xác, khách quan.

+ Trưởng đoàn kiểm toán ký xác nhận vào cuối mỗi trang và cuối Mẫu NKKT.

+ Lưu trữ Mẫu NKKT theo quy định của cơ quan Kiểm toán nhà nước.

- Lưu ý:

+ Sử dụng bút mực để ghi chép, đảm bảo dễ đọc, dễ xóa sửa.

+ Nên sử dụng máy tính để soạn thảo Mẫu NKKT, đảm bảo trình bày khoa học, thẩm mỹ.

+ In Mẫu NKKT thành hai bản, một bản lưu trữ tại Đoàn kiểm toán, một bản nộp cơ quan Kiểm toán nhà nước có thẩm quyền sau khi hoàn thành nhiệm vụ kiểm toán.

 

Ngoài ra, có thể tham khảo: Hướng dẫn quy trình phát hành Báo cáo kiểm toán của Kiểm toán nhà nước theo quy định mới. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.