Mẫu tờ trình và các lưu ý khi soạn thảo tờ trình

1. Thế nào là tờ trình?

Tờ trình là một loại văn bản hành chính thông dụng, được sử dụng trong các tổ chức nội bộ, doanh nghiệp, tuy nhiên, nó chủ yếu được sử dụng trong các cơ quan Nhà nước. Tờ trình được định nghĩa là một văn bản dùng để đề xuất cho cấp trên về một sự việc, chủ trương, giải pháp hoặc để xin kết luận và chỉ đạo của cấp trên.

Việc viết tờ trình không phải là việc khó, tuy nhiên, người viết phải đảm bảo bao gồm đầy đủ các nội dung như Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên tờ trình, nội dung mẫu tờ trình và lý do viết tờ trình. Ngoài ra, cần phải sử dụng các phương pháp kiến nghị đến cấp trên để xin được xét duyệt một chính sách hoặc hỗ trợ kinh phí để thực hiện một việc hay dự án nào đó.

Ngoài ra, tờ trình cần phải có chữ ký và cam kết của người viết.

2. Tờ trình được trình bày theo bố cục như thế nào?

Thông thường một tờ trình sẽ phải đảm bảo bố cục ba phần:

Phần 1: Trình bày lý do

Phần 1 của tờ trình cần trình bày lý do tại sao nội dung trình duyệt được đưa vào trong đó. Để làm được điều này, cá nhân hoặc tổ chức cần dựa trên những căn cứ thực tế để phân tích tình hình. Bằng cách này, những nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt sẽ được làm nổi bật.

Khi trình bày phần lý do, cá nhân hoặc tổ chức cần sử dụng lời văn khách quan và góc nhìn chuyên nghiệp. Phân tích phải dựa trên tình hình thực tế của cơ quan hoặc đơn vị để giúp tờ trình trở nên thuyết phục và chuyên nghiệp hơn.

Phần 2: Nội dung của đề xuất cần bao gồm:

- Tóm tắt nội dung đề nghị mới và các phương án khả thi cụ thể, kèm theo các luận cứ trung thực và đáng tin cậy.

- Đề cập đến các vấn đề có thể phát sinh khi áp dụng đề nghị mới và đưa ra mục tiêu chung, khái quát có thể dựa trên kết quả của giai đoạn trước.

- Bàn luận về những khó khăn và thuận lợi trong việc triển khai dự án, đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục một cách khách quan và tránh sự thiên vị.

- Trình bày ý nghĩa và tác động của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xã hội, công tác lãnh đạo và quản lý.

Cần đảm bảo rằng phần nội dung trình bày về các vấn đề cần đề xuất phải sử dụng cách viết trau chuốt, rõ ràng và mạch lạc. Tài liệu tham khảo cần có độ tin cậy cao để đảm bảo các số liệu được xác minh trung thực và khách quan hơn. Những bằng chứng được sử dụng trong tờ trình cần phải dựa trên thực tế, dựa trên những con số về thành tích và kết quả đã đạt được, tránh sử dụng các lập luận mập mờ chung chung. Điều này giúp tờ trình trở nên thuyết phục hơn, tạo được sự xác thực và uy tín, và thu hút sự quan tâm của người đọc.

Phần 3: Đề xuất với cấp trên

Phần này yêu cầu sự phê chuẩn của cấp trên, ví dụ như xin phê duyệt một trong các phương án, yêu cầu cấp trên xếp thứ tự một số phương án, hoặc chuyển sang phương án dự phòng đã được chuẩn bị trước đó khi hoàn cảnh thay đổi. Nội dung đề xuất cần được trình bày một cách rõ ràng, chi tiết, và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để cấp trên dễ dàng đánh giá và quyết định. Đồng thời, nên đưa ra các lý do phù hợp với thực tế và hoàn cảnh, bằng chứng thuyết phục để giúp cấp trên đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả. Nên sử dụng một văn phong nghiêm túc, lịch sự, nhã nhặn, đồng thời phải đảm bảo tính khả thi để cấp trên có đủ căn cứ để phê duyệt.

3. Mẫu tờ trình chuẩn nhất

Trên thực tế, các mẫu tờ trình vô cùng phong phú. Tùy vào mục đích của người viết mà sẽ có các mẫu tờ trình khác nhau như:

- Mẫu tờ trình xin kinh phí

- Mẫu tờ trình mua sắm trang thiết bị

- Mẫu tờ trình đề nghị

- Mẫu tờ trình phê duyệt...

Tuy nhiên, mẫu tờ trình chung nhất là văn bản được sử dụng mẫu 1.4 Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Sau đây là mẫu tờ trình và cách viết tờ trình chuẩn theo nghị định 30/2020/NĐ-CP, mời quý bạn đọc cùng tham khảo:

>> Tải ngay: Mẫu tờ trình chuẩn nhất file Word

TỜ TRÌNH

................6..............

.........................................................................7....................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.................................................................................................................................../.

Cách viết tờ trình:

(1) Điền tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Điền tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.

(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

(5) Địa danh.

(6) Trích yếu nội dung văn bản.

(7) Nội dung văn bản.

(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(9) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

4. Một số lưu ý khi soạn thảo tờ trình

Để tăng khả năng nhận được sự phê duyệt kinh phí từ cấp trên, việc viết tờ trình phải đầy đủ và thuyết phục. Tờ trình cần được viết sao cho đảm bảo tính thẩm mỹ và thuyết phục về lý do, đồng thời phải hợp lý về mức kinh phí. Giấy tờ này cũng như các mẫu văn bản khác phải tuân thủ đúng chuẩn hình thức trình bày của các văn bản hành chính nói chung, bao gồm 3 phần: phần tựa đề, phần nội dung và phần kết thúc.

Người viết tờ trình cần thiết kế bố cục hợp lý và rõ ràng, trình bày ngắn gọn, thoát ý, ngôn ngữ dễ hiểu. Lý do đưa ra cần có tính thuyết phục cao, dựa trên các phân tích và lập luận logic, nếu đưa ra các tài liệu, căn cứ thì phải có tính chính xác cao. Mức xin kinh phí cần phải hợp lý, và các khoản chi tiết càng được nêu rõ thì càng tốt. Việc tránh viết một tờ trình chỉ trình bày nguyện vọng chung chung hoặc chỉ ghi tổng số tiền đề xuất là cần thiết để tăng khả năng phê duyệt. Nếu không, tờ trình sẽ khó được phê duyệt hoặc bị yêu cầu viết lại để chi tiết hóa các khoản chi tiêu.

Về kỹ thuật viết tờ trình:

- Trước hết ta cần chú ý đến cách thể hiện lý do và căn cứ để thuyết phục độc giả. Trong phần này, cần sử dụng hành văn phù hợp để thể hiện nhu cầu khách quan và hoàn cảnh thực tế.

- Trong phần đề xuất, ta cần sử dụng ngôn ngữ và cách hành văn có tính thuyết phục cao, nhưng vẫn phải cụ thể và rõ ràng, tránh sử dụng phân tích chung chung và khó hiểu. Ngoài ra, cần lựa chọn các luận cứ điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao và xác minh để đảm bảo tính chính xác của sự kiện và số liệu.

- Trong phần nêu rõ các ích lợi và khó khăn của các phương án, ta cần tránh nhận xét chủ quan và thiên vị.

- Các kiến nghị phải được xác đáng và hợp lý. Bên cạnh đó, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng người đọc. Luận chứng phải chặt chẽ, đầy đủ và cung cấp đủ thông tin để thuyết phục độc giả. Nội dung đề xuất cần phải được xây dựng một cách khả thi và bảo đảm tính chính xác, để tạo niềm tin nội tâm cho cấp phê duyệt. Nếu cần thiết, tờ trình có thể đính kèm các bản phụ lục để minh họa thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.

Để tìm hiểu thêm thông tin liên quan, mời quý bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây của Luật Minh Khuê:

Mẫu tờ trình đề xuất tăng lương, điều chỉnh lương mới nhất 

Mẫu tờ trình xin kinh phí mua sắm thiết bị, tài sản, cơ sở vật chất 

Mẫu Tờ trình xin kinh phí mới nhất  

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề: Mẫu tờ trình.. Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.